سب سے زیادہ مطالبہ کرنے والی مہارتوں میں سے ایک ہے۔ تحریری مواصلات کی مہارت. یہ ایک ضروری ہنر ہے جس کے لیے تحریری علامتوں کے مؤثر استعمال کی ضرورت ہوتی ہے جس میں حروف، حروف تہجی، اوقاف کے نشانات، خالی جگہوں وغیرہ کا استعمال شامل ہے۔ اس مضمون میں تحریری رابطے کے فوائد کے ساتھ ساتھ تحریری رابطے کے نقصانات بھی شامل ہیں۔
تحریری عمل ایک ایسا عمل ہے جو معلومات کو منتقل کرنے اور بات چیت کرنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ تحریری مواصلت ای میلز، خطوط، متن، آن لائن پیغامات، اخبارات، میمو، رپورٹس، جرائد وغیرہ کے ذریعے بھیجی جا سکتی ہے۔ تحریر کے ذریعے مواصلت کو موثر بنانے کے لیے، ایسی تحریر مختصر ہونی چاہیے۔
اس کے علاوہ، تحریری مواصلات مختلف تنظیموں اور افراد کے ذریعہ مواصلات کی ایک وسیع پیمانے پر استعمال شدہ شکل ہے۔ تاہم، تحریری پیغام کی تاثیر کا انحصار الفاظ کے انتخاب اور مواد کی ہم آہنگی پر ہوتا ہے۔
کی میز کے مندرجات
تحریری رابطہ کیا ہے؟
تحریری مواصلات کا مطلب محض تحریری پیغام کے ذریعے معلومات کی منتقلی یا تبادلہ ہے۔ یہ مواصلات کی سب سے عام شکل ہے جو مختلف کاروباروں، پیشہ ور افراد، اور افراد معلومات کو ریلے کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔
مواصلات ایک بہت اہم حصہ ہے جس کی ہر کاروبار کو مؤثر طریقے سے کام کرنے کے لیے ضرورت ہوتی ہے، جس میں تحریری مواصلت بہت اہم کردار ادا کرتی ہے۔
تحریری مواصلت دستی طور پر کاغذ پر لکھ کر یا الیکٹرانک ڈیوائس کے ذریعے پیغامات تحریر اور بھیج کر کی جا سکتی ہے۔
تحریری مواصلات کی اقسام
ذیل میں تحریری مواصلات کی مختلف اقسام ہیں۔:
- متن پیغام
- ای میلز
- خط
- میمو
- تجاویز
- دستی
- اخبارات
- بلٹین
- بروشر
- فیکس
- سوالنامہ
- بلاگ پوسٹس وغیرہ۔
اس کے علاوہ، تحریری مواصلت کے لیے ضروری ہے کہ تحریر کا سیاق و سباق مفصل، درست، واضح اور مناسب ہو۔
مزید یہ کہ تحریری مواصلات کے فوائد اور نقصانات ہیں۔
تحریری مواصلات کے فوائد
تحریری رابطے کے 15 فوائد درج ذیل ہیں:
1) پیغامات بھیجنا
تحریری مواصلت پیغامات بھیجنے کی ایک مثالی شکل ہے، خاص طور پر ایسے پیغامات جن میں حوالہ جات کی ضرورت ہوتی ہے۔ مزید یہ کہ مختلف کمپنیاں اور پیشہ ور افراد تحریری شکل میں پیغامات، تجاویز اور معلومات بھیجنے یا دستاویز کرنے کو ترجیح دیتے ہیں۔
2) مستقبل کا حوالہ
تحریری مواصلت مستقبل کے حوالے کے لیے رکھی جا سکتی ہے۔ زیادہ تر تحریری معلومات کو بار بار منتقل کیا جا سکتا ہے۔ یہ تحریری مواصلات کا ایک بڑا فائدہ ہے۔
3) شماریاتی معلومات کے لیے موزوں
یہ تحریری مواصلات کا ایک فائدہ ہے جو اعداد و شمار کی معلومات کو چارٹ، خاکوں یا تصویروں کی شکل میں پہنچانے میں مدد کرتا ہے۔
تحریری مواصلت کے بغیر، اس فارم میں موجود معلومات کو زبانی طور پر منتقل کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔
4) قانونی دستاویزات کے لیے استعمال کریں۔
بالآخر، ہر دستاویز ایک تحریری شکل میں ہے. دستاویزی معلومات کو منتقل کرنا، بات چیت کرنا، وضاحت کرنا، یا طریقہ کار کی ہدایت کرنا ہے۔ ثبوت یا حوالہ کے طور پر کام کرنے کے لیے قانونی کاغذات ہمیشہ لکھے اور دستخط کیے جاتے ہیں۔
5) ایک وقت میں بہت سے لوگوں کو بھیجنا آسان ہے۔
تحریری مواصلت ایک ہی وقت میں مختلف لوگوں کو بھیجی جا سکتی ہے تاکہ متعدد پیغامات کی ٹائپنگ کے دباؤ کو کم کیا جا سکے — جیسے بلک ایس ایم ایس بھیجنا، براڈکاسٹ پیغامات وغیرہ۔
6) جسمانی ملاقات کی ضرورت نہیں ہے۔
تحریری شکل میں پیغامات بھیج کر، آپ کو جسمانی ملاقات کی ضرورت نہیں ہے۔ معلومات کے ہر ٹکڑے کو متن یا تحریری پیغام کے طور پر پہنچایا اور بھیجا جا سکتا ہے۔
7) حکام کا دیرپا وفد
یہ بڑے کاروباروں میں خاص طور پر اہم ہے جہاں ذمہ داریاں سونپنا ضروری ہے۔
نئے کارکنوں کے ساتھ کاموں پر مسلسل اور مسلسل بحث کرنے کے بجائے، متوقع فرائض سمیت ایک تحریری دستاویز نئے عملے کو جائزے اور بار بار حوالہ کے لیے فراہم کی جا سکتی ہے۔
8) ثبوت فراہم کرتا ہے۔
ضرورت پڑنے پر ثبوت یا ثبوت فراہم کرنے کے لیے تحریری دستاویز کا استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ایسے معاملات میں جہاں تنازعہ یا اختلاف ہو، ثبوت کے لیے تحریری دستاویز یا بیان استعمال کیا جا سکتا ہے۔
9) وسیع پیمانے پر قابل قبول
تحریری مواصلات مواصلات کا ایک بڑے پیمانے پر قبول شدہ ذریعہ ہے خاص طور پر جب یہ رسمی مقاصد کے لئے ہو۔
10) آسانی سے سمجھا جاتا ہے۔
تحریری معلومات کو سمجھنا کسی کے لیے بھی بہت آسان ہے خاص طور پر جب وہ جامع اور واضح ہو۔
11) متبادل مواصلات کا طریقہ
تحریری مواصلات کو مواصلات کے متبادل طریقہ کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے جب زبانی طور پر بات چیت کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔
13) موثر مواصلت
تحریری مواصلات کے وسیع پیمانے پر استعمال کی وجہ سے، مؤثر مواصلات قابل حصول ہے۔ تاہم، اس کا تقاضہ ہے کہ سیاق و سباق واضح اور سیدھے نقطہ پر ہو۔
14) آسانی سے قابل رسائی
تحریری کین مواصلت کی واحد شکل ہے جس تک رسائی حاصل کی جاسکتی ہے قطع نظر اس کے کہ اس کا استعمال کیا گیا وقت یا مدت۔ آپ آسانی سے ان معلومات تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں جو بہت پہلے بھیجی گئی تھی بشرطیکہ اسے لکھا اور رکھا گیا ہو۔
15) ترمیم کرنا آسان ہے۔
تحریری مواصلت کو لوگوں یا وصول کنندہ کو بھیجنے سے پہلے اس میں ترمیم، مسودہ تیار، اور ترمیم کی جا سکتی ہے۔
تحریری مواصلات کے نقصانات
ذیل میں تحریری رابطے کے 15 نقصانات ہیں:
1) جوابات حاصل کرنے میں تاخیر
تحریری مواصلت کا ایک بڑا نقصان یہ ہے کہ آپ کو جواب موصول ہونے میں تاخیر ہو سکتی ہے، خاص طور پر جب زبانی مواصلت سے موازنہ کیا جائے۔
یہ عام عنصر مواصلاتی رکاوٹوں کا باعث بن سکتا ہے، خاص طور پر جب وصول کنندہ سے فوری جواب کی ضرورت ہو۔
2) تعمیر میں مزید وقت لگائیں۔
تحریری مواصلات میں درپیش سب سے بڑا چیلنج ان پیغامات کو تحریر کرنے میں وقت کا استعمال ہے۔ پیغامات کو ٹائپ کرنا یا لکھنا، بھیجنا اور وصول کنندہ کے جواب کا انتظار کرنا وہ عوامل ہیں جو مواصلات کو محدود یا متاثر کرتے ہیں۔
3) ایمرجنسی کے لیے موثر نہیں ہے۔
ہنگامی صورت حال میں تحریری مواصلت مواصلت کی موثر شکل نہیں ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ فوری جواب حاصل کرنا ممکن نہ ہو۔
4) مہنگا
زبانی طور پر بات چیت کرنے کے مقابلے میں تحریری مواصلت کافی مہنگا ہے۔ اس صورت میں، اس کے لیے ایسے مواد کی ضرورت ہوتی ہے جس پر بہت زیادہ لاگت آتی ہو۔ مثلاً کمپیوٹر، قلم یا کاغذ حاصل کرنا، جیسا کہ معاملہ ہو سکتا ہے۔
5) پیچیدہ جملہ
تحریری مواصلت میں پیچیدہ جملوں کا ایک سلسلہ شامل ہو سکتا ہے جو وصول کنندہ کے لیے پیغام کے ارادے یا مقصد کو سمجھنا مشکل بنا دیتا ہے۔
مزید یہ کہ یہ تحریری ابلاغ کا ایک بڑا نقصان ہے۔
6) منظوری حاصل کرنے میں تاخیر
تحریری یا دستاویزی پروجیکٹ کی منظوری حاصل کرنے میں زیادہ وقت لگ سکتا ہے۔ اس چیلنج کا سامنا بنیادی طور پر کمپنیوں، کاروباری پارٹیشنرز، طلباء وغیرہ کو کرنا پڑتا ہے۔
7) ناخواندہ کے لیے موزوں نہیں۔
یہ مواصلات میں ایک اہم عنصر ہے. بغیر کسی رکاوٹ کے موثر ہونے کے لیے، یہ توقع کی جاتی ہے کہ یہ ہر کسی کے لیے قابل رسائی ہو۔
تاہم، تحریری مواصلت ہر کسی کے لیے قابل رسائی نہیں ہے، خاص طور پر ان لوگوں کے لیے جو نہیں پڑھ سکتے جو انھیں تحریر کے ذریعے پہنچایا جاتا ہے۔
8) کوئی براہ راست مواصلت نہیں۔
لوگوں کے ساتھ بات چیت کے لیے بعض اوقات چہرے سے بات چیت کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ تاہم، تحریری مواصلات کے ساتھ یہ ممکن نہیں ہے۔
9) اس کے لیے لکھنے کی مہارت کی ضرورت ہے۔
عام طور پر، لکھنے کے لیے ضروری ہوتا ہے کہ آپ کے پاس لکھنے کی اچھی مہارت ہو۔ تاہم، تحریری مواصلات کے ساتھ یہ ایک نقصان ہے؛ اچھی تحریری مہارت کے بغیر، کوئی بھی کامیابی سے بات چیت نہیں کر سکتا۔
بات چیت مؤثر نہیں ہو سکتی اگر لچکدار نہ ہوں۔ دوسرے میں بھیجنے والے اور وصول کنندہ کے درمیان مواصلت کے موثر ہونے کے لیے، یہ توقع کی جاتی ہے کہ یہ لچکدار ہو۔ مثال کے طور پر تحریری دستاویز کو آسانی سے تبدیل نہیں کیا جا سکتا اور فوری جواب ممکن نہیں ہے۔
11) فلائی ہوئی معلومات
تحریری معلومات میں اضافہ یا غلط ہو سکتا ہے؛ اس بات کا تعین کرنے میں وقت لگتا ہے کہ جو لکھا گیا ہے وہ حقیقی ہے یا نہیں۔ ان معلومات کی مثالیں جن میں اضافہ کیا جا سکتا ہے ریزیومے، کور لیٹر وغیرہ ہیں۔
تاہم، ایک فلایا ہوا یا غلط ریزیومے اور کور لیٹر کے نتیجے میں ملازمین کو نوکری نہیں مل سکتی ہے اگر ان کے ریزیومے کے غلط ہونے کی نشاندہی کی جائے۔
12) غلط معلومات کو درست کرنے میں تاخیر
اس حقیقت کی وجہ سے کہ تحریری مواصلت میں آمنے سامنے کمیونیکیشن کا فقدان ہے، غلطیوں یا غلط معلومات کو درست کرنے میں زیادہ وقت لگ سکتا ہے چاہے ان کی فوری طور پر شناخت کر لی جائے۔
13) کوئی راز نہیں۔
تحریری مواصلات کے ساتھ کوئی راز نہیں ہے؛ یہ کسی کے سامنے ہے جس سے اس کا تعلق ہے۔ مزید برآں، معلومات کے لیک ہونے کا بہت زیادہ خطرہ ہوتا ہے جو کہ تحریری مواصلات کا ایک بڑا نقصان ہے۔
14) عام طور پر رسمی
تحریری مواصلات عام طور پر کچھ معلومات پہنچانے کے لیے رسمی اور کرنسی بنانا مشکل لگتا ہے۔ ایک مثال ایک مواصلات ہے جس میں احساسات اور جذبات شامل ہیں؛ یہ عام طور پر سب سے زیادہ بات چیت کرنے والا چہرہ ہوتا ہے۔
15) معلومات کی غلط تشریح
تحریری معلومات کی غلط تشریح یا غلط فہمی کا بہت زیادہ امکان ہے، خاص طور پر جب بات کرنے والا آسانی سے اور واضح طور پر اپنے پیغام کا اظہار نہ کر سکے۔
تحریری مواصلات کے فوائد اور نقصانات کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات
1) تحریری مواصلات کی انتہائی سفارش کیوں کی جاتی ہے؟
تحریری مواصلات کی انتہائی سفارش کی جاتی ہے کیونکہ یہ زیادہ درست ہے اور حوالہ جات کے ریکارڈ رکھنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
2) تحریری مواصلات کو کیسے بہتر بنایا جا سکتا ہے؟
ٹھیک ہے، تحریری مواصلت کو بہتر بنانے کے لیے مختلف اقدامات کرنے کی ضرورت ہے: اس میں شامل ہیں: معلوم کریں کہ آپ پیغام سے کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں، اپنے خیالات کو لکھیں، اسے اتنا آسان رکھیں جتنا آپ سمجھ سکتے ہیں پڑھنا اور ترمیم کرنا، لفظی جملوں کو ہٹانا اپنے پیغام کو واضح اور جامع بنائیں، کسی دوست سے مدد کرنے کو کہیں یا اسے بلند آواز میں پڑھ کر سنائیں۔
3) کیا تحریری مواصلت شماریاتی پیغام کو پہنچانے میں زیادہ فائدہ مند ہے۔
جی ہاں، تحریری مواصلت زبانی طور پر بات چیت کرنے کے بجائے شماریاتی پیغامات کی تفصیل میں زیادہ فائدہ مند ہے۔
سفارشات
- مضمون لکھنے کی ٹاپ 10 اہمیت
- ایم بی اے آن لائن اسٹوڈنٹ گائیڈ
- لکھنے کی مہارت کی ٹاپ 10 اہمیت
- 2022 GMAT سکور چارٹ: جاننے کے لیے سب اور آسان استعمال کی تجاویز
- سرقہ کے بغیر تحقیقی مقالہ کیسے لکھا جائے۔
نتیجہ
جدید متنی مواصلاتی طریقوں نے ترقی کی ہے، جس سے ڈیجیٹل آلات کا استعمال کرتے ہوئے پیغامات بھیجنا آسان ہو گیا ہے۔
مزید یہ کہ، کوئی بھی آجر اچھی اور موثر تحریری مواصلات کی مہارتوں کی قدر کرتا ہے۔ ہر کمپنی، تنظیم، اور فرد نے تحریری مواصلات کے استعمال میں تنوع پیدا کیا ہے۔
اب آپ دیکھ سکتے ہیں کہ تحریری مواصلات مواصلات کی ایک اہم شکل ہے۔
اس ہنر کو تیار کرنا روزگار کے لیے ایک اہم وصف ہے۔ کے مطابق NACE کمیونٹی75% سے زیادہ آجر اچھی تحریری مواصلات کی مہارت کے ساتھ درخواست دہندہ کو قبول کرتے ہیں۔
