Однією з найвимогливіших навичок є навичка письмового спілкування. Це необхідна навичка, яка вимагає ефективного використання письмових символів, включаючи використання літер, алфавітів, знаків пунктуації, пробілів тощо. Ця стаття містить переваги письмового спілкування, а також його недоліки.
Процес письма – це процес, який використовується для передачі інформації та спілкування. Письмові повідомлення можна надсилати через електронні листи, листи, текстові повідомлення, онлайн-повідомлення, газети, записки, звіти, журнали тощо. Щоб письмове спілкування було ефективним, таке письмо має бути лаконічним.
Крім того, письмове спілкування є широко використовуваною формою спілкування різними організаціями та окремими особами. Проте ефективність письмового повідомлення залежить від підбору слів і зв’язності змісту.
Зміст
Що таке письмове спілкування?
Письмове спілкування означає просто передачу або обмін інформацією через письмове повідомлення. Це найпоширеніша форма зв’язку, яка використовується різними підприємствами, професіоналами та окремими особами для передачі інформації.
Комунікація є дуже важливою частиною, яка потрібна кожному бізнесу для ефективної роботи, серед яких письмове спілкування відіграє велику роль.
Письмова комунікація може здійснюватися вручну шляхом написання на папері або в електронному вигляді шляхом створення та надсилання повідомлень через електронний пристрій.
Види письмового спілкування
Нижче наведено різні типи письмового спілкування:
- Текстове повідомлення
- Листи
- лист
- Меморандум
- Пропозиції
- Мануал
- Газети
- Бюлетень
- Брошура
- Факси
- Анкети
- Пости в блогах і так далі.
Крім того, письмове повідомлення вимагає, щоб контекст цього листа був детальним, точним, зрозумілим і відповідним.
Крім того, є переваги та недоліки письмового спілкування.
Переваги письмового спілкування
Нижче наведено 15 переваг письмового спілкування:
1) Відправлення повідомлень
Письмове спілкування є ідеальною формою надсилання повідомлень, особливо повідомлень, які вимагають посилань. Крім того, різні компанії та професіонали вважають за краще надсилати або документувати повідомлення, пропозиції та інформацію в письмовій формі.
2) Майбутнє посилання
Письмове повідомлення можна зберегти для використання в майбутньому. Більшість письмової інформації можна передавати повторно. Це головна перевага письмового спілкування.
3) Підходить для статистичної інформації
Це перевага письмового спілкування, яке допомагає передавати статистичну інформацію у формі діаграм, діаграм або зображень.
Без письмового спілкування інформацію в такій формі може бути важко передати в усній формі.
4) Використання для юридичної документації
Зрештою, кожен документ має письмову форму. Документування — це передача інформації, повідомлення, пояснення або вказівки щодо процедури. Юридичні документи завжди записуються та підписуються, щоб служити доказом або довідкою.
5) Легко надіслати багатьом людям одночасно
Письмове повідомлення можна надсилати різним людям одночасно, щоб зменшити навантаження на введення численних повідомлень, наприклад масове надсилання SMS, широкомовні повідомлення тощо.
6) Не вимагає фізичної зустрічі
Відправляючи повідомлення в письмовій формі, ви не потребуєте фізичної зустрічі. Кожну інформацію можна передати та надіслати у вигляді текстового чи письмового повідомлення.
7) Тривале делегування повноважень
Це особливо важливо для великих компаній, де делегування обов’язків має важливе значення.
Замість того, щоб постійно й постійно обговорювати завдання з новими працівниками, новому персоналу можна надати письмовий документ із очікуваними обов’язками для перегляду та частого звернення.
8) Надає докази
Письмовий документ може бути використаний для надання доказів або доказів, коли це необхідно. У випадках суперечки або розбіжностей для підтвердження можна використовувати письмовий документ або заяву.
9) Широко прийнятний
Письмове спілкування є загальноприйнятим засобом спілкування, особливо якщо воно використовується для офіційних цілей.
10) Легко зрозуміти
Кожному дуже легко зрозуміти письмову інформацію, особливо якщо вона стисла та зрозуміла.
11) Альтернативний спосіб спілкування
Письмова комунікація може бути використана як альтернативний метод комунікації, коли усне спілкування може бути складним.
13) Ефективне спілкування
Завдяки широкому використанню письмового спілкування можна досягти ефективного спілкування. Однак для цього потрібно, щоб контекст був чітким і прямим до суті.
14) Легкодоступний
Письмове повідомлення є єдиною формою спілкування, до якої можна отримати доступ незалежно від часу чи періоду його використання. Ви можете легко отримати доступ до інформації, яка була надіслана давно, якщо вона була написана та збережена.
15) Легко змінювати
Письмове повідомлення можна редагувати, складати та змінювати перед тим, як надсилати його людям або одержувачу.
Недоліки письмового спілкування
Нижче наведено 15 недоліків письмового спілкування:
1) Затримка в отриманні відповідей
Одним з основних недоліків письмового спілкування є затримка, яку ви, ймовірно, отримаєте в отриманні відповіді, особливо в порівнянні з усним повідомленням.
Цей загальний фактор може призвести до перешкод у спілкуванні, особливо коли потрібна термінова відповідь від одержувача.
2) Витратьте більше часу на будівництво
Основна проблема, з якою доводиться стикатися в письмовій комунікації, полягає у витраті часу на створення цих повідомлень. Введення або написання повідомлень, надсилання, а також очікування відповіді одержувача є факторами, які обмежують або впливають на спілкування.
3) Не ефективний у надзвичайних ситуаціях
Письмове спілкування не є ефективною формою спілкування в екстрених випадках. Це тому, що отримати термінову відповідь може бути неможливо.
4) Дорого
Письмове спілкування є досить дорогим порівняно з усним. У цьому випадку потрібні матеріали, які можуть потребувати величезних витрат. наприклад, отримати комп’ютер, ручку або папір, залежно від обставин.
5) Складнопідрядне речення
Письмова комунікація може включати серію складних речень, які ускладнюють для одержувача розуміння наміру чи мети повідомлення.
Крім того, це головний недолік письмового спілкування.
6) Затримка в отриманні схвалення
Отримання схвалення письмового або задокументованого проекту може зайняти більше часу. З цією проблемою в основному стикаються компанії, бізнесмени, студенти тощо.
7) Непридатний для неписьменних
Це важливий фактор у спілкуванні. Щоб комунікація була ефективною без будь-яких бар'єрів, вона повинна бути доступною для всіх.
Однак письмове спілкування доступне не всім, особливо тим, хто не вміє читати те, що їм повідомляється письмово.
8) Немає прямого спілкування
Для спілкування з людьми іноді може знадобитися спілкування віч-на-віч. Однак це неможливо з письмовим повідомленням.
9) Це вимагає навичок письма
Як правило, щоб писати, потрібно мати хороші навички письма. Однак це є недоліком письмового спілкування; без хороших навичок письма ніхто не зможе успішно спілкуватися.
Спілкування не може бути ефективним, якщо немає гнучкості. З іншого боку, щоб спілкування між відправником і одержувачем було ефективним, очікується, що воно буде гнучким. наприклад, письмовий документ не може бути легко змінений, і швидка відповідь неможлива.
11) Завищена інформація
Письмова інформація може бути завищеною або невірною; потрібен час, щоб визначити, чи є те, що написано, справжнім. Прикладами інформації, яка може бути роздутою, є резюме, супровідні листи тощо.
Однак роздуті або фальшиві резюме та супровідний лист можуть призвести до того, що працівники не отримають роботу, якщо їх резюме буде ідентифіковано як фальшиві.
12) Затримка у виправленні дезінформації
У зв’язку з тим, що в письмовій комунікації немає спілкування віч-на-віч, для виправлення помилок або дезінформації може знадобитися більше часу, навіть якщо вони виявлені негайно.
13) Ніякої секретності
У письмовому спілкуванні немає секретності; воно піддається кожному, кого це стосується. Крім того, існує високий ризик витоку інформації, що є головним недоліком письмового повідомлення.
14) Зазвичай формальний
Письмове спілкування зазвичай звучить формально, і його важко зробити, щоб передати певну інформацію. Прикладом є спілкування, яке включає почуття та емоції; зазвичай це найкраще передати віч-на-віч.
15) Невірне тлумачення інформації
Існує висока ймовірність неправильного тлумачення або неправильного розуміння письмової інформації, особливо коли комунікатор не може легко та чітко висловити своє повідомлення.
Часті запитання про переваги та недоліки письмового спілкування
1) Чому настійно рекомендується письмове спілкування?
Настійно рекомендується письмове спілкування, оскільки воно точніше та може використовуватися для ведення записів для довідок.
2) Як можна покращити письмове спілкування?
Щоб покращити письмову комунікацію, необхідно виконати кілька кроків: з’ясуйте, чого ви хочете досягти за допомогою повідомлення, занотуйте свої ідеї, зробіть його настільки простим, наскільки ви можете зрозуміти, прочитайте та відредагуйте, видаліть багатослівні речення, щоб зробіть своє повідомлення чітким і лаконічним, попросіть друга допомогти або прочитайте його вголос
3) Чи є письмова комунікація більш вигідною для передачі статистичного повідомлення.
Так, письмове спілкування є більш вигідним для деталізації статистичних повідомлень, ніж усне спілкування.
Рекомендації
- Топ-10 важливості написання есе
- Онлайн посібник для студентів MBA
- 10 найважливіших навичок письма
- Таблиця результатів GMAT 2022: все, що потрібно знати та прості поради щодо використання
- Як написати наукову роботу без плагіату
Висновок
Сучасні текстові методи комунікації вдосконалилися, полегшивши надсилання повідомлень за допомогою цифрових інструментів.
Крім того, будь-який роботодавець цінує хороші та ефективні навички письмового спілкування. Кожна компанія, організація та окрема особа перейшли на використання письмового спілкування.
Тепер ви бачите, що письмове спілкування є важливою формою спілкування.
Розвиток цієї навички є ключовим атрибутом для працевлаштування. Відповідно з Спільнота КВЕД, понад 75% роботодавців приймають кандидата з добре написаними навичками спілкування.
