Jednou z najnáročnejších zručností je schopnosť písomnej komunikácie. Je to nevyhnutná zručnosť, ktorá si vyžaduje efektívne používanie symbolov písania, ktoré zahŕňa používanie písmen, abecedy, interpunkčných znamienok, medzier atď. Tento článok obsahuje výhody písomnej komunikácie, ako aj nevýhody písomnej komunikácie.
Proces písania je proces používaný na odovzdávanie informácií a komunikáciu. Písomnú komunikáciu je možné posielať prostredníctvom e-mailov, listov, textových správ, online správ, novín, poznámok, správ, denníkov atď. Aby bola komunikácia prostredníctvom písania efektívna, takéto písanie by malo byť stručné.
Okrem toho je písomná komunikácia široko používanou formou komunikácie rôznymi organizáciami a jednotlivcami. Účinnosť písaného posolstva však závisí od výberu slov a súdržnosti obsahu.
Obsah
Čo je písomná komunikácia?
Písomná komunikácia jednoducho znamená prenos alebo výmenu informácií prostredníctvom písomnej správy. Toto je najbežnejšia forma komunikácie, ktorú používajú rôzne podniky, odborníci a jednotlivci na prenos informácií.
Komunikácia je veľmi dôležitou súčasťou, ktorú potrebuje každý podnik, aby fungoval efektívne, pričom písomná komunikácia zohráva veľkú úlohu.
Písomnú komunikáciu je možné vykonávať ručne písaním na papier alebo elektronicky písaním a odosielaním správ prostredníctvom elektronického zariadenia.
Druhy písomnej komunikácie
Nižšie sú uvedené rôzne typy písomnej komunikácie:
- Textová správa
- E-maily
- písmeno
- Memorandum
- návrhy
- Manuálny
- Noviny
- bulletin
- Brožúra
- faxy
- dotazníky
- Blogové príspevky a pod.
Okrem toho si písomná komunikácia vyžaduje, aby bol kontext písania podrobný, presný, jasný a vhodný.
Okrem toho existujú výhody a nevýhody písomnej komunikácie.
Výhody písomnej komunikácie
Nižšie je uvedených 15 výhod písomnej komunikácie:
1) Odosielanie správ
Písomná komunikácia je ideálnou formou zasielania správ, najmä správ, ktoré vyžadujú referencie. Okrem toho rôzne spoločnosti a odborníci uprednostňujú posielanie alebo dokumentovanie správ, návrhov a informácií v písomnej forme.
2) Budúce referencie
Písomnú komunikáciu je možné uchovať pre budúce použitie. Väčšinu písomných informácií možno odovzdávať opakovane. To je hlavná výhoda písomnej komunikácie.
3) Vhodné pre štatistické informácie
Toto je výhoda písomnej komunikácie, ktorá pomáha pri sprostredkovaní štatistických informácií vo forme grafov, diagramov alebo obrázkov.
Bez písomnej komunikácie môže byť ťažké odovzdať informácie v tejto forme ústne.
4) Použite na právnu dokumentáciu
Nakoniec je každý dokument v písomnej forme. Dokumentácia je odovzdávanie informácií, komunikácia, vysvetľovanie alebo inštruktáž postupu. Právne dokumenty sa vždy zapisujú a podpisujú, aby slúžili ako dôkaz alebo referencia.
5) Jednoduché odosielanie viacerým ľuďom naraz
Písomnú komunikáciu je možné posielať rôznym ľuďom súčasne, aby sa znížilo stresové písanie mnohých správ – napr. posielanie hromadných SMS, vysielaných správ atď.
6) Nevyžaduje fyzické stretnutie
Odosielaním správ v písomnej forme nevyžadujete fyzické stretnutie. Každá informácia môže byť oznámená a zaslaná ako textová alebo písomná správa.
7) Trvalé delegovanie orgánov
Toto je obzvlášť dôležité vo veľkých podnikoch, kde je delegovanie zodpovedností nevyhnutné.
Namiesto neustáleho a nepretržitého diskutovania o úlohách s novými pracovníkmi možno novým zamestnancom poskytnúť písomný dokument s očakávanými povinnosťami na kontrolu a časté referencie.
8) Poskytuje dôkaz
Na poskytnutie dôkazu alebo dôkazu v prípade potreby možno použiť písomný dokument. V prípadoch, keď dôjde k sporu alebo nezhode, možno na oznámenie dôkazu použiť písomný dokument alebo vyhlásenie.
9) Široko prijateľné
Písomná komunikácia je vo veľkej miere akceptovaným prostriedkom komunikácie, najmä ak ide o formálne účely.
10) Ľahko pochopiteľné
Pre každého je veľmi ľahké porozumieť písomným informáciám, najmä ak sú stručné a jasné.
11) Alternatívny spôsob komunikácie
Písomná komunikácia môže byť použitá ako alternatívna metóda komunikácie, keď môže byť náročné komunikovať ústne.
13) Efektívna komunikácia
Vďaka rozšírenému používaniu písomnej komunikácie je dosiahnuteľná efektívna komunikácia. Vyžaduje si to však, aby bol kontext jasný a priamočiary k veci.
14) Ľahko dostupné
Písomná plechovka je jediná forma komunikácie, ktorá je dostupná bez ohľadu na čas alebo obdobie, kedy bola použitá. Môžete ľahko získať prístup k informáciám, ktoré boli odoslané už dávno, za predpokladu, že boli napísané a uchovávané.
15) Ľahko upraviteľné
Písomnú komunikáciu možno pred odoslaním ľuďom alebo príjemcovi upravovať, koncipovať a upravovať.
Nevýhody písomnej komunikácie
Nižšie je uvedených 15 nevýhod písomnej komunikácie:
1) Oneskorenie v získavaní odpovedí
Jednou z hlavných nevýhod písomnej komunikácie je oneskorenie, ktoré pravdepodobne dostanete pri prijatí odpovede, najmä v porovnaní s ústnou komunikáciou.
Tento spoločný faktor by mohol viesť ku komunikačným bariéram, najmä ak je potrebná naliehavá odpoveď od príjemcu.
2) Venujte viac času konštrukcii
Hlavnou výzvou v písomnej komunikácii je časová náročnosť pri vytváraní týchto správ. Písanie alebo písanie správ, odosielanie ako aj čakanie na odpoveď príjemcu sú faktory, ktoré obmedzujú alebo ovplyvňujú komunikáciu.
3) Neúčinné v prípade núdze
Písomná komunikácia nie je efektívna forma komunikácie v prípade núdze. Je to preto, že dostať naliehavú odpoveď nemusí byť možné.
4) Drahé
Písomná komunikácia je pomerne drahá v porovnaní s komunikáciou ústnou. V tomto prípade to vyžaduje materiály, ktoré môžu spôsobiť obrovské náklady. napr. získanie počítača, pera alebo papiera, podľa okolností.
5) Zložitá veta
Písomná komunikácia môže zahŕňať sériu zložitých viet, ktoré príjemcovi sťažujú pochopenie zámeru alebo účelu správy.
To je navyše hlavná nevýhoda písomnej komunikácie.
6) Oneskorené získanie súhlasu
Získanie súhlasu pre písomný alebo zdokumentovaný projekt môže trvať dlhšie. Tejto výzve čelia najmä spoločnosti, obchodní partneri, študenti atď.
7) Nevhodné pre negramotných
Toto je dôležitý faktor v komunikácii. Aby bola komunikácia efektívna bez akýchkoľvek prekážok, očakáva sa, že bude prístupná pre každého.
Písomná komunikácia však nie je prístupná pre každého, najmä pre tých, ktorí nevedia prečítať, čo sa im prostredníctvom písma oznamuje.
8) Žiadna priama komunikácia
Komunikácia s ľuďmi môže niekedy vyžadovať interakciu tváre. Pri písomnej komunikácii to však nie je možné.
9) Vyžaduje si to písanie
Vo všeobecnosti si písanie vyžaduje dobré písanie. To je však nevýhoda pri písomnej komunikácii; bez dobrých písacích schopností nikto nemôže úspešne komunikovať.
Komunikácia nemôže byť efektívna, ak nie je flexibilná. Aby bola komunikácia medzi odosielateľom a príjemcom efektívna, očakáva sa, že bude flexibilná. napr. písomný dokument nie je možné jednoducho zmeniť a nie je možná rýchla reakcia.
11) Nafúknuté informácie
Písomné informácie môžu byť nafúknuté alebo nesprávne; trvá určitý čas, kým sa zistí, či to, čo je napísané, je pravé alebo nie. Príkladmi informácií, ktoré môžu byť nafúknuté, sú životopisy, motivačné listy atď.
Nafúknutý alebo falošný životopis a motivačný list však môžu viesť k tomu, že zamestnanci nezískajú prácu, ak sa ich životopisy považujú za nepravdivé.
12) Oneskorenie pri oprave dezinformácií
Vzhľadom na to, že v písomnej komunikácii chýba komunikácia tvárou v tvár, môže náprava chýb alebo dezinformácií trvať dlhšie, aj keď sú okamžite identifikované.
13) Žiadne tajomstvo
Pri písomnej komunikácii neexistuje žiadne tajomstvo; je vystavená každému, koho sa to týka. Okrem toho existuje vysoké riziko úniku informácií, čo je hlavnou nevýhodou písomnej komunikácie.
14) Zvyčajne formálne
Písomná komunikácia zvyčajne znie formálne a je ťažké zaujať postoj s cieľom odovzdať nejaké informácie. Príkladom je komunikácia, ktorá zahŕňa pocity a emócie; zvyčajne je to najlepšie komunikovaná tvár-tvár.
15) Nesprávna interpretácia informácií
Existuje vysoká pravdepodobnosť nesprávnej interpretácie alebo nepochopenia písomných informácií, najmä ak komunikujúci nemôže ľahko a jasne vyjadriť svoje posolstvo.
Často kladené otázky o výhodách a nevýhodách písomnej komunikácie
1) Prečo sa dôrazne odporúča písomná komunikácia?
Dôrazne sa odporúča písomná komunikácia, pretože je presnejšia a možno ju použiť na uchovávanie záznamov pre referencie.
2) Ako možno zlepšiť písomnú komunikáciu?
Na zlepšenie písomnej komunikácie je potrebné podniknúť rôzne kroky: toto zahŕňa: Zistite, čo chcete správou dosiahnuť, zapíšte si svoje nápady, urobte to tak jednoduché, ako len dokážete pochopiť, čítajte a upravujte, odstráňte rozvláčne vety urobte svoju správu jasnou a stručnou, požiadajte priateľa, aby vám pomohol, alebo mu ju prečítajte nahlas
3) Je pri oznamovaní štatistickej správy výhodnejšia písomná komunikácia.
Áno, písomná komunikácia je výhodnejšia v podrobnom rozpisovaní štatistických správ ako ústna komunikácia.
Odporúčanie
- Top 10 Dôležitosť písania eseje
- Online študentská príručka MBA
- Top 10 dôležitosti písacích schopností
- Tabuľka výsledkov GMAT za rok 2022: Všetko, čo potrebujete vedieť a tipy na jednoduché použitie
- Ako napísať výskumnú prácu bez plagiátorstva
záver
Moderné metódy textovej komunikácie pokročili, čo uľahčuje odosielanie správ pomocou digitálnych nástrojov.
Okrem toho každý zamestnávateľ oceňuje dobré a efektívne písomné komunikačné schopnosti. Každá spoločnosť, organizácia a jednotlivec sa diverzifikovali na používanie písomnej komunikácie.
Teraz môžete vidieť, že písomná komunikácia je dôležitou formou komunikácie.
Rozvíjanie tejto zručnosti je kľúčovým atribútom zamestnania. Podľa komunita NACE, vyše 75 % zamestnávateľov prijme uchádzača s dobre napísanými komunikačnými schopnosťami.
