Një nga aftësitë më të kërkuara është aftësi komunikimi me shkrim. Është një aftësi e nevojshme që kërkon përdorimin efektiv të simboleve të shkrimit që përfshin përdorimin e shkronjave, alfabeteve, shenjave të pikësimit, hapësirave, etj. Ky artikull përmban avantazhet e komunikimit me shkrim si dhe disavantazhet e komunikimit me shkrim.
Procesi i të shkruarit është një proces që përdoret për të transmetuar informacion dhe për të komunikuar. Komunikimi me shkrim mund të dërgohet përmes postës elektronike, letrave, teksteve, mesazheve në internet, gazetave, memorandumeve, raporteve, revistave etj. Që komunikimi të jetë efektiv përmes shkrimit, një shkrim i tillë duhet të jetë konciz.
Për më tepër, komunikimi me shkrim është një formë komunikimi e përdorur gjerësisht nga organizata dhe individë të ndryshëm. Megjithatë, efektiviteti i një mesazhi të shkruar varet nga zgjedhja e fjalëve dhe koheziviteti i përmbajtjes.
Përmbajtje
Çfarë është komunikimi me shkrim?
Komunikimi me shkrim nënkupton thjesht transferimin ose shkëmbimin e informacionit përmes një mesazhi me shkrim. Kjo është forma më e zakonshme e komunikimit që përdoret nga biznese, profesionistë dhe individë të ndryshëm për të transmetuar informacion.
Komunikimi është një pjesë shumë e rëndësishme që i duhet çdo biznesi për të funksionuar në mënyrë efektive, ku një rol të madh luan komunikimi me shkrim.
Komunikimi me shkrim mund të bëhet manualisht duke shkruar në letër ose në mënyrë elektronike duke kompozuar dhe dërguar mesazhe nëpërmjet një pajisjeje elektronike.
Llojet e komunikimit me shkrim
Më poshtë janë llojet e ndryshme të komunikimit me shkrim:
- Mesazh me tekst
- Emails
- Letër
- Memorandum
- propozimet
- udhëzues
- Gazetat
- buletin
- Broshurë
- fakse
- pyetësorët
- Postimet në blog dhe kështu me radhë.
Për më tepër, komunikimi me shkrim kërkon që konteksti i atij shkrimi të jetë i detajuar, i saktë, i qartë dhe i përshtatshëm.
Për më tepër, ka avantazhe dhe disavantazhe të komunikimit me shkrim.
Përparësitë e komunikimit me shkrim
Më poshtë janë 15 avantazhet e komunikimit me shkrim:
1) Dërgimi i mesazheve
Komunikimi me shkrim është një formë ideale e dërgimit të mesazheve, veçanërisht mesazheve që kërkojnë referenca. Për më tepër, kompani dhe profesionistë të ndryshëm preferojnë të dërgojnë ose dokumentojnë mesazhe, propozime dhe informacione në formë të shkruar.
2) Referenca e së ardhmes
Komunikimi me shkrim mund të mbahet për referencë në të ardhmen. Shumica e informacioneve të shkruara mund të transmetohen në mënyrë të përsëritur. Ky është një avantazh i madh i komunikimit me shkrim.
3) I përshtatshëm për informacion statistikor
Ky është një avantazh i komunikimit me shkrim që ndihmon në përcjelljen e informacionit statistikor në formën e grafikëve, diagrameve ose figurave.
Pa komunikim me shkrim, informacioni në këtë formë mund të jetë i vështirë për t'u transmetuar gojarisht.
4) Përdorimi për dokumentacion ligjor
Përfundimisht, çdo dokument është në një formë të shkruar. Dokumentacioni është kalimi i informacionit, komunikimi, shpjegimi ose udhëzimi i një procedure. Dokumentet ligjore gjithmonë shkruhen dhe nënshkruhen në mënyrë që të shërbejnë si provë ose referencë.
5) Lehtë për t'u dërguar shumë njerëzve në të njëjtën kohë
Komunikimi me shkrim mund t'u dërgohet njerëzve të ndryshëm në të njëjtën kohë për të reduktuar stresin e shtypjes së mesazheve të shumta - p.sh. dërgimi i SMS me shumicë, mesazhet e transmetimit, etj.
6) Nuk kërkon një takim fizik
Duke dërguar mesazhe në formë të shkruar, nuk keni nevojë për një takim fizik. Çdo pjesë e informacionit mund të komunikohet dhe dërgohet si një mesazh me tekst ose me shkrim.
7) Delegimi i përhershëm i autoriteteve
Kjo është veçanërisht e rëndësishme në bizneset e mëdha ku delegimi i përgjegjësive është thelbësor.
Në vend që të diskutoni vazhdimisht dhe vazhdimisht detyrat me punëtorët e rinj, një dokument me shkrim që përfshin detyrat e pritshme mund t'i jepet stafit të ri për shqyrtim dhe referencë të shpeshtë.
8) Ofron prova
Një dokument me shkrim mund të përdoret për të siguruar prova ose prova kur është e nevojshme. Në rastet kur ka një mosmarrëveshje ose mosmarrëveshje, një dokument ose deklaratë me shkrim mund të përdoret për të komunikuar prova.
9) Gjerësisht e pranueshme
Komunikimi me shkrim është një mjet komunikimi i pranuar gjerësisht, veçanërisht kur është për qëllime formale.
10) Kuptohet lehtësisht
Është shumë e lehtë për këdo që të kuptojë informacionin e shkruar, veçanërisht kur ai është konciz dhe i qartë.
11) Metoda alternative e komunikimit
Komunikimi me shkrim mund të përdoret si një metodë alternative e komunikimit kur mund të jetë e vështirë të komunikosh me gojë.
13) Komunikimi efektiv
Për shkak të përdorimit të gjerë të komunikimit me shkrim, komunikimi efektiv është i arritshëm. Megjithatë, ajo kërkon që konteksti të jetë i qartë dhe i drejtpërdrejtë në pikën.
14) Lehtësisht i arritshëm
Kutia me shkrim është forma e vetme e komunikimit që mund të arrihet pavarësisht nga koha ose periudha që është përdorur. Ju mund të merrni lehtësisht akses në informacionin që është dërguar shumë kohë më parë me kusht që të jetë shkruar dhe mbajtur.
15) Lehtë për tu modifikuar
Komunikimi i shkruar mund të modifikohet, hartohet dhe modifikohet përpara se t'u dërgohet njerëzve ose marrësit.
Disavantazhet e komunikimit me shkrim
Më poshtë janë 15 disavantazhet e komunikimit me shkrim:
1) Vonesa në marrjen e përgjigjeve
Një disavantazh i madh i komunikimit me shkrim është vonesa që ndoshta do të merrni për të marrë një përgjigje, veçanërisht kur krahasohet me komunikimin gojor.
Ky faktor i përbashkët mund të çojë në barriera komunikimi, veçanërisht kur nevojitet një përgjigje urgjente nga marrësi.
2) Merrni më shumë kohë për të ndërtuar
Sfida kryesore me të cilën përballet komunikimi me shkrim është harxhimi i kohës në hartimin e këtyre mesazheve. Shkrimi ose shkrimi i mesazheve, dërgimi si dhe pritja që marrësi të përgjigjet janë faktorë që kufizojnë ose ndikojnë në komunikimin.
3) Jo efektive për një emergjencë
Komunikimi me shkrim nuk është një formë efektive e komunikimit në raste urgjence. Kjo për shkak se marrja e një përgjigje urgjente mund të mos jetë e realizueshme.
4) I shtrenjtë
Komunikimi me shkrim është mjaft i shtrenjtë në krahasim me komunikimin me gojë. Në këtë rast, ajo kërkon materiale që mund të kenë një kosto të madhe. p.sh. marrja e një kompjuteri, stilolapsi ose letre, sipas rastit.
5) Fjali e ndërlikuar
Komunikimi me shkrim mund të përfshijë një sërë fjalish komplekse që e bëjnë të vështirë për marrësin të kuptojë qëllimin ose qëllimin e mesazhit.
Për më tepër, ky është një disavantazh i madh i komunikimit me shkrim.
6) Vonesa në marrjen e miratimit
Marrja e miratimit për një projekt të shkruar ose të dokumentuar mund të marrë një kohë më të gjatë. Kjo sfidë përballet kryesisht nga kompanitë, ndarësit e bizneseve, studentët etj.
7) I papërshtatshëm për analfabetët
Ky është një faktor i rëndësishëm në komunikim. Që komunikimi të jetë efektiv pa asnjë pengesë, pritet të jetë i aksesueshëm për të gjithë.
Megjithatë, komunikimi me shkrim nuk është i aksesueshëm për të gjithë, veçanërisht për ata që nuk mund të lexojnë atë që u komunikohet përmes shkrimit.
8) Nuk ka komunikim të drejtpërdrejtë
Komunikimi me njerëzit ndonjëherë mund të kërkojë ndërveprim fytyrë-fytyrë. Megjithatë, kjo nuk është e mundur me komunikim me shkrim.
9) Kërkon aftësi shkrimi
Në përgjithësi, të shkruarit kërkon që të keni aftësi të mira shkrimi. Megjithatë, ky është një disavantazh me komunikimin me shkrim; pa aftësi të mira të të shkruarit, askush nuk mund të komunikojë me sukses.
Komunikimi nuk mund të jetë efektiv nëse nuk ka fleksibilitet. Në të tjera, që komunikimi ndërmjet dërguesit dhe marrësit të jetë efektiv, pritet që ai të jetë fleksibël. p.sh. një dokument i shkruar nuk mund të ndryshohet lehtë dhe një përgjigje e menjëhershme nuk është e mundur.
11) Informacion i fryrë
Informacioni i shkruar mund të jetë i fryrë ose i pasaktë; duhet kohë për të përcaktuar nëse ajo që është shkruar është e vërtetë apo jo. Shembuj informacioni që mund të shtohen janë rezymetë, letrat motivuese etj.
Megjithatë, një rezyme dhe letër motivuese e fryrë ose e rreme mund të rezultojë që punonjësit të mos marrin një punë nëse rezymetë e tyre identifikohen të jenë false.
12) Vonesa në korrigjimin e një dezinformimi
Për shkak të faktit se komunikimit me shkrim i mungon komunikimi me fytyrë, gabimet ose dezinformatat mund të kërkojnë një kohë më të gjatë për t'u korrigjuar edhe nëse identifikohen menjëherë.
13) Asnjë fshehtësi
Nuk ka fshehtësi me komunikimin me shkrim; i ekspozohet kujtdo me të cilin është i interesuar. Për më tepër, ekziston një rrezik i lartë i rrjedhjes së informacionit që është një disavantazh i madh i komunikimit të shkruar.
14) Zakonisht formale
Komunikimi me shkrim zakonisht tingëllon formal dhe i vështirë për t'u bërë qëndrim për të përcjellë disa informacione. Një shembull është një komunikim që përfshin ndjenja dhe emocione; zakonisht komunikohet më së miri fytyrë-fytyrë.
15) Keqinterpretimi i informacionit
Ekziston një shans i madh për keqinterpretim ose keqkuptim të informacionit të shkruar, veçanërisht kur komunikuesi nuk mund ta shprehë lehtë dhe qartë mesazhin e tij.
Pyetjet e bëra shpesh në lidhje me avantazhet dhe disavantazhet e komunikimit me shkrim
1) Pse rekomandohet shumë komunikimi me shkrim?
Komunikimi me shkrim rekomandohet shumë sepse është më i saktë dhe mund të përdoret për të mbajtur shënime për referenca.
2) Si mund të përmirësohet komunikimi me shkrim?
Epo, ka hapa të ndryshëm që duhen ndërmarrë për të përmirësuar komunikimin me shkrim: kjo përfshin: Zbuloni se çfarë dëshironi të arrini me mesazhin, shënoni idetë tuaja, mbajeni sa më të thjeshtë që mund ta kuptoni, lexoni dhe redaktoni, hiqni fjalitë me fjalë bëje mesazhin tënd të qartë dhe konciz, kërkoji një shoku që ta ndihmojë ose lexoje me zë të lartë atij/asaj
3) A është komunikimi me shkrim më i favorshëm në komunikimin e një mesazhi statistikor.
Po, komunikimi me shkrim është më i favorshëm në detajimin e mesazheve statistikore sesa komunikimi me gojë.
Rekomandime
- Top 10 Rëndësia e të shkruarit të esesë
- Udhëzuesi Online i Studentëve MBA
- Top 10 Rëndësia e aftësive të të shkruarit
- Grafiku i rezultateve GMAT 2022: Gjithçka që duhet ditur dhe këshilla të lehta për përdorim
- Si të shkruani një punim kërkimor pa plagjiaturë
Përfundim
Metodat moderne të komunikimit tekstual kanë avancuar, duke e bërë më të lehtë dërgimin e mesazheve duke përdorur instrumente dixhitale.
Për më tepër, çdo punëdhënës vlerëson aftësitë e mira dhe efektive të komunikimit me shkrim. Çdo kompani, organizatë dhe individ është diversifikuar në përdorimin e komunikimit me shkrim.
Tani mund të shihni se komunikimi me shkrim është një formë e rëndësishme e komunikimit.
Zhvillimi i kësaj aftësie është një atribut kyç për punësim. Sipas komuniteti NACE, mbi 75% e punëdhënësve pranojnë një aplikant me aftësi komunikimi të shkruara mirë.
