หนึ่งในทักษะที่มีความต้องการสูงที่สุดคือ ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นทักษะที่จำเป็นที่ต้องใช้การเขียนสัญลักษณ์อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการใช้ตัวอักษร ตัวอักษร เครื่องหมายวรรคตอน การเว้นวรรค และอื่นๆ บทความนี้ประกอบด้วยข้อดีของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและข้อเสียของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
กระบวนการเขียนเป็นกระบวนการที่ใช้ในการส่งข้อมูลและสื่อสาร การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถส่งผ่านอีเมล จดหมาย ข้อความออนไลน์ หนังสือพิมพ์ บันทึกช่วยจำ รายงาน วารสาร และอื่นๆ เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพด้วยการเขียน การเขียนนั้นควรมีความกระชับ
นอกจากนี้ การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันอย่างแพร่หลายโดยองค์กรและบุคคลต่างๆ อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพของข้อความที่เขียนขึ้นกับการเลือกคำและความสอดคล้องของเนื้อหา
สารบัญ
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร?
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรหมายถึงการถ่ายโอนหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร นี่เป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันทั่วไปโดยธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญ และบุคคลต่างๆ เพื่อถ่ายทอดข้อมูล
การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งที่ทุกธุรกิจต้องการเพื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีบทบาทอย่างมาก
การสื่อสารด้วยการเขียนสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยการเขียนบนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการเขียนและส่งข้อความผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
ประเภทของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ด้านล่างนี้คือประเภทของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร:
- ข้อความ
- อีเมล
- จดหมาย
- บันทึก
- ข้อเสนอ
- ด้วยมือ
- หนังสือพิมพ์
- แถลงการณ์
- โบรชัวร์
- โทรสาร
- แบบสอบถาม
- โพสต์บล็อกและอื่น ๆ
นอกจากนี้ การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรยังต้องการให้บริบทของงานเขียนมีรายละเอียด ถูกต้อง ชัดเจน และเหมาะสม
นอกจากนี้ยังมีข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อดีของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ด้านล่างนี้คือข้อดี 15 ข้อของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร:
1) การส่งข้อความ
การสื่อสารด้วยการเขียนเป็นรูปแบบการส่งข้อความในอุดมคติ โดยเฉพาะข้อความที่ต้องมีการอ้างอิง นอกจากนี้ บริษัทและผู้เชี่ยวชาญต่างๆ ต้องการส่งหรือจัดทำเอกสารข้อความ ข้อเสนอ และข้อมูลในรูปแบบลายลักษณ์อักษร
2) การอ้างอิงในอนาคต
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถเก็บไว้ใช้อ้างอิงได้ในอนาคต ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรส่วนใหญ่สามารถส่งซ้ำได้ นี่เป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
3) เหมาะสำหรับข้อมูลสถิติ
นี่เป็นข้อดีของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่ช่วยในการถ่ายทอดข้อมูลทางสถิติในรูปแบบแผนภูมิ ไดอะแกรม หรือรูปภาพ
หากไม่มีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ข้อมูลในรูปแบบนี้อาจถ่ายทอดผ่านปากเปล่าได้ยาก
4) ใช้สำหรับเอกสารทางกฎหมาย
ในที่สุด เอกสารทุกฉบับจะเป็นลายลักษณ์อักษร เอกสารกำลังส่งข้อมูล สื่อสาร อธิบาย หรือสั่งขั้นตอน เอกสารทางกฎหมายจะถูกเขียนและลงนามเสมอเพื่อใช้เป็นหลักฐานหรือข้อมูลอ้างอิง
5) ง่ายต่อการส่งไปยังหลาย ๆ คนในแต่ละครั้ง
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถส่งข้ามไปยังบุคคลต่างๆ ได้ในเวลาเดียวกัน เพื่อลดความเครียดในการพิมพ์ข้อความจำนวนมาก เช่น การส่ง SMS จำนวนมาก การออกอากาศข้อความ และอื่นๆ
6) ไม่ต้องมีการประชุมทางกายภาพ
โดยการส่งข้อความในรูปแบบลายลักษณ์อักษร คุณไม่จำเป็นต้องมีการประชุมทางกายภาพ ข้อมูลทุกชิ้นสามารถสื่อสารและส่งเป็นข้อความหรือข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร
7) การมอบอำนาจที่ยั่งยืน
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจขนาดใหญ่ที่การมอบหมายความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญ
แทนที่จะหารือเกี่ยวกับงานกับพนักงานใหม่อย่างต่อเนื่องและต่อเนื่อง เราสามารถจัดเตรียมเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงหน้าที่ที่คาดหวังให้กับพนักงานใหม่เพื่อตรวจสอบและอ้างอิงบ่อยๆ
8) ให้หลักฐาน
เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถนำมาใช้เพื่อให้หลักฐานหรือหลักฐานเมื่อจำเป็น ในกรณีที่มีข้อพิพาทหรือข้อขัดแย้ง สามารถใช้เอกสารหรือคำแถลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อสื่อสารการพิสูจน์ได้
9) เป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวาง
การสื่อสารด้วยการเขียนเป็นวิธีการสื่อสารที่ยอมรับกันเป็นส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่เป็นทางการ
10) เข้าใจได้ง่าย
มันง่ายมากสำหรับทุกคนที่จะเข้าใจข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความกระชับและชัดเจน
11) วิธีการสื่อสารทางเลือก
การสื่อสารด้วยการเขียนสามารถใช้เป็นวิธีการสื่อสารทางเลือกเมื่อการสื่อสารด้วยวาจาอาจเป็นเรื่องยาก
13) การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
เนื่องจากมีการใช้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างแพร่หลาย การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงเกิดขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม ต้องมีบริบทที่ชัดเจนและตรงประเด็น
14) เข้าถึงได้ง่าย
เขียนได้เป็นรูปแบบเดียวของการสื่อสารที่สามารถเข้าถึงได้โดยไม่คำนึงถึงเวลาหรือระยะเวลาที่ใช้ คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ส่งไปเมื่อนานมาแล้วได้โดยง่าย หากเขียนและเก็บรักษาไว้
15) ง่ายต่อการปรับเปลี่ยน
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถแก้ไข ร่าง และแก้ไขก่อนส่งออกไปยังบุคคลหรือผู้รับ
ข้อเสียของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ด้านล่างนี้คือข้อเสีย 15 ข้อของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร:
1) ความล่าช้าในการรับคำตอบ
ข้อเสียที่สำคัญอย่างหนึ่งของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคือความล่าช้าที่คุณอาจได้รับในการตอบกลับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเทียบกับการสื่อสารด้วยวาจา
ปัจจัยร่วมนี้อาจนำไปสู่อุปสรรคในการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจำเป็นต้องมีการตอบสนองอย่างเร่งด่วนจากผู้รับ
2) ใช้เวลามากขึ้นในการสร้าง
ความท้าทายหลักที่ต้องเผชิญในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคือการเสียเวลาในการเขียนข้อความเหล่านี้ การพิมพ์หรือเขียนข้อความ การส่ง และการรอให้ผู้รับตอบกลับเป็นปัจจัยที่จำกัดหรือส่งผลต่อการสื่อสาร
3) ไม่มีผลในกรณีฉุกเฉิน
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ใช่รูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในกรณีฉุกเฉิน เนื่องจากอาจไม่ได้รับการตอบสนองอย่างเร่งด่วน
4) ราคาแพง
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีราคาแพงมากเมื่อเทียบกับการสื่อสารด้วยวาจา ในกรณีนี้ต้องใช้วัสดุที่อาจมีค่าใช้จ่ายสูง เช่น รับคอมพิวเตอร์ ปากกา หรือกระดาษ แล้วแต่กรณี
5) ประโยคที่ซับซ้อน
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจเกี่ยวข้องกับชุดประโยคที่ซับซ้อนซึ่งทำให้ผู้รับเข้าใจเจตนาหรือวัตถุประสงค์ของข้อความได้ยาก
นอกจากนี้ นี่เป็นข้อเสียเปรียบที่สำคัญของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
6) ความล่าช้าในการได้รับการอนุมัติ
การขออนุมัติสำหรับโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือจัดทำเป็นเอกสารอาจใช้เวลานานกว่านั้น ความท้าทายนี้ส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับบริษัท ผู้แบ่งธุรกิจ นักศึกษา และอื่นๆ
7) ไม่เหมาะที่จะไม่รู้หนังสือ
นี่เป็นปัจจัยสำคัญในการสื่อสาร เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพโดยไม่มีอุปสรรคใด ๆ คาดว่าทุกคนจะสามารถเข้าถึงได้
อย่างไรก็ตาม ทุกคนไม่สามารถสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่สามารถอ่านสิ่งที่สื่อสารถึงพวกเขาผ่านการเขียนได้
8) ไม่มีการสื่อสารโดยตรง
การสื่อสารกับผู้คนในบางครั้งอาจต้องใช้การโต้ตอบแบบเห็นหน้า อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้เป็นไปไม่ได้ด้วยการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
9) ต้องใช้ทักษะการเขียน
โดยทั่วไป การเขียนต้องการให้คุณมีทักษะการเขียนที่ดี อย่างไรก็ตาม นี่เป็นข้อเสียของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ถ้าไม่มีทักษะการเขียนที่ดี ไม่มีใครสามารถสื่อสารได้สำเร็จ
การสื่อสารจะไม่ได้ผลหากไม่มีความยืดหยุ่น ในด้านอื่น ๆ เพื่อให้การสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพก็คาดว่ามีความยืดหยุ่น เช่น เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายและไม่สามารถตอบสนองได้ทันท่วงที
11) ข้อมูลที่สูงเกินจริง
ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจสูงเกินจริงหรือไม่ถูกต้อง ต้องใช้เวลาในการพิจารณาว่าสิ่งที่เขียนนั้นเป็นของแท้หรือไม่ ตัวอย่างของข้อมูลที่สามารถขยายได้ เช่น ประวัติย่อ จดหมายปะหน้า และอื่นๆ
อย่างไรก็ตาม ประวัติย่อและจดหมายสมัครงานที่สูงเกินจริงหรือเท็จอาจส่งผลให้พนักงานไม่ได้งานหากพบว่าประวัติย่อของพวกเขาเป็นเท็จ
12) ความล่าช้าในการแก้ไขข้อมูลที่ผิด
เนื่องจากการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรขาดการสื่อสารแบบเห็นหน้า ข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ผิดอาจใช้เวลานานในการแก้ไขแม้ว่าจะระบุได้ทันทีก็ตาม
13) ไม่มีความลับ
ไม่มีความลับในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร มันเปิดเผยต่อทุกคนที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ ยังมีความเสี่ยงสูงที่ข้อมูลจะรั่วไหล ซึ่งเป็นข้อเสียที่สำคัญของการเขียนการสื่อสาร
14) มักจะเป็นทางการ
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมักจะฟังดูเป็นทางการและยากที่จะทำท่าทางเพื่อถ่ายทอดข้อมูลบางอย่าง ตัวอย่างคือการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับความรู้สึกและอารมณ์ มันมักจะเป็นใบหน้าที่สื่อสารได้ดีที่สุด
15) การตีความข้อมูลผิดพลาด
มีโอกาสสูงที่จะตีความผิดหรือเข้าใจผิดเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้สื่อสารไม่สามารถแสดงข้อความได้อย่างง่ายดายและชัดเจน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
1) เหตุใดจึงแนะนำให้สื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ขอแนะนำอย่างยิ่งให้สื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร เนื่องจากมีความแม่นยำมากกว่า และสามารถใช้เพื่อเก็บบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงได้
2) จะปรับปรุงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้อย่างไร?
มีขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องทำเพื่อปรับปรุงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึง: ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยข้อความ จดความคิดของคุณ ทำให้มันง่ายที่สุดเท่าที่คุณจะเข้าใจในการอ่านและแก้ไข ลบประโยคที่ใช้ถ้อยคำ ทำให้ข้อความของคุณชัดเจนและรัดกุม ขอให้เพื่อนช่วยหรืออ่านออกเสียงให้เขา/เธอฟัง
3) การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีประโยชน์มากกว่าในการสื่อสารข้อความทางสถิติ
ใช่ การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีประโยชน์มากกว่าในการแสดงรายละเอียดข้อความทางสถิติมากกว่าการสื่อสารด้วยวาจา
แนะนำ
- สิ่งสำคัญ 10 อันดับแรกของการเขียนเรียงความ
- คู่มือนักศึกษา MBA ออนไลน์
- 10 อันดับแรกที่สำคัญของทักษะการเขียน
- ตารางคะแนน GMAT ปี 2022: ข้อควรรู้และเคล็ดลับการใช้งานที่ง่ายทั้งหมด
- เขียนบทความวิจัยอย่างไรไม่ให้ลอกเลียนแบบ
สรุป
วิธีการสื่อสารด้วยข้อความสมัยใหม่มีความก้าวหน้า ทำให้ง่ายต่อการส่งข้อความโดยใช้เครื่องมือดิจิทัล
นอกจากนี้ นายจ้างทุกรายให้ความสำคัญกับทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ดีและมีประสิทธิผล บริษัท องค์กรและบุคคลทุกแห่งมีความหลากหลายในการใช้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ตอนนี้คุณสามารถเห็นได้ว่าการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่สำคัญ
การพัฒนาทักษะนี้เป็นคุณลักษณะสำคัญสำหรับการจ้างงาน ให้เป็นไปตาม ชุมชน NACEนายจ้างมากกว่า 75% ยอมรับผู้สมัครที่มีทักษะในการสื่อสารเป็นอย่างดี
