Jedną z najbardziej wymagających umiejętności jest umiejętność komunikacji pisemnej. Jest to niezbędna umiejętność, która wymaga efektywnego posługiwania się symbolami pisarskimi, w tym używania liter, alfabetów, znaków interpunkcyjnych, spacji i tak dalej. Ten artykuł zawiera zalety komunikacji pisemnej, a także wady komunikacji pisemnej.
Proces pisania to proces używany do przekazywania informacji i komunikowania się. Komunikacja pisemna może być wysyłana za pośrednictwem e-maili, listów, tekstów, wiadomości online, gazet, notatek, raportów, dzienników i tak dalej. Aby komunikacja poprzez pisanie była skuteczna, pisanie takie powinno być zwięzłe.
Ponadto komunikacja pisemna jest szeroko stosowaną formą komunikacji przez różne organizacje i osoby prywatne. Skuteczność przekazu pisemnego zależy jednak od doboru słów i spójności treści.
Spis treści
Czym jest komunikacja pisemna?
Komunikacja pisemna oznacza po prostu przekazanie lub wymianę informacji za pośrednictwem wiadomości pisemnej. Jest to najczęstsza forma komunikacji używana przez różne firmy, specjalistów i osoby prywatne do przekazywania informacji.
Komunikacja to bardzo istotna część, której każda firma potrzebuje do efektywnego działania, z czego ogromną rolę odgrywa komunikacja pisemna.
Komunikacja pisemna może odbywać się ręcznie, pisząc na papierze lub elektronicznie, tworząc i wysyłając wiadomości za pomocą urządzenia elektronicznego.
Rodzaje komunikacji pisemnej
Poniżej przedstawiamy różne rodzaje komunikacji pisemnej:
- Wiadomość tekstowa
- E-maile
- List
- Notatka
- Propozycje
- Instrukcja obsługi
- Prasa
- Biuletyn
- Broszura
- Faksy
- kwestionariusze
- Posty na blogu i tak dalej.
Ponadto komunikacja pisemna wymaga, aby kontekst pisania był szczegółowy, dokładny, jasny i odpowiedni.
Ponadto istnieją zalety i wady komunikacji pisemnej.
Zalety komunikacji pisemnej
Poniżej 15 zalet komunikacji pisemnej:
1) Wysyłanie wiadomości
Komunikacja pisemna to idealna forma przesyłania wiadomości, zwłaszcza wiadomości wymagających referencji. Ponadto różne firmy i profesjonaliści wolą wysyłać lub dokumentować wiadomości, propozycje i informacje w formie pisemnej.
2) Przyszłe odniesienia
Pisemną komunikację można zachować do wykorzystania w przyszłości. Większość pisemnych informacji może być przekazywana w sposób powtarzalny. To główna zaleta komunikacji pisemnej.
3) Nadaje się do informacji statystycznych
Jest to zaleta komunikacji pisemnej, która pomaga w przekazywaniu informacji statystycznych w postaci wykresów, diagramów lub zdjęć.
Bez pisemnej komunikacji informacje w tej formie mogą być trudne do przekazania ustnie.
4) Użyj do dokumentacji prawnej
Ostatecznie każdy dokument ma formę pisemną. Dokumentacja to przekazywanie informacji, komunikowanie się, wyjaśnianie lub instruowanie procedury. Dokumenty prawne są zawsze spisywane i podpisywane, aby służyć jako dowód lub referencja.
5) Łatwe wysyłanie do wielu osób jednocześnie
Komunikacja pisemna może być wysyłana jednocześnie do różnych osób, aby zmniejszyć stres związany z pisaniem wielu wiadomości — np. wysyłanie zbiorczych wiadomości SMS, wiadomości rozgłoszeniowych i tak dalej.
6) Nie wymaga fizycznego spotkania
Wysyłając wiadomości w formie pisemnej nie wymagasz fizycznego spotkania. Każda informacja może być przekazana i przesłana jako wiadomość tekstowa lub pisemna.
7) Trwała Delegacja Władz
Jest to szczególnie ważne w dużych firmach, w których delegowanie obowiązków jest niezbędne.
Zamiast ciągłego i ciągłego omawiania zadań z nowymi pracownikami, nowy personel może otrzymać pisemny dokument zawierający oczekiwane obowiązki do przeglądu i częstego odniesienia.
8) Zapewnia dowód
W razie potrzeby można wykorzystać dokument pisemny jako dowód lub dowód. W przypadkach, gdy istnieje spór lub spór, do przedstawienia dowodu można wykorzystać pisemny dokument lub oświadczenie.
9) Powszechnie akceptowalne
Komunikacja pisemna jest w dużej mierze akceptowanym środkiem komunikacji, zwłaszcza gdy służy to celom formalnym.
10) Łatwo zrozumiałe
Każdemu bardzo łatwo jest zrozumieć pisemne informacje, zwłaszcza gdy są zwięzłe i jasne.
11) Alternatywna metoda komunikacji
Komunikacja pisemna może być stosowana jako alternatywna metoda komunikacji, gdy komunikacja ustna może być trudna.
13) Skuteczna komunikacja
Dzięki powszechnemu stosowaniu komunikacji pisemnej możliwa jest efektywna komunikacja. Wymaga to jednak, aby kontekst był jasny i bezpośredni.
14) Łatwo dostępny
Pisemna puszka jest jedyną formą komunikacji, do której można uzyskać dostęp niezależnie od czasu lub okresu, w którym była używana. Możesz łatwo uzyskać dostęp do informacji, które zostały wysłane dawno temu, pod warunkiem, że zostały zapisane i zachowane.
15) Łatwy do modyfikacji
Komunikacja pisemna może być edytowana, opracowywana i modyfikowana przed wysłaniem jej do osób lub odbiorcy.
Wady komunikacji pisemnej
Poniżej 15 wad komunikacji pisemnej:
1) Opóźnienie w otrzymaniu odpowiedzi
Jedną z głównych wad komunikacji pisemnej jest prawdopodobnie opóźnienie w otrzymaniu odpowiedzi, zwłaszcza w porównaniu z komunikacją ustną.
Ten wspólny czynnik może prowadzić do barier komunikacyjnych, zwłaszcza gdy potrzebna jest pilna odpowiedź odbiorcy.
2) Poświęć więcej czasu na budowę
Głównym wyzwaniem w komunikacji pisemnej jest czasochłonność komponowania tych wiadomości. Pisanie lub pisanie wiadomości, wysyłanie, a także oczekiwanie na odpowiedź odbiorcy to czynniki, które ograniczają lub wpływają na komunikację.
3) Nieskuteczne w nagłych wypadkach
Komunikacja pisemna nie jest skuteczną formą komunikacji w nagłych przypadkach. Dzieje się tak, ponieważ uzyskanie pilnej odpowiedzi może nie być możliwe.
4) Drogie
Komunikacja pisemna jest dość kosztowna w porównaniu z komunikacją ustną. W tym przypadku wymaga materiałów, które mogą wiązać się z ogromnymi kosztami. np. uzyskanie komputera, długopisu lub papieru, w zależności od przypadku.
5) Zdanie złożone
Komunikacja pisemna może obejmować serię złożonych zdań, które utrudniają odbiorcy zrozumienie intencji lub celu wiadomości.
Co więcej, jest to główna wada komunikacji pisemnej.
6) Opóźnienie w uzyskaniu zgody
Uzyskanie zgody na pisemny lub udokumentowany projekt może zająć więcej czasu. Przed tym wyzwaniem stoją głównie firmy, osoby dzielące biznes, studenci i tak dalej.
7) Nieodpowiednie dla analfabetów
To ważny czynnik w komunikacji. Aby komunikacja była skuteczna bez żadnych barier, oczekuje się, że będzie dostępna dla wszystkich.
Jednak komunikacja pisemna nie jest dostępna dla wszystkich, zwłaszcza dla tych, którzy nie potrafią odczytać tego, co jest im przekazywane za pomocą pisma.
8) Brak bezpośredniej komunikacji
Komunikacja z ludźmi może czasami wymagać interakcji twarzą. Nie jest to jednak możliwe w przypadku komunikacji pisemnej.
9) Wymaga umiejętności pisania
Ogólnie rzecz biorąc, pisanie wymaga umiejętności pisania. Jest to jednak wada komunikacji pisemnej; bez dobrych umiejętności pisania nikt nie może się skutecznie komunikować.
Komunikacja nie może być skuteczna, jeśli nie ma elastyczności. W innych, aby komunikacja między nadawcą a odbiorcą była skuteczna, oczekuje się, że będzie elastyczna. np. pisemny dokument nie może być łatwo zmieniony i szybka odpowiedź nie jest możliwa.
11) Zawyżone informacje
Pisemne informacje mogą być zawyżone lub niepoprawne; potrzeba czasu, aby ustalić, czy to, co jest napisane, jest autentyczne. Przykładami informacji, które można zawyżać, są życiorysy, listy motywacyjne i tak dalej.
Jednak zawyżone lub fałszywe CV i list motywacyjny mogą spowodować, że pracownicy nie dostaną pracy, jeśli ich CV zostaną zidentyfikowane jako fałszywe.
12) Opóźnienie w skorygowaniu dezinformacji
Ze względu na fakt, że w komunikacji pisemnej brakuje komunikacji twarzą w twarz, poprawienie błędów lub dezinformacji może zająć więcej czasu, nawet jeśli zostaną natychmiast zidentyfikowane.
13) Brak tajemnicy
W komunikacji pisemnej nie ma tajemnicy; jest narażony na każdego, kogo dotyczy. Ponadto istnieje wysokie ryzyko wycieku informacji, co jest główną wadą pisemnej komunikacji.
14) Zwykle formalne
Komunikacja pisemna zwykle brzmi formalnie i trudna do przyjęcia postawy w celu przekazania pewnych informacji. Przykładem jest komunikacja, która obejmuje uczucia i emocje; zazwyczaj najlepiej komunikuje się twarzą w twarz.
15) Błędna interpretacja informacji
Istnieje duża szansa na błędną interpretację lub niezrozumienie pisemnych informacji, zwłaszcza gdy komunikator nie może łatwo i jasno wyrazić swojego przekazu.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zalet i wad komunikacji pisemnej
1) Dlaczego wysoce zalecana jest komunikacja pisemna?
Zdecydowanie zaleca się komunikację pisemną, ponieważ jest ona bardziej precyzyjna i może być wykorzystywana do prowadzenia ewidencji referencji.
2) Jak można poprawić komunikację pisemną?
Cóż, istnieje kilka różnych kroków, które należy podjąć, aby poprawić komunikację pisemną: w tym: Dowiedz się, co chcesz osiągnąć za pomocą wiadomości, zanotuj swoje pomysły, postaraj się, aby była tak prosta, jak to tylko możliwe, czytaj i edytuj, usuń rozwlekłe zdania, aby napisz jasną i zwięzłą wiadomość, poproś znajomego o pomoc lub przeczytaj mu ją na głos
3) Czy komunikacja pisemna jest bardziej korzystna w przekazywaniu wiadomości statystycznych.
Tak, komunikacja pisemna jest bardziej korzystna pod względem szczegółowości komunikatów statystycznych niż komunikacja ustna.
Zalecenia
- Top 10 znaczenie pisania eseju
- Internetowy przewodnik dla studentów MBA
- 10 najważniejszych umiejętności pisania
- Wykres wyników GMAT 2022: wszystko, co trzeba wiedzieć i proste wskazówki dotyczące użytkowania
- Jak napisać pracę naukową bez plagiatu
Wnioski
Nowoczesne metody komunikacji tekstowej rozwinęły się, ułatwiając wysyłanie wiadomości za pomocą instrumentów cyfrowych.
Ponadto każdy pracodawca ceni dobre i skuteczne umiejętności komunikacji pisemnej. Każda firma, organizacja i osoba zdywersyfikowała się, aby korzystać z komunikacji pisemnej.
Widać teraz, że komunikacja pisemna jest ważną formą komunikacji.
Rozwijanie tej umiejętności jest kluczowym atrybutem zatrudnienia. Według Społeczność NACE, ponad 75% pracodawców akceptuje kandydata z dobrze napisanymi umiejętnościami komunikacyjnymi.
