Једна од најзахтевнијих вештина је вештина писмене комуникације. То је неопходна вештина која захтева ефикасну употребу симбола за писање, што укључује употребу слова, абецеде, знакова интерпункције, размака и тако даље. Овај чланак садржи предности писмене комуникације као и недостатке писмене комуникације.
Процес писања је процес који се користи за преношење информација и комуникацију. Писана комуникација се може послати путем е-поште, писама, текстова, онлајн порука, новина, белешки, извештаја, часописа итд. Да би комуникација била ефикасна кроз писање, такво писање треба да буде сажето.
Поред тога, писмена комуникација је широко коришћен облик комуникације од стране различитих организација и појединаца. Међутим, ефикасност писане поруке зависи од избора речи и кохезивности садржаја.
Преглед садржаја
Шта је писана комуникација?
Писана комуникација једноставно значи пренос или размену информација путем писане поруке. Ово је најчешћи облик комуникације који користе различита предузећа, професионалци и појединци за преношење информација.
Комуникација је веома битан део који је сваком предузећу потребан да би ефикасно пословао, а писана комуникација игра велику улогу.
Писана комуникација се може обављати ручно писањем на папиру или електронским састављањем и слањем порука путем електронског уређаја.
Врсте писмене комуникације
Испод су различите врсте писмене комуникације:
- Текстуална порука
- Е-маил адресе
- писмо
- Меморандум
- Предлози
- Упутство
- Новине
- Билтен
- Брошура
- Факсови
- upitnici
- Блог постови и тако даље.
Поред тога, писмена комуникација захтева да контекст тог писања буде детаљан, тачан, јасан и прикладан.
Штавише, постоје предности и недостаци писмене комуникације.
Предности писане комуникације
Испод је 15 предности писмене комуникације:
1) Слање порука
Писмена комуникација је идеалан облик слања порука, посебно порука које захтевају референце. Штавише, разне компаније и професионалци више воле да шаљу или документују поруке, предлоге и информације у писаној форми.
2) Будућа референца
Писана комуникација се може сачувати за будућу употребу. Већина писаних информација може се преносити више пута. Ово је главна предност писмене комуникације.
3) Погодно за статистичке информације
Ово је предност писмене комуникације која помаже у преношењу статистичких информација у облику графикона, дијаграма или слика.
Без писмене комуникације, информације у овом облику би могле бити тешко усмено пренети.
4) Користити за правну документацију
На крају, сваки документ је у писаној форми. Документација је преношење информација, комуницирање, објашњавање или упућивање процедуре. Правни папири се увек записују и потписују како би послужили као доказ или референца.
5) Лако се шаље многим људима у исто време
Писана комуникација се може послати различитим људима у исто време како би се смањио стрес приликом куцања бројних порука—нпр. слање масовних СМС-ова, емитованих порука итд.
6) Не захтева физички састанак
Слањем порука у писаној форми није вам потребан физички састанак. Свака информација се може пренети и послати као текстуална или писана порука.
7) Трајно делегирање овлашћења
Ово је посебно важно у великим предузећима где је делегирање одговорности од суштинског значаја.
Уместо сталног и континуираног разговора о задацима са новим радницима, писани документ који укључује очекиване дужности може се дати новом особљу на преглед и честу референцу.
8) Пружа доказ
Писани документ се може користити за пружање доказа или доказа када је то потребно. У случајевима када постоји спор или неслагање, писани документ или изјава се могу користити за саопштавање доказа.
9) Широко прихватљиво
Писана комуникација је широко прихваћено средство комуникације, посебно када је у формалне сврхе.
10) Лако разумљиво
Свакоме је веома лако да разуме писану информацију, посебно када је концизна и јасна.
11) Алтернативни начин комуникације
Писана комуникација се може користити као алтернативни метод комуникације када може бити изазов за усмено комуницирање.
13) Ефикасна комуникација
Због широке употребе писмене комуникације, ефикасна комуникација је достижна. Међутим, потребно је да контекст буде јасан и директан у ствар.
14) Лако доступан
Писана лименка је једини облик комуникације којем се може приступити без обзира на време или период када је коришћена. Лако можете приступити информацијама које су давно послате под условом да су написане и сачуване.
15) Лако се мења
Писана комуникација се може уређивати, израдити и модификовати пре него што се пошаље људима или примаоцу.
Недостаци писмене комуникације
Испод је 15 недостатака писмене комуникације:
1) Кашњење у добијању одговора
Један од главних недостатака писмене комуникације је кашњење које ћете вероватно добити у добијању одговора, посебно у поређењу са усменом комуникацијом.
Овај уобичајени фактор може довести до комуникацијских баријера, посебно када је потребан хитан одговор од примаоца.
2) Одвојите више времена за изградњу
Највећи изазов са којим се суочава писана комуникација је утрошак времена на састављање ових порука. Куцање или писање порука, слање као и чекање да прималац одговори су фактори који ограничавају или утичу на комуникацију.
3) Није ефикасан у хитним случајевима
Писмена комуникација није ефикасан облик комуникације у хитним случајевима. То је зато што добијање хитног одговора можда неће бити изводљиво.
4) Скупо
Писмена комуникација је прилично скупа у поређењу са усменом комуникацијом. У овом случају, потребни су материјали који могу изазвати огромне трошкове. нпр. добијање компјутера, оловке или папира, у зависности од случаја.
5) Сложена реченица
Писана комуникација може укључивати низ сложених реченица које отежавају примаоцу да разуме намеру или сврху поруке.
Штавише, ово је велики недостатак писмене комуникације.
6) Кашњење у добијању одобрења
Добијање одобрења за писани или документовани пројекат може потрајати дуже. Са овим изазовом се углавном суочавају компаније, пословне партиције, студенти и тако даље.
7) Неподобно за неписмене
Ово је важан фактор у комуникацији. Да би комуникација била ефикасна без икаквих препрека, очекује се да буде доступна свима.
Међутим, писана комуникација није доступна свима, посебно онима који не могу да прочитају оно што им се саопштава писменим путем.
8) Нема директне комуникације
Комуникација са људима понекад може захтевати интеракцију лицем у лице. Међутим, то није могуће уз писмену комуникацију.
9) То захтева вештину писања
Генерално, писање захтева да имате добре вештине писања. Међутим, ово је недостатак писмене комуникације; без добрих вештина писања, нико не може успешно да комуницира.
Комуникација не може бити ефикасна ако нема флексибилности. С друге стране, да би комуникација између пошиљаоца и примаоца била ефикасна, очекује се да буде флексибилна. нпр. писани документ се не може лако променити и брз одговор није могућ.
11) Надуване информације
Писана информација може бити надувана или нетачна; потребно је време да се утврди да ли је оно што је написано истинито или не. Примери информација које се могу надувати су биографије, пропратна писма и тако даље.
Међутим, надувани или лажни животопис и пропратно писмо могу довести до тога да запослени не добију посао ако се утврди да су њихови животописи лажни.
12) Кашњење у исправљању дезинформација
Због чињенице да писменој комуникацији недостаје комуникација лицем у лице, грешке или дезинформације могу потрајати дуже да се исправе чак и ако се одмах идентификују.
13) Без тајности
Код писмене комуникације нема тајности; изложено је свакоме с ким се тиче. Штавише, постоји велики ризик од цурења информација што је велики недостатак писмене комуникације.
14) Обично формално
Писана комуникација обично звучи формално и тешко се поставља да би се пренела нека информација. Пример је комуникација која укључује осећања и емоције; обично се најбоље комуницира лицем.
15) Погрешно тумачење информација
Велика је вероватноћа погрешног тумачења или неразумевања писаних информација, посебно када комуникатор не може лако и јасно да изрази своју поруку.
Често постављана питања о предностима и недостацима писмене комуникације
1) Зашто се писмена комуникација веома препоручује?
Писана комуникација је веома препоручљива јер је прецизнија и може се користити за вођење евиденције за референце.
2) Како се може побољшати писмена комуникација?
Па, постоје различити кораци које треба предузети да бисте побољшали писану комуникацију: ово укључује: сазнајте шта желите да постигнете поруком, запишите своје идеје, нека буде што једноставнија колико можете да разумете, читајте и уређујте, уклоните речи које су речи нека ваша порука буде јасна и концизна, замолите пријатеља да вам помогне или му је прочитајте наглас
3) Да ли је писмена комуникација повољнија у преношењу статистичке поруке.
Да, писмена комуникација је кориснија у детаљном опису статистичких порука него усменој.
Препоруке
- Топ 10 важности писања есеја
- МБА онлајн водич за студенте
- 10 најважнијих вештина писања
- Табела ГМАТ резултата за 2022: Све што треба знати и савети за лаку употребу
- Како написати истраживачки рад без плагијата
Zakljucak
Модерне текстуалне методе комуникације су напредовале, олакшавајући слање порука коришћењем дигиталних инструмената.
Штавише, сваки послодавац цени добре и ефикасне вештине писмене комуникације. Свака компанија, организација и појединац су се диверзификовали у употребу писане комуникације.
Сада можете видети да је писмена комуникација важан облик комуникације.
Развијање ове вештине је кључни атрибут за запошљавање. Према НАЦЕ заједница, преко 75% послодаваца прихвата кандидата са добро написаним комуникацијским вештинама.
