Salah satu kemahiran yang paling menuntut adalah kemahiran komunikasi bertulis. Ia adalah kemahiran yang diperlukan yang memerlukan penggunaan simbol penulisan yang berkesan termasuk penggunaan huruf, abjad, tanda baca, ruang, dan sebagainya. Artikel ini mengandungi kelebihan komunikasi bertulis serta keburukan komunikasi bertulis.
Proses menulis ialah proses yang digunakan untuk menyampaikan maklumat dan berkomunikasi. Komunikasi bertulis boleh dihantar melalui e-mel, surat, teks, mesej dalam talian, surat khabar, memo, laporan, jurnal, dan sebagainya. Untuk komunikasi berkesan melalui penulisan, penulisan tersebut haruslah ringkas.
Selain itu, komunikasi bertulis merupakan satu bentuk komunikasi yang digunakan secara meluas oleh pelbagai organisasi dan individu. Walau bagaimanapun, keberkesanan mesej bertulis bergantung kepada pilihan perkataan dan kepaduan kandungan.
Jadual Kandungan
Apa itu komunikasi bertulis?
Komunikasi bertulis hanya bermaksud pemindahan atau pertukaran maklumat melalui mesej bertulis. Ini adalah bentuk komunikasi yang paling biasa digunakan oleh pelbagai perniagaan, profesional dan individu untuk menyampaikan maklumat.
Komunikasi adalah bahagian yang sangat penting yang diperlukan oleh setiap perniagaan untuk beroperasi dengan berkesan, yang mana komunikasi bertulis memainkan peranan yang besar.
Komunikasi bertulis boleh dilakukan secara manual dengan menulis di atas kertas atau secara elektronik dengan mengarang dan menghantar mesej melalui peranti elektronik.
Jenis komunikasi bertulis
Di bawah adalah pelbagai jenis komunikasi bertulis:
- Mesej teks
- E-mel
- surat
- Memo
- Cadangan
- manual
- Surat khabar
- Buletin
- Risalah
- Faks
- Soal selidik
- Catatan blog dan sebagainya.
Selain itu, komunikasi bertulis memerlukan konteks penulisan itu terperinci, tepat, jelas dan sesuai.
Selain itu, terdapat kebaikan dan keburukan komunikasi bertulis.
Kelebihan Komunikasi Bertulis
Berikut adalah 15 kelebihan komunikasi bertulis:
1) Menghantar mesej
Komunikasi bertulis adalah satu bentuk penghantaran mesej yang ideal, terutamanya mesej yang memerlukan rujukan. Selain itu, pelbagai syarikat dan profesional lebih suka menghantar atau mendokumentasikan mesej, cadangan dan maklumat dalam bentuk bertulis.
2) Rujukan Masa Depan
Komunikasi bertulis boleh disimpan untuk rujukan masa hadapan. Kebanyakan maklumat bertulis boleh disampaikan secara berulang. Ini adalah kelebihan utama komunikasi bertulis.
3) Sesuai untuk maklumat statistik
Ini adalah kelebihan komunikasi bertulis yang membantu dalam menyampaikan maklumat statistik dalam bentuk carta, rajah, atau gambar.
Tanpa komunikasi bertulis, maklumat dalam bentuk ini mungkin sukar untuk disampaikan secara lisan.
4) Gunakan untuk dokumentasi undang-undang
Akhirnya, setiap dokumen adalah dalam bentuk bertulis. Dokumentasi ialah menyampaikan maklumat, berkomunikasi, menerangkan, atau mengarahkan prosedur. Kertas undang-undang sentiasa ditulis dan ditandatangani untuk dijadikan bukti atau rujukan.
5) Mudah dihantar kepada ramai orang dalam satu masa
Komunikasi bertulis boleh dihantar kepada orang yang berbeza pada masa yang sama untuk mengurangkan tekanan menaip banyak mesej—cth menghantar SMS pukal, mesej siaran dan sebagainya.
6) Tidak memerlukan pertemuan fizikal
Dengan menghantar mesej dalam bentuk bertulis, anda tidak memerlukan mesyuarat fizikal. Setiap maklumat boleh dikomunikasikan dan dihantar sebagai mesej teks atau bertulis.
7) Perwakilan Pihak Berkuasa Berkekalan
Ini amat penting dalam perniagaan besar yang mewakilkan tanggungjawab adalah penting.
Daripada membincangkan tugas secara berterusan dan berterusan dengan pekerja baharu, dokumen bertulis termasuk tugas yang diharapkan boleh diberikan kepada kakitangan baharu untuk semakan dan rujukan kerap.
8) Menyediakan bukti
Dokumen bertulis boleh digunakan untuk memberikan bukti atau bukti apabila diperlukan. Dalam kes di mana terdapat pertikaian atau perselisihan faham, dokumen atau kenyataan bertulis boleh digunakan untuk menyampaikan bukti.
9) Boleh Diterima Secara meluas
Komunikasi bertulis adalah cara komunikasi yang diterima terutamanya apabila ia adalah untuk tujuan formal.
10) Mudah difahami
Sangat mudah bagi sesiapa sahaja untuk memahami maklumat bertulis terutamanya apabila ia ringkas dan jelas.
11) Kaedah komunikasi alternatif
Komunikasi bertulis boleh digunakan sebagai kaedah komunikasi alternatif apabila ia mungkin mencabar untuk berkomunikasi secara lisan.
13) Komunikasi yang berkesan
Oleh kerana penggunaan komunikasi bertulis yang meluas, komunikasi yang berkesan dapat dicapai. Walau bagaimanapun, ia memerlukan konteks yang jelas dan terus kepada intipati.
14) Mudah diakses
Tin bertulis adalah satu-satunya bentuk komunikasi yang boleh diakses tanpa mengira masa atau tempoh ia digunakan. Anda boleh dengan mudah mendapatkan akses kepada maklumat yang telah dihantar lama dahulu dengan syarat ia ditulis dan disimpan.
15) Mudah diubah suai
Komunikasi bertulis boleh diedit, dirangka dan diubah suai sebelum menghantarnya kepada orang atau penerima.
Kelemahan komunikasi bertulis
Berikut adalah 15 kelemahan komunikasi bertulis:
1) Kelewatan mendapat maklum balas
Satu kelemahan utama komunikasi bertulis ialah kelewatan yang mungkin anda perolehi dalam menerima respons, terutamanya jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
Faktor biasa ini boleh membawa kepada halangan komunikasi, terutamanya apabila respons segera daripada penerima diperlukan.
2) Ambil lebih banyak masa untuk membina
Cabaran utama yang dihadapi dalam komunikasi bertulis ialah penggunaan masa dalam mengarang mesej ini. Menaip atau menulis mesej, menghantar serta menunggu penerima membalas adalah faktor yang mengehadkan atau menjejaskan komunikasi.
3) Tidak berkesan untuk kecemasan
Komunikasi bertulis bukanlah satu bentuk komunikasi yang berkesan dalam kes kecemasan. Ini kerana mendapatkan respons segera mungkin tidak dapat dilaksanakan.
4) Mahal
Komunikasi bertulis agak mahal berbanding berkomunikasi secara lisan. Dalam kes ini, ia memerlukan bahan yang mungkin memerlukan kos yang besar. cth mendapatkan komputer, pen atau kertas, mengikut mana-mana yang berkenaan.
5) Ayat kompleks
Komunikasi bertulis mungkin melibatkan satu siri ayat kompleks yang menyukarkan penerima untuk memahami maksud atau tujuan mesej.
Selain itu, ini adalah kelemahan utama komunikasi bertulis.
6) Kelewatan mendapat kelulusan
Mendapatkan kelulusan untuk projek bertulis atau didokumenkan mungkin mengambil masa yang lebih lama. Cabaran ini kebanyakannya dihadapi oleh syarikat, pembahagi perniagaan, pelajar, dan sebagainya.
7) Tidak sesuai untuk buta huruf
Ini adalah faktor penting dalam komunikasi. Agar komunikasi menjadi berkesan tanpa sebarang halangan, ia dijangka dapat diakses oleh semua orang.
Walau bagaimanapun, komunikasi bertulis tidak boleh diakses oleh semua orang, terutamanya kepada mereka yang tidak dapat membaca apa yang disampaikan kepada mereka melalui tulisan.
8) Tiada komunikasi langsung
Komunikasi dengan orang kadangkala memerlukan interaksi bersemuka. Walau bagaimanapun, ini tidak boleh dilakukan dengan komunikasi bertulis.
9) Ia memerlukan kemahiran menulis
Secara amnya, menulis memerlukan anda mempunyai kemahiran menulis yang baik. Walau bagaimanapun, ini adalah kelemahan dengan komunikasi bertulis; tanpa kemahiran menulis yang baik, tiada siapa yang boleh berkomunikasi dengan jayanya.
Berkomunikasi tidak boleh berkesan jika tidak fleksibel. Selain itu, agar komunikasi antara penghantar dan penerima menjadi berkesan, ia dijangka fleksibel. cth dokumen bertulis tidak boleh ditukar dengan mudah dan tindak balas segera tidak boleh dilakukan.
11) Maklumat yang melambung
Maklumat bertulis boleh dinaikkan atau tidak betul; mengambil masa untuk menentukan sama ada apa yang ditulis itu tulen atau tidak. Contoh maklumat yang boleh dinaikkan ialah resume, surat iringan, dan sebagainya.
Walau bagaimanapun, resume dan surat lamaran yang melambung atau palsu boleh menyebabkan pekerja tidak mendapat pekerjaan jika resume mereka dikenal pasti palsu.
12) Kelewatan dalam membetulkan maklumat yang salah
Disebabkan fakta bahawa komunikasi bertulis tidak mempunyai komunikasi bersemuka, kesilapan atau maklumat salah mungkin mengambil masa yang lebih lama untuk dibetulkan walaupun ia dikenal pasti dengan segera.
13) Tiada rahsia
Tiada kerahsiaan dengan komunikasi bertulis; ia didedahkan kepada sesiapa sahaja yang berkenaan. Selain itu, terdapat risiko kebocoran maklumat yang tinggi yang merupakan kelemahan utama komunikasi bertulis.
14) Biasanya formal
Komunikasi bertulis biasanya terdengar formal dan sukar untuk membuat postur untuk menyampaikan beberapa maklumat. Contohnya ialah komunikasi yang melibatkan perasaan dan emosi; ia biasanya berkomunikasi dengan muka-muka yang terbaik.
15) Salah tafsir maklumat
Terdapat kemungkinan besar salah tafsir atau salah faham maklumat bertulis, terutamanya apabila komunikator tidak dapat dengan mudah dan jelas menyatakan mesej mereka.
Soalan lazim tentang kebaikan dan keburukan komunikasi bertulis
1) Mengapa komunikasi bertulis sangat disyorkan?
Komunikasi bertulis amat disyorkan kerana ia lebih tepat dan boleh digunakan untuk menyimpan rekod sebagai rujukan.
2) Bagaimanakah komunikasi bertulis boleh dipertingkatkan?
Nah, terdapat pelbagai langkah yang perlu diambil untuk meningkatkan komunikasi bertulis: ini termasuk: Ketahui perkara yang anda ingin capai dengan mesej itu, catat idea anda, pastikan ia semudah yang anda boleh fahami membaca dan mengedit, alih keluar ayat perkataan untuk membuat mesej anda jelas dan ringkas, minta rakan untuk membantu atau membacakannya dengan kuat kepadanya
3) Adakah komunikasi bertulis lebih berfaedah dalam menyampaikan mesej statistik.
Ya, komunikasi bertulis lebih berfaedah dalam memperincikan mesej statistik daripada berkomunikasi secara lisan.
Cadangan
- Top 10 Kepentingan Menulis Karangan
- Panduan Pelajar Dalam Talian MBA
- 10 Teratas Kepentingan Kemahiran Menulis
- Carta Skor GMAT 2022: Semua Untuk Tahu & Petua Penggunaan Mudah
- Cara menulis kertas penyelidikan tanpa plagiarisme
Kesimpulan
Kaedah komunikasi tekstual moden telah maju, menjadikannya lebih mudah untuk menghantar mesej menggunakan instrumen digital.
Selain itu, mana-mana majikan menghargai kemahiran komunikasi bertulis yang baik dan berkesan. Setiap syarikat, organisasi dan individu telah mempelbagaikan penggunaan komunikasi bertulis.
Anda kini dapat melihat bahawa komunikasi bertulis adalah satu bentuk komunikasi yang penting.
Membangunkan kemahiran ini adalah sifat utama untuk pekerjaan. Mengikut komuniti NACE, lebih 75% majikan menerima pemohon dengan kemahiran komunikasi yang ditulis dengan baik.
