Một trong những kỹ năng đòi hỏi cao nhất là kỹ năng giao tiếp bằng văn bản. Đây là một kỹ năng cần thiết đòi hỏi sử dụng hiệu quả các ký hiệu viết bao gồm việc sử dụng các chữ cái, bảng chữ cái, dấu câu, dấu cách, v.v. Bài viết này bao gồm những lợi thế của giao tiếp bằng văn bản cũng như những bất lợi của giao tiếp bằng văn bản.
Quá trình viết là một quá trình được sử dụng để truyền thông tin và giao tiếp. Thông tin liên lạc bằng văn bản có thể được gửi qua email, thư từ, tin nhắn văn bản, tin nhắn trực tuyến, báo chí, bản ghi nhớ, báo cáo, tạp chí, v.v. Để giao tiếp có hiệu quả thông qua văn bản, cách viết đó phải ngắn gọn.
Ngoài ra, giao tiếp bằng văn bản là một hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi bởi các tổ chức và cá nhân khác nhau. Tuy nhiên, hiệu quả của một thông điệp bằng văn bản phụ thuộc vào cách lựa chọn ngôn từ và tính liên kết của nội dung.
Mục lục
Giao tiếp bằng văn bản là gì?
Giao tiếp bằng văn bản chỉ đơn giản là chuyển giao hoặc trao đổi thông tin thông qua một tin nhắn bằng văn bản. Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất được sử dụng bởi các doanh nghiệp, chuyên gia và cá nhân khác nhau để chuyển tiếp thông tin.
Giao tiếp là một phần rất quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần có để hoạt động hiệu quả, trong đó giao tiếp bằng văn bản đóng một vai trò to lớn.
Giao tiếp bằng văn bản có thể được thực hiện thủ công bằng cách viết trên giấy hoặc điện tử bằng cách soạn và gửi tin nhắn qua thiết bị điện tử.
Các hình thức giao tiếp bằng văn bản
Dưới đây là các loại giao tiếp bằng văn bản:
- Tin nhắn văn bản
- Bức thư
- Memo
- Đề xuất
- Hướng dẫn sử dụng
- Báo chí
- Bản tin
- Brochure
- Fax
- Bảng câu hỏi
- Các bài đăng trên blog và vân vân.
Ngoài ra, giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi bối cảnh của văn bản đó phải chi tiết, chính xác, rõ ràng và phù hợp.
Hơn nữa, có những lợi thế và bất lợi của giao tiếp bằng văn bản.
Ưu điểm của giao tiếp bằng văn bản
Dưới đây là 15 lợi thế của giao tiếp bằng văn bản:
1) Gửi tin nhắn
Giao tiếp bằng văn bản là một hình thức gửi tin nhắn lý tưởng, đặc biệt là các tin nhắn yêu cầu tài liệu tham khảo. Hơn nữa, các công ty và chuyên gia khác nhau thích gửi hoặc ghi lại các thông điệp, đề xuất và thông tin dưới dạng văn bản.
2) Tham chiếu trong tương lai
Thông tin liên lạc bằng văn bản có thể được lưu giữ để tham khảo trong tương lai. Hầu hết thông tin bằng văn bản có thể được truyền đi lặp lại. Đây là một lợi thế chính của giao tiếp bằng văn bản.
3) Thích hợp cho thông tin thống kê
Đây là một lợi thế của giao tiếp bằng văn bản giúp truyền tải thông tin thống kê dưới dạng biểu đồ, sơ đồ hoặc hình ảnh.
Nếu không có thông tin liên lạc bằng văn bản, thông tin ở dạng này có thể khó được truyền miệng.
4) Sử dụng cho tài liệu pháp lý
Cuối cùng, mọi tài liệu đều ở dạng văn bản. Tài liệu là chuyển thông tin, truyền đạt, giải thích hoặc hướng dẫn một thủ tục. Các giấy tờ pháp lý luôn được viết ra và ký tên để làm bằng chứng hoặc tham chiếu.
5) Dễ dàng gửi cho nhiều người cùng một lúc
Thông tin liên lạc bằng văn bản có thể được gửi cho những người khác nhau cùng một lúc để giảm bớt sự căng thẳng khi nhập nhiều tin nhắn — ví dụ như gửi SMS hàng loạt, tin nhắn quảng bá, v.v.
6) Không yêu cầu một cuộc họp thực tế
Bằng cách gửi tin nhắn dưới dạng văn bản, bạn không yêu cầu một cuộc họp thực tế. Mọi thông tin đều có thể được truyền đạt và gửi đi dưới dạng tin nhắn văn bản hoặc văn bản.
7) Ủy quyền lâu dài của các nhà chức trách
Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp lớn, nơi việc giao phó trách nhiệm là cần thiết.
Thay vì thảo luận liên tục và liên tục các nhiệm vụ với nhân viên mới, một tài liệu bằng văn bản bao gồm các nhiệm vụ dự kiến có thể được cung cấp cho nhân viên mới để xem xét và thường xuyên tham khảo.
8) Cung cấp bằng chứng
Một tài liệu bằng văn bản có thể được sử dụng để cung cấp bằng chứng hoặc bằng chứng khi cần thiết. Trong trường hợp có tranh chấp hoặc bất đồng, có thể sử dụng văn bản hoặc tuyên bố để trao đổi bằng chứng.
9) Được chấp nhận rộng rãi
Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện giao tiếp được chấp nhận rộng rãi, đặc biệt là khi nó dành cho các mục đích chính thức.
10) Dễ hiểu
Mọi người rất dễ hiểu thông tin bằng văn bản, đặc biệt là khi nó ngắn gọn và rõ ràng.
11) Phương thức giao tiếp thay thế
Giao tiếp bằng văn bản có thể được sử dụng như một phương pháp giao tiếp thay thế khi giao tiếp bằng miệng có thể khó khăn.
13) Giao tiếp hiệu quả
Do việc sử dụng rộng rãi thông tin liên lạc bằng văn bản, nên có thể đạt được thông tin liên lạc hiệu quả. Tuy nhiên, nó đòi hỏi bối cảnh phải rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.
14) Dễ dàng truy cập
Có thể viết là hình thức giao tiếp duy nhất có thể được truy cập bất kể thời gian hoặc khoảng thời gian nó được sử dụng. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào thông tin đã được gửi cách đây rất lâu miễn là nó được viết và lưu giữ.
15) Dễ dàng sửa đổi
Thông tin liên lạc bằng văn bản có thể được chỉnh sửa, soạn thảo và sửa đổi trước khi gửi nó cho mọi người hoặc cho người nhận.
Nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản
Dưới đây là 15 nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản:
1) Chậm trễ trong việc nhận phản hồi
Một nhược điểm lớn của giao tiếp bằng văn bản là độ trễ mà bạn có thể nhận được khi nhận được phản hồi, đặc biệt là khi so sánh với giao tiếp bằng miệng.
Yếu tố phổ biến này có thể dẫn đến các rào cản giao tiếp, đặc biệt khi cần phản hồi khẩn cấp từ người nhận.
2) Dành nhiều thời gian hơn để xây dựng
Thách thức lớn phải đối mặt trong giao tiếp bằng văn bản là tiêu tốn thời gian để soạn những thông điệp này. Việc đánh máy hoặc soạn tin nhắn, gửi cũng như chờ người nhận phản hồi là những yếu tố hạn chế hoặc ảnh hưởng đến giao tiếp.
3) Không hiệu quả cho trường hợp khẩn cấp
Giao tiếp bằng văn bản không phải là một hình thức giao tiếp hiệu quả trong những trường hợp khẩn cấp. Điều này là do việc nhận được phản hồi khẩn cấp có thể không khả thi.
4) Đắt
Giao tiếp bằng văn bản khá tốn kém so với giao tiếp bằng miệng. Trong trường hợp này, nó đòi hỏi vật liệu có thể phát sinh chi phí rất lớn. ví dụ: lấy máy tính, bút, hoặc giấy, tùy từng trường hợp.
5) Câu phức
Giao tiếp bằng văn bản có thể bao gồm một loạt các câu phức tạp khiến người nhận khó hiểu ý định hoặc mục đích của thông điệp.
Hơn nữa, đây là một nhược điểm lớn của giao tiếp bằng văn bản.
6) Chậm trễ trong việc phê duyệt
Để có được sự chấp thuận cho một dự án bằng văn bản hoặc tài liệu có thể mất nhiều thời gian hơn. Thách thức này chủ yếu phải đối mặt với các công ty, bộ phận kinh doanh, sinh viên, v.v.
7) Không phù hợp với người mù chữ
Đây là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Để truyền thông có hiệu quả mà không gặp bất kỳ rào cản nào, nó phải được tiếp cận với tất cả mọi người.
Tuy nhiên, giao tiếp bằng văn bản không phải ai cũng có thể tiếp cận được, đặc biệt là đối với những người không thể đọc được những gì được truyền đạt thông qua văn bản.
8) Không có giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp với mọi người đôi khi có thể yêu cầu tương tác mặt đối mặt. Tuy nhiên, điều này không thể thực hiện được với giao tiếp bằng văn bản.
9) Nó yêu cầu kỹ năng viết
Nói chung, viết đòi hỏi bạn phải có kỹ năng viết tốt. Tuy nhiên, đây là một bất lợi với giao tiếp bằng văn bản; không có kỹ năng viết tốt, không ai có thể giao tiếp thành công.
Giao tiếp không thể hiệu quả nếu không có sự linh hoạt. Mặt khác để giao tiếp giữa người gửi và người nhận được hiệu quả, cần phải linh hoạt. Ví dụ, một tài liệu viết không thể dễ dàng thay đổi và không thể phản hồi nhanh chóng.
11) Thông tin bị thổi phồng
Thông tin bằng văn bản có thể bị thổi phồng hoặc không chính xác; cần có thời gian để xác định xem những gì được viết có phải là hàng thật hay không. Ví dụ về thông tin có thể bị thổi phồng là sơ yếu lý lịch, thư xin việc, v.v.
Tuy nhiên, một bản sơ yếu lý lịch và thư xin việc bị thổi phồng hoặc sai có thể dẫn đến việc nhân viên không nhận được việc làm nếu hồ sơ của họ được xác định là sai sự thật.
12) Chậm trễ trong việc sửa chữa thông tin sai lệch
Do thực tế là giao tiếp bằng văn bản thiếu giao tiếp trực diện, các lỗi hoặc thông tin sai lệch có thể mất nhiều thời gian hơn để được sửa chữa ngay cả khi chúng được xác định ngay lập tức.
13) Không giữ bí mật
Không có bí mật với giao tiếp bằng văn bản; nó được tiếp xúc với bất kỳ ai mà nó liên quan. Hơn nữa, có nguy cơ rò rỉ thông tin cao, đây là một bất lợi lớn của việc giao tiếp bằng văn bản.
14) Thường trang trọng
Giao tiếp bằng văn bản thường có vẻ trang trọng và khó thực hiện tư thế để truyền đạt một số thông tin. Một ví dụ là một giao tiếp liên quan đến cảm giác và cảm xúc; nó thường được giao tiếp trực diện tốt nhất.
15) Diễn giải sai thông tin
Có nhiều khả năng hiểu sai hoặc hiểu sai thông tin bằng văn bản, đặc biệt là khi người giao tiếp không thể diễn đạt thông điệp của họ một cách dễ dàng và rõ ràng.
Các câu hỏi thường gặp về ưu điểm và nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản
1) Tại sao giao tiếp bằng văn bản rất được khuyến khích?
Thông tin liên lạc bằng văn bản rất được khuyến khích vì nó chính xác hơn và có thể được sử dụng để lưu hồ sơ để tham khảo.
2) Giao tiếp bằng văn bản có thể được cải thiện như thế nào?
Vâng, có nhiều bước khác nhau cần thực hiện để cải thiện giao tiếp bằng văn bản: điều này bao gồm: Tìm hiểu những gì bạn muốn đạt được với thông điệp, ghi lại ý tưởng của bạn, giữ nó đơn giản nhất bạn có thể hiểu, đọc và chỉnh sửa, loại bỏ các câu dài dòng để làm cho thông điệp của bạn rõ ràng và ngắn gọn, nhờ bạn bè giúp đỡ hoặc đọc to cho anh ấy / cô ấy nghe
3) Giao tiếp bằng văn bản có lợi hơn trong việc truyền đạt một thông điệp thống kê.
Đúng vậy, giao tiếp bằng văn bản có lợi hơn trong việc chi tiết hóa các thông điệp thống kê hơn là giao tiếp bằng miệng.
Khuyến nghị
- 10 Tầm quan trọng hàng đầu của Viết luận
- Hướng dẫn Sinh viên Trực tuyến MBA
- 10 tầm quan trọng hàng đầu của kỹ năng viết
- Biểu đồ điểm GMAT năm 2022: Tất cả những điều cần biết & Mẹo sử dụng dễ dàng
- Làm thế nào để viết một bài báo nghiên cứu mà không bị đạo văn
Kết luận
Các phương pháp giao tiếp bằng văn bản hiện đại đã tiên tiến, giúp việc gửi tin nhắn dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số.
Hơn nữa, bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng coi trọng kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt và hiệu quả. Mọi công ty, tổ chức và cá nhân đã đa dạng hóa việc sử dụng giao tiếp bằng văn bản.
Bây giờ bạn có thể thấy rằng giao tiếp bằng văn bản là một hình thức giao tiếp quan trọng.
Phát triển kỹ năng này là một thuộc tính quan trọng cho việc làm. Theo Cộng đồng NACE, hơn 75% nhà tuyển dụng chấp nhận một ứng viên có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản.
