Una dintre cele mai solicitante aptitudini este abilitate de comunicare scrisă. Este o abilitate necesară care necesită utilizarea eficientă a simbolurilor de scriere, care include utilizarea de litere, alfabete, semne de punctuație, spații și așa mai departe. Acest articol conține avantajele comunicării scrise, precum și dezavantajele comunicării scrise.
Procesul de scriere este un proces folosit pentru a transmite informații și a comunica. Comunicarea scrisă poate fi trimisă prin e-mailuri, scrisori, texte, mesaje online, ziare, memorii, rapoarte, jurnale și așa mai departe. Pentru ca comunicarea să fie eficientă prin scris, o astfel de scriere ar trebui să fie concisă.
În plus, comunicarea scrisă este o formă de comunicare utilizată pe scară largă de către diverse organizații și persoane. Cu toate acestea, eficacitatea unui mesaj scris depinde de alegerea cuvintelor și de coeziunea conținutului.
Cuprins
Ce este comunicarea scrisă?
Comunicarea scrisă înseamnă pur și simplu transferul sau schimbul de informații printr-un mesaj scris. Aceasta este cea mai comună formă de comunicare folosită de diverse companii, profesioniști și persoane fizice pentru a transmite informații.
Comunicarea este o parte foarte esențială de care are nevoie orice afacere pentru a funcționa eficient, din care comunicarea scrisă joacă un rol important.
Comunicarea scrisă se poate face manual prin scrierea pe hârtie sau electronic prin compunerea și trimiterea de mesaje prin intermediul unui dispozitiv electronic.
Tipuri de comunicare scrisă
Mai jos sunt prezentate diferite tipuri de comunicare scrisă:
- Mesaj text
- E-mailuri
- Scrisoare
- Memo
- propuneri
- Manual
- Presă
- Buletin
- Broșură
- Fax-uri
- chestionare
- Postări pe blog și așa mai departe.
În plus, comunicarea scrisă necesită ca contextul scrisului să fie detaliat, corect, clar și adecvat.
Mai mult, există avantaje și dezavantaje ale comunicării scrise.
Avantajele comunicării scrise
Mai jos sunt 15 avantaje ale comunicării scrise:
1) Trimiterea de mesaje
Comunicarea scrisă este o formă ideală de transmitere a mesajelor, în special a mesajelor care necesită referințe. Mai mult, diverse companii și profesioniști preferă să trimită sau să documenteze mesaje, propuneri și informații în formă scrisă.
2) Referință viitoare
Comunicarea scrisă poate fi păstrată pentru referințe viitoare. Majoritatea informațiilor scrise pot fi transmise în mod repetitiv. Acesta este un avantaj major al comunicării scrise.
3) Potrivit pentru informații statistice
Acesta este un avantaj al comunicării scrise care ajută la transmiterea informațiilor statistice sub formă de diagrame, diagrame sau imagini.
Fără comunicare scrisă, informațiile sub această formă ar putea fi dificil de transmis oral.
4) Utilizare pentru documentație juridică
În cele din urmă, fiecare document este într-o formă scrisă. Documentarea înseamnă transmiterea de informații, comunicarea, explicarea sau instruirea unei proceduri. Actele juridice sunt întotdeauna scrise și semnate pentru a servi drept dovadă sau referință.
5) Ușor de trimis către mai multe persoane în același timp
Comunicarea scrisă poate fi trimisă către diferite persoane în același timp, pentru a reduce stresul de tastare a numeroase mesaje, de exemplu, trimiterea de SMS-uri în masă, mesaje difuzate și așa mai departe.
6) Nu necesită o întâlnire fizică
Trimițând mesaje în formă scrisă, nu aveți nevoie de o întâlnire fizică. Fiecare informație poate fi comunicată și transmisă ca mesaj text sau scris.
7) Delegarea durabilă a autorităților
Acest lucru este esențial în special în întreprinderile mari, unde delegarea responsabilităților este esențială.
În loc să discute în mod constant și continuu sarcinile cu noii lucrători, un document scris care include sarcinile așteptate poate fi furnizat noului personal pentru revizuire și referire frecventă.
8) Oferă dovezi
Un document scris poate fi folosit pentru a furniza dovezi sau dovezi atunci când este necesar. În cazurile în care există o dispută sau un dezacord, un document sau o declarație scrisă poate fi folosit pentru a comunica dovezi.
9) Acceptabil pe scară largă
Comunicarea scrisă este un mijloc de comunicare larg acceptat, mai ales atunci când este în scopuri formale.
10) Usor de inteles
Este foarte ușor pentru oricine să înțeleagă informațiile scrise, mai ales atunci când sunt concise și clare.
11) Metodă alternativă de comunicare
Comunicarea scrisă poate fi folosită ca metodă alternativă de comunicare atunci când comunicarea orală poate fi dificilă.
13) Comunicare eficientă
Datorită utilizării pe scară largă a comunicării scrise, este posibilă o comunicare eficientă. Cu toate acestea, necesită ca contextul să fie clar și direct la obiect.
14) Usor accesibil
Cantitatea scrisă este singura formă de comunicare care poate fi accesată indiferent de timpul sau perioada în care a fost folosită. Puteți obține cu ușurință acces la informațiile care au fost trimise cu mult timp în urmă, cu condiția să fie scrise și păstrate.
15) Ușor de modificat
Comunicarea scrisă poate fi editată, redactată și modificată înainte de a o trimite oamenilor sau destinatarului.
Dezavantajele comunicării scrise
Mai jos sunt 15 dezavantaje ale comunicării scrise:
1) Întârziere în primirea răspunsurilor
Un dezavantaj major al comunicării scrise este întârzierea cu care veți primi probabil un răspuns, mai ales în comparație cu comunicarea orală.
Acest factor comun ar putea duce la bariere de comunicare, mai ales atunci când este nevoie de un răspuns urgent din partea receptorului.
2) Luați mai mult timp pentru a construi
Provocarea majoră cu care se confruntă în comunicarea scrisă este consumul de timp în compunerea acestor mesaje. Tastarea sau scrierea mesajelor, trimiterea, precum și așteptarea răspunsului de la destinatar sunt factori care limitează sau afectează comunicarea.
3) Nu este eficient pentru o urgență
Comunicarea scrisă nu este o formă eficientă de comunicare în cazuri de urgență. Acest lucru se datorează faptului că obținerea unui răspuns urgent ar putea să nu fie fezabilă.
4) Scump
Comunicarea scrisă este destul de costisitoare în comparație cu comunicarea orală. În acest caz, necesită materiale care pot suporta un cost uriaș. de exemplu, obținerea unui computer, pix sau hârtie, după caz.
5) Propoziție complexă
Comunicarea scrisă poate implica o serie de propoziții complexe care îngreunează pentru receptor înțelegerea intenției sau a scopului mesajului.
În plus, acesta este un dezavantaj major al comunicării scrise.
6) Întârziere în obținerea aprobării
Obținerea aprobării pentru un proiect scris sau documentat poate dura mai mult timp. Această provocare se confruntă în principal de companii, divizori de afaceri, studenți și așa mai departe.
7) Nepotrivit analfabetilor
Acesta este un factor important în comunicare. Pentru ca comunicarea să fie eficientă fără bariere, este de așteptat să fie accesibilă tuturor.
Comunicarea scrisă nu este însă accesibilă tuturor, mai ales celor care nu pot citi ceea ce li se comunică prin scris.
8) Fără comunicare directă
Comunicarea cu oamenii poate necesita uneori interacțiunea față-față. Cu toate acestea, acest lucru nu este posibil cu comunicarea scrisă.
9) Necesită abilități de scris
În general, scrisul necesită să ai abilități bune de scris. Cu toate acestea, acesta este un dezavantaj cu comunicarea scrisă; fără abilități bune de scris, nimeni nu poate comunica cu succes.
Comunicarea nu poate fi eficientă dacă nu există flexibilitate. În altă ordine de idei, pentru ca comunicarea dintre emițător și destinatar să fie eficientă, este de așteptat ca aceasta să fie flexibilă. de exemplu, un document scris nu poate fi schimbat cu ușurință și nu este posibil un răspuns prompt.
11) Informații umflate
Informațiile scrise pot fi umflate sau incorecte; este nevoie de timp pentru a determina dacă ceea ce este scris este sau nu autentic. Exemple de informații care pot fi umflate sunt CV-urile, scrisorile de intenție și așa mai departe.
Cu toate acestea, un CV umflat sau fals și o scrisoare de intenție pot determina ca angajații să nu obțină un loc de muncă dacă CV-urile lor sunt identificate ca fiind false.
12) Întârziere în corectarea unei informații greșite
Datorită faptului că în comunicarea scrisă lipsește comunicarea față, erorile sau dezinformările pot dura mai mult timp pentru a fi corectate chiar dacă sunt identificate imediat.
13) Fără secret
Nu există secret în comunicarea scrisă; este expus oricui este preocupat. Mai mult, există un risc mare de scurgere de informații, ceea ce reprezintă un dezavantaj major al comunicării scrise.
14) De obicei formal
Comunicarea scrisă sună, de obicei, formală și dificil de făcut pentru a transmite anumite informații. Un exemplu este o comunicare care implică sentimente și emoții; este de obicei cel mai bine comunicat față-față.
15) Interpretarea greșită a informațiilor
Există o șansă mare de interpretare greșită sau de înțelegere greșită a informațiilor scrise, mai ales atunci când comunicatorul nu își poate exprima cu ușurință și clar mesajul.
Întrebări frecvente despre avantajele și dezavantajele comunicării scrise
1) De ce este foarte recomandată comunicarea scrisă?
Comunicarea scrisă este foarte recomandată deoarece este mai precisă și poate fi folosită pentru a păstra înregistrări pentru referințe.
2) Cum poate fi îmbunătățită comunicarea scrisă?
Ei bine, există diferiți pași de urmat pentru a îmbunătăți comunicarea scrisă: aceasta a inclus: Aflați ce doriți să obțineți cu mesajul, notați-vă ideile, păstrați-l cât mai simplu pe cât puteți înțelege, citiți și editați, eliminați propozițiile pronunțate pentru faceți-vă mesajul clar și concis, cereți-i unui prieten să vă ajute sau citiți-l cu voce tare
3) Este comunicarea scrisă mai avantajoasă în comunicarea unui mesaj statistic.
Da, comunicarea scrisă este mai avantajoasă în detalierea mesajelor statistice decât comunicarea orală.
Recomandări
- Top 10 importanța scrierii unui eseu
- Ghidul studentului online MBA
- Top 10 importanța abilităților de scriere
- Tabel cu scoruri GMAT 2022: Tot ce trebuie să știți și Sfaturi ușoare de utilizare
- Cum să scrii o lucrare de cercetare fără plagiat
Concluzie
Metodele moderne de comunicare textuală au avansat, facilitând trimiterea mesajelor utilizând instrumente digitale.
În plus, orice angajator prețuiește abilitățile bune și eficiente de comunicare scrisă. Fiecare companie, organizație și individ sa diversificat în utilizarea comunicării scrise.
Acum puteți vedea că comunicarea scrisă este o formă importantă de comunicare.
Dezvoltarea acestei aptitudini este un atribut cheie pentru angajare. In conformitate cu comunitatea NACE, peste 75% dintre angajatori acceptă un solicitant cu abilități de comunicare bine scrise.
