最も要求の厳しいスキルの XNUMX つは、 書面によるコミュニケーションスキル。 文字、アルファベット、句読点、スペースなどの使用を含む筆記記号を効果的に使用する必要があるスキルです。 この記事では、書面によるコミュニケーションの利点と、書面によるコミュニケーションの欠点について説明します。
書き込みプロセスは、情報を渡し、通信するために使用されるプロセスです。 書面によるコミュニケーションは、電子メール、手紙、テキスト、オンライン メッセージ、新聞、メモ、レポート、ジャーナルなどを通じて送信できます。 文字によるコミュニケーションが効果的であるためには、そのような文字は簡潔でなければなりません。
さらに、書面によるコミュニケーションは、さまざまな組織や個人によって広く使用されているコミュニケーション形式です。 ただし、書面によるメッセージの有効性は、言葉の選択と内容のまとまりに依存します。
目次
書面によるコミュニケーションとは何ですか？
書面によるコミュニケーションとは、単に書面によるメッセージによる情報の転送または交換を意味します。 これは、さまざまな企業、専門家、および個人が情報を中継するために使用する最も一般的な通信形式です。
コミュニケーションは、すべてのビジネスが効果的に運営するために必要な非常に重要な部分であり、その中で書面によるコミュニケーションが大きな役割を果たします。
書面によるコミュニケーションは、紙に書くことによって手動で行うことも、電子デバイスを介してメッセージを作成して送信することによって電子的に行うこともできます。
書面によるコミュニケーションの種類
以下は、さまざまな種類の書面によるコミュニケーションです。:
- メール
- メール
- 手紙
- メモ
- 提案
- マニュアル
- 新聞
- 掲示板
- カタログ
- ファックスの
- アンケート
- ブログ記事など。
さらに、書面によるコミュニケーションでは、書面の文脈が詳細で、正確で、明確で、適切である必要があります。
また、文字によるコミュニケーションにはメリットとデメリットがあります。
書面によるコミュニケーションの利点
以下は、書面によるコミュニケーションの15の利点です。
1) メッセージの送信
書面によるコミュニケーションは、メッセージ、特に参照が必要なメッセージを送信する理想的な形式です。 さらに、さまざまな企業や専門家が、メッセージ、提案、および情報を書面で送信または文書化することを好みます。
2) 今後の参考
書面によるコミュニケーションは、将来の参考のために保管することができます。 ほとんどの書かれた情報は繰り返し伝えることができます。 これは書面によるコミュニケーションの大きな利点です。
3) 統計情報に適している
これは、チャート、図、または写真の形で統計情報を伝えるのに役立つ書面によるコミュニケーションの利点です。
書面によるコミュニケーションがなければ、この形式の情報を口頭で伝えるのは難しい場合があります。
4) 法的文書への使用
最終的に、すべての文書は文書化された形式になります。 ドキュメンテーションとは、情報を渡したり、伝達したり、手順を説明したり、指示したりすることです。 法的文書は、証拠または参照として役立つように、常に書き留められ、署名されています。
5) 一度に多くの人に送信しやすい
大量のメッセージを入力するストレスを軽減するために、書面によるコミュニケーションを同時に別の人に送信することができます。たとえば、大量の SMS やブロードキャスト メッセージを送信するなどです。
6) 物理的な会議を必要としません
メッセージを書面で送信することにより、実際に会う必要はありません。 すべての情報は、テキストまたは書面によるメッセージとして伝達および送信できます。
7) 永続的な権限委譲
これは、責任の委任が不可欠な大企業では特に重要です。
新しい従業員とタスクについて絶え間なく継続的に話し合うのではなく、予想される職務を含む文書を新しいスタッフに提供して、レビューと頻繁な参照を行うことができます。
8) 証拠を提供する
書面による文書は、必要に応じて証明または証拠を提供するために使用できます。 論争や意見の相違がある場合は、書面による文書または声明を使用して証拠を伝えることができます。
9) 広く受け入れられる
書面によるコミュニケーションは、特に正式な目的の場合、広く受け入れられているコミュニケーション手段です。
10) わかりやすい
特に簡潔で明確な場合、書かれた情報は誰にとっても非常に簡単に理解できます。
11) 代替通信方法
書面によるコミュニケーションは、口頭でのコミュニケーションが難しい場合に、代替のコミュニケーション方法として使用できます。
13) 効果的なコミュニケーション
書面によるコミュニケーションが広く使用されているため、効果的なコミュニケーションが可能です。 ただし、文脈が明確で要点がはっきりしている必要があります。
14) アクセスしやすい
筆記缶は、使用された時間や期間に関係なくアクセスできる唯一のコミュニケーション形式です。 書かれて保管されていれば、ずっと前に送信された情報に簡単にアクセスできます。
15) 修正が容易
書面によるコミュニケーションは、人や受信者に送信する前に、編集、下書き、および修正することができます。
文字によるコミュニケーションのデメリット
以下は、書面によるコミュニケーションの15の欠点です。
1) 回答の遅れ
書面によるコミュニケーションの主な欠点の XNUMX つは、特に口頭によるコミュニケーションと比較した場合、応答を受け取るのにおそらく遅れが生じることです。
この共通の要因は、特に受信者からの緊急の応答が必要な場合に、通信の障壁につながる可能性があります。
2) 構築に時間がかかる
書面によるコミュニケーションで直面する主な課題は、これらのメッセージを作成するのにかかる時間です。 メッセージの入力または書き込み、送信、および受信者の応答の待機は、通信を制限または影響する要因です。
3) 緊急時は効かない
書面によるコミュニケーションは、緊急時の有効なコミュニケーション手段ではありません。 これは、緊急の対応を得ることは現実的ではない可能性があるためです。
4) 高価
書面によるコミュニケーションは、口頭でのコミュニケーションに比べてかなり費用がかかります。 この場合、莫大な費用がかかる可能性のある材料が必要です。 たとえば、場合によっては、コンピューター、ペン、または紙を入手します。
5) 複文
書面によるコミュニケーションには、受信者がメッセージの意図や目的を理解するのを困難にする一連の複雑な文が含まれる場合があります。
さらに、これは書面によるコミュニケーションの大きな欠点です。
6) 承認の遅れ
書面または文書化されたプロジェクトの承認を得るには、さらに時間がかかる場合があります。 この課題は、主に企業、ビジネス パーティショナー、学生などが直面しています。
7) 文盲には不向き
これはコミュニケーションにおいて重要な要素です。 障壁のない効果的なコミュニケーションのためには、誰もがアクセスできることが期待されます。
しかし、書面によるコミュニケーションは、誰もがアクセスできるわけではありません。特に、書面で伝えられた内容を読むことができない人にとってはなおさらです。
8) 直接のコミュニケーションの禁止
人とのコミュニケーションには、顔と顔のやり取りが必要になる場合があります。 ただし、これは書面によるコミュニケーションでは不可能です。
9) 文章力が必要
一般的に、ライティングには優れたライティングスキルが必要です。 ただし、これは書面によるコミュニケーションの欠点です。 優れたライティングスキルがなければ、誰もうまくコミュニケーションできません。
柔軟性がなければ、コミュニケーションは効果的ではありません。 また、送信者と受信者の間の通信が有効であるためには、柔軟であることが期待されます。 たとえば、文書は簡単に変更できず、迅速な対応ができません。
11) 膨らんだ情報
書かれた情報は、誇張されていたり間違っていたりする可能性があります。 書かれていることが本物かどうかを判断するには時間がかかります。 膨らませることができる情報の例としては、履歴書、カバー レターなどがあります。
ただし、誇張された、または虚偽の履歴書とカバーレターは、履歴書が虚偽であることが判明した場合、従業員が仕事を得られない可能性があります.
12) 誤報の訂正の遅れ
書面によるコミュニケーションには対面コミュニケーションが欠けているため、エラーや誤報は、すぐに特定されたとしても、修正に時間がかかる場合があります。
13) 秘密厳守
書面によるコミュニケーションに秘密はありません。 関係のある人なら誰にでもさらされます。 また、情報漏えいのリスクが高いことも書面によるコミュニケーションの大きなデメリットです。
14) 通常はフォーマル
書面によるコミュニケーションは、通常、形式的に聞こえ、何らかの情報を伝えるために姿勢を整えるのが困難です。 一例は、感情や感情を伴うコミュニケーションです。 それは通常、最もよく伝えられる顔と顔です。
15) 情報の誤解
コミュニケーターがメッセージを簡単かつ明確に表現できない場合は特に、書かれた情報を誤解したり誤解したりする可能性が高くなります。
書面によるコミュニケーションの長所と短所に関するよくある質問
1) 書面によるコミュニケーションが強く推奨されるのはなぜですか?
より正確であり、参照用の記録を保持するために使用できるため、書面によるコミュニケーションを強くお勧めします。
2) 文字によるコミュニケーションはどのように改善できますか?
書面によるコミュニケーションを改善するには、さまざまな手順を踏む必要があります。これには次のようなものがあります。メッセージで達成したいことを見つける、アイデアを書き留める、理解できるようにシンプルに保つ、読んで編集する、冗長な文章を削除して、メッセージを明確かつ簡潔にし、友人に手伝ってもらうか、声に出して読んでもらいます
3) 統計的メッセージの伝達において、文書による伝達は有利ですか。
はい、書面によるコミュニケーションは、口頭でのコミュニケーションよりも統計メッセージの詳細を伝えるのに有利です。
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まとめ
現代のテキスト通信方法は進歩しており、デジタル機器を使用してメッセージを送信することが容易になっています.
さらに、どの雇用主も、優れた効果的な書面によるコミュニケーションスキルを高く評価しています。 すべての企業、組織、および個人は、書面によるコミュニケーションを使用するように多様化しています。
書面によるコミュニケーションが重要なコミュニケーション形態であることがわかります。
このスキルを開発することは、雇用の重要な属性です。 による NACE コミュニティ、雇用主の 75% 以上が、よく書かれたコミュニケーション スキルを持つ応募者を受け入れます。
