Ena najzahtevnejših veščin je pisna komunikacijska veščina. To je nujna veščina, ki zahteva učinkovito uporabo pisnih simbolov, ki vključuje uporabo črk, abecede, ločil, presledkov itd. Ta članek vsebuje prednosti pisne komunikacije in tudi slabosti pisne komunikacije.
Proces pisanja je proces, ki se uporablja za posredovanje informacij in komuniciranje. Pisna komunikacija se lahko pošlje prek e-pošte, pisem, besedilnih sporočil, spletnih sporočil, časopisov, beležk, poročil, dnevnikov itd. Da bi bila komunikacija skozi pisanje učinkovita, mora biti to pisanje jedrnato.
Poleg tega je pisna komunikacija pogosto uporabljena oblika komuniciranja različnih organizacij in posameznikov. Učinkovitost pisnega sporočila pa je odvisna od izbire besed in kohezivnosti vsebine.
Kazalo
Kaj je pisna komunikacija?
Pisna komunikacija preprosto pomeni prenos ali izmenjavo informacij s pisnim sporočilom. To je najpogostejša oblika komunikacije, ki jo uporabljajo različna podjetja, strokovnjaki in posamezniki za posredovanje informacij.
Komunikacija je zelo pomemben del, ki ga potrebuje vsako podjetje za učinkovito poslovanje, pri čemer ima veliko vlogo pisna komunikacija.
Pisno komuniciranje lahko poteka ročno s pisanjem na papir ali elektronsko s sestavljanjem in pošiljanjem sporočil prek elektronske naprave.
Vrste pisnega komuniciranja
Spodaj so različne vrste pisne komunikacije:
- Sporočilo
- E-pošta
- Pismo
- Memo
- Predlogi
- Navodilo
- Časopisi
- bilten
- Brošura
- Faksov
- Vprašalniki
- Objave na spletnem dnevniku in tako naprej.
Poleg tega pisna komunikacija zahteva, da je kontekst tega pisanja podroben, natančen, jasen in ustrezen.
Poleg tega obstajajo prednosti in slabosti pisne komunikacije.
Prednosti pisne komunikacije
Spodaj je 15 prednosti pisne komunikacije:
1) Pošiljanje sporočil
Pisna komunikacija je idealna oblika pošiljanja sporočil, še posebej sporočil, ki zahtevajo reference. Poleg tega različna podjetja in strokovnjaki raje pošiljajo ali dokumentirajo sporočila, predloge in informacije v pisni obliki.
2) Prihodnja referenca
Pisno komunikacijo lahko shranite za prihodnjo uporabo. Večino pisnih informacij je mogoče posredovati večkrat. To je velika prednost pisne komunikacije.
3) Primerno za statistične podatke
To je prednost pisne komunikacije, ki pomaga pri posredovanju statističnih informacij v obliki grafikonov, diagramov ali slik.
Brez pisne komunikacije bo informacije v tej obliki morda težko posredovati ustno.
4) Uporaba za pravno dokumentacijo
Konec koncev je vsak dokument v pisni obliki. Dokumentacija je posredovanje informacij, sporočanje, razlaga ali navodilo postopka. Pravni dokumenti so vedno napisani in podpisani, da služijo kot dokaz ali referenca.
5) Preprosto pošiljanje več ljudem hkrati
Pisno komunikacijo lahko pošljete različnim osebam hkrati, da zmanjšate stres pri tipkanju številnih sporočil – npr. množično pošiljanje SMS-ov, oddajanje sporočil itd.
6) Ne zahteva fizičnega srečanja
S pošiljanjem sporočil v pisni obliki ne potrebujete fizičnega srečanja. Vsako informacijo je mogoče sporočiti in poslati kot besedilno ali pisno sporočilo.
7) Trajni prenos pooblastil
To je še posebej pomembno v velikih podjetjih, kjer je delegiranje odgovornosti bistveno.
Namesto nenehnega in neprekinjenega razpravljanja o nalogah z novimi delavci, se lahko novemu osebju zagotovi pisni dokument, ki vključuje pričakovane naloge, v pregled in pogoste reference.
8) Zagotavlja dokazilo
Pisni dokument se lahko uporabi kot dokaz ali dokaz, kadar je to potrebno. V primerih, ko pride do spora ali nesoglasja, se lahko kot dokaz uporabi pisni dokument ali izjava.
9) Splošno sprejemljivo
Pisna komunikacija je v veliki meri sprejeto sredstvo komunikacije, zlasti kadar gre za formalne namene.
10) Preprosto razumljivo
Vsakdo zelo enostavno razume pisne informacije, zlasti če so jedrnate in jasne.
11) Alternativna komunikacijska metoda
Pisna komunikacija se lahko uporablja kot alternativna metoda komunikacije, kadar je ustno komuniciranje lahko izziv.
13) Učinkovita komunikacija
Zaradi široke uporabe pisne komunikacije je učinkovita komunikacija dosegljiva. Vendar pa zahteva, da je kontekst jasen in neposreden do bistva.
14) Enostavno dostopen
Pisna lahko je edina oblika komunikacije, do katere je mogoče dostopati ne glede na čas ali obdobje uporabe. Z lahkoto lahko dobite dostop do informacij, ki so bile poslane že zdavnaj, če so bile zapisane in shranjene.
15) Enostaven za spreminjanje
Pisno komunikacijo je mogoče urejati, pripraviti in spremeniti, preden jo pošljete ljudem ali prejemniku.
Slabosti pisne komunikacije
Spodaj je 15 slabosti pisne komunikacije:
1) Zamuda pri pridobivanju odgovorov
Ena glavnih pomanjkljivosti pisne komunikacije je zamuda, ki jo boste verjetno dobili pri prejemu odgovora, zlasti v primerjavi z ustno komunikacijo.
Ta skupni dejavnik bi lahko povzročil komunikacijske ovire, zlasti kadar je potreben nujen odgovor prejemnika.
2) Vzemite si več časa za gradnjo
Največji izziv pri pisni komunikaciji je poraba časa pri sestavljanju teh sporočil. Tipkanje ali pisanje sporočil, pošiljanje in čakanje na odgovor prejemnika so dejavniki, ki omejujejo ali vplivajo na komunikacijo.
3) Ni učinkovito v nujnih primerih
Pisna komunikacija ni učinkovita oblika komunikacije v nujnih primerih. To je zato, ker morda ne bo mogoče dobiti nujnega odgovora.
4) Drago
Pisna komunikacija je v primerjavi z ustno komunikacijo precej draga. V tem primeru so potrebni materiali, ki lahko povzročijo velike stroške. npr. nakup računalnika, pisala ali papirja, odvisno od primera.
5) Zapleten stavek
Pisna komunikacija lahko vključuje niz zapletenih stavkov, zaradi katerih prejemnik težko razume namen ali namen sporočila.
Poleg tega je to velika pomanjkljivost pisne komunikacije.
6) Zamuda pri pridobivanju odobritve
Pridobivanje odobritve za pisni ali dokumentirani projekt lahko traja dlje časa. S tem izzivom se soočajo predvsem podjetja, delitelji podjetij, študenti ipd.
7) Neprimerno za nepismene
To je pomemben dejavnik pri komunikaciji. Da bi bila komunikacija učinkovita brez ovir, se pričakuje, da je dostopna vsem.
Pisna komunikacija pa ni dostopna vsem, še posebej tistim, ki ne znajo prebrati tistega, kar jim pisno sporočajo.
8) Brez neposredne komunikacije
Komunikacija z ljudmi včasih zahteva interakcijo iz oči v oči. Vendar to s pisno komunikacijo ni mogoče.
9) Zahteva veščine pisanja
Na splošno pisanje zahteva, da imate dobre pisne sposobnosti. Vendar je to pomanjkljivost pisne komunikacije; brez dobrih pisnih veščin nihče ne more uspešno komunicirati.
Komuniciranje ne more biti učinkovito, če ni prilagodljivih. Da bi bila komunikacija med pošiljateljem in prejemnikom učinkovita, se pričakuje, da bo prilagodljiva. pisnega dokumenta ni mogoče zlahka spremeniti in ni mogoč hiter odziv.
11) Napihnjene informacije
Pisne informacije so lahko prenapihnjene ali napačne; potreben je čas, da ugotovimo, ali je napisano pristno ali ne. Primeri informacij, ki jih je mogoče napihniti, so življenjepisi, spremna pisma itd.
Vendar lahko napihnjen ali lažen življenjepis in spremno pismo povzroči, da zaposleni ne dobijo zaposlitve, če se ugotovi, da so njihovi življenjepisi lažni.
12) Zamuda pri popravku napačne informacije
Zaradi dejstva, da pisni komunikaciji manjka komunikacija iz oči v oči, lahko popravljanje napak ali dezinformacij traja dlje časa, tudi če so prepoznane takoj.
13) Brez skrivnosti
S pisno komunikacijo ni skrivnosti; izpostavljen je vsakomur, ki ga zadeva. Poleg tega obstaja veliko tveganje za uhajanje informacij, kar je velika pomanjkljivost pisne komunikacije.
14) Ponavadi formalno
Pisna komunikacija običajno zveni formalno in težko se je postaviti v držo, da bi posredovali nekaj informacij. Primer je komunikacija, ki vključuje občutke in čustva; običajno je najbolje komunicirati iz oči v oči.
15) Napačna razlaga informacij
Obstaja velika verjetnost napačne interpretacije ali napačnega razumevanja pisnih informacij, še posebej, če sporočevalec ne more preprosto in jasno izraziti svojega sporočila.
Pogosta vprašanja o prednostih in slabostih pisne komunikacije
1) Zakaj je pisna komunikacija zelo priporočljiva?
Pisna komunikacija je zelo priporočljiva, ker je bolj natančna in se lahko uporablja za vodenje evidenc za reference.
2) Kako je mogoče izboljšati pisno komunikacijo?
Da bi izboljšali pisno komunikacijo, je treba sprejeti različne korake: to vključuje: Ugotovite, kaj želite doseči s sporočilom, zapišite svoje zamisli, naj bo tako preprosto, kot ga razumete, preberite in uredite, odstranite besedne stavke naj bo vaše sporočilo jasno in jedrnato, prosite prijatelja za pomoč ali mu/ji ga preberite na glas
3) Ali je pisna komunikacija ugodnejša pri sporočanju statističnega sporočila.
Da, pisna komunikacija je ugodnejša pri podrobnem statističnem sporočilu kot ustna komunikacija.
Priporočila
- Top 10 pomembnosti pisanja eseja
- Spletni študentski vodnik MBA
- Top 10 pomembnosti pisnih veščin
- Tabela rezultatov GMAT 2022: vse, kar morate vedeti in preprosti nasveti za uporabo
- Kako napisati raziskovalno nalogo brez plagiatorstva
zaključek
Sodobne besedilne komunikacijske metode so napredovale in olajšale pošiljanje sporočil z uporabo digitalnih instrumentov.
Poleg tega vsak delodajalec ceni dobre in učinkovite pisne komunikacijske veščine. Vsako podjetje, organizacija in posameznik se je razširil na uporabo pisnega komuniciranja.
Zdaj lahko vidite, da je pisna komunikacija pomembna oblika komunikacije.
Razvijanje te veščine je ključna lastnost za zaposlitev. Glede na skupnost NACE, več kot 75 % delodajalcev sprejme kandidata z dobro napisanimi komunikacijskimi veščinami.
