要求最高的技能之一是 书面沟通技巧。 这是一项必要的技能，需要有效地使用书写符号，包括使用字母、字母、标点符号、空格等。 本文包含书面交流的优点以及书面交流的缺点。
写作过程是用于传递信息和交流的过程。 书面交流可以通过电子邮件、信件、文本、在线消息、报纸、备忘录、报告、期刊等方式发送。 为了通过写作进行有效的沟通，这样的写作应该简洁。
此外，书面交流是各种组织和个人广泛使用的交流方式。 然而，书面信息的有效性取决于措辞的选择和内容的凝聚力。
目录
什么是书面沟通？
书面交流只是指通过书面信息传递或交换信息。 这是各种企业、专业人士和个人用来传递信息的最常见的通信形式。
沟通是每个企业有效运营所需的非常重要的部分，其中书面沟通发挥着重要作用。
书面交流可以通过在纸上书写来手动完成，也可以通过电子设备编写和发送信息以电子方式完成。
书面沟通的类型
以下是各种类型的书面沟通:
- 短信
- 电子邮件
- 信
- 备忘录
- 建议
- 用户手册
- 报纸
- 公告
- 宣传册
- 传真机
- 问卷调查
- 博客文章等等。
此外，书面交流要求写作的上下文详细、准确、清晰和恰当。
此外，书面交流也有优点和缺点。
书面沟通的优势
以下是书面沟通的 15 个优点：
1) 发送消息
书面交流是发送消息的理想形式，尤其是需要参考的消息。 此外，各种公司和专业人士更喜欢以书面形式发送或记录消息、建议和信息。
2) 未来参考
书面交流可以保留以备将来参考。 大多数书面信息可以重复传递。 这是书面交流的一大优势。
3) 适用于统计信息
这是书面交流的一个优势，它有助于以图表、图表或图片的形式传达统计信息。
如果没有书面沟通，这种形式的信息可能难以口头传递。
4) 用于法律文件
最终，每份文件都是书面形式。 文档是传递信息、交流、解释或指导程序。 法律文件总是被写下来并签名，以作为证据或参考。
5) 一次轻松发送给多人
书面通信可以同时发送给不同的人，以减少大量消息的压力输入——例如发送批量 SMS、广播消息等。
6）不需要物理会议
通过以书面形式发送消息，您不需要物理会议。 每条信息都可以作为文本或书面信息进行交流和发送。
7) 持久授权
这在委派职责至关重要的大型企业中尤其重要。
与其不断与新员工讨论任务，不如向新员工提供一份包含预期职责的书面文件，以供审查和经常参考。
8) 提供证明
需要时可使用书面文件提供证明或证据。 如果存在争议或分歧，可以使用书面文件或声明来传达证据。
9) 广泛接受
书面交流是一种广泛接受的交流方式，尤其是在正式目的时。
10) 容易理解
任何人都很容易理解书面信息，尤其是当它简洁明了时。
11) 替代通讯方式
当口头交流可能具有挑战性时，书面交流可以用作另一种交流方式。
13) 有效沟通
由于书面沟通的广泛使用，有效的沟通是可以实现的。 但是，它要求上下文清晰且直截了当。
14) 易于访问
书面可以是唯一可以访问的通信形式，无论它使用的时间或时期如何。 您可以轻松访问很久以前发送的信息，只要它是编写和保存的。
15) 易于修改
书面交流可以在发送给人们或接收者之前进行编辑、起草和修改。
书面沟通的缺点
以下是书面交流的 15 个缺点：
1) 延迟收到回复
书面交流的一个主要缺点是您可能会延迟收到回复，尤其是与口头交流相比。
这一共同因素可能导致沟通障碍，尤其是在需要接收方紧急响应时。
2）花更多的时间来构建
书面交流面临的主要挑战是撰写这些信息的时间消耗。 键入或编写消息、发送以及等待接收者响应是限制或影响通信的因素。
3) 对紧急情况无效
在紧急情况下，书面沟通不是一种有效的沟通方式。 这是因为获得紧急响应可能不可行。
4) 昂贵
与口头交流相比，书面交流非常昂贵。 在这种情况下，它需要可能产生巨大成本的材料。 例如，根据具体情况购买电脑、笔或纸。
5) 复句
书面交流可能涉及一系列复杂的句子，使接收者难以理解信息的意图或目的。
此外，这是书面交流的一个主要缺点。
6) 延迟获得批准
获得书面或文件化项目的批准可能需要更长的时间。 这个挑战主要面对的是公司、业务分割者、学生等。
7) 不适合文盲
这是沟通中的一个重要因素。 为了使沟通有效而没有任何障碍，预计每个人都可以使用它。
然而，并不是每个人都可以进行书面交流，尤其是对于那些无法阅读通过写作传达给他们的内容的人。
8）没有直接沟通
与人交流有时可能需要面对面的互动。 但是，这在书面交流中是不可能的。
9）它需要写作技巧
一般来说，写作需要你有良好的写作技巧。 然而，这是书面交流的一个缺点。 没有良好的写作技巧，任何人都无法成功沟通。
没有弹性，沟通就没有效果。 为了使发送方和接收方之间的通信有效，期望它具有灵活性。 例如，书面文件不能轻易更改，也无法迅速作出反应。
11) 夸大的信息
书面信息可能被夸大或不正确； 确定所写内容是否真实需要时间。 可以夸大的信息示例包括简历、求职信等。
但是，如果员工的简历被认定为虚假，夸大或虚假的简历和求职信可能会导致员工无法找到工作。
12) 延迟纠正错误信息
由于书面交流缺乏面对面交流，即使立即发现错误或错误信息，也可能需要更长的时间才能纠正。
13) 没有秘密
书面交流没有保密性； 它暴露给与它有关的任何人。 此外，信息泄露的风险很高，这是书面通信的主要缺点。
14) 通常是正式的
书面交流通常听起来很正式，而且很难摆出姿势来传达一些信息。 一个例子是涉及感觉和情绪的交流； 它通常是最好沟通的面对面。
15) 对信息的误解
对书面信息的误解或误解的可能性很高，尤其是当沟通者无法轻松清晰地表达他们的信息时。
关于书面沟通优缺点的常见问题
1）为什么强烈推荐书面交流？
强烈建议使用书面交流，因为它更精确，可用于保存参考记录。
2) 如何改进书面交流？
嗯，为了改善书面交流，有很多步骤可以采取：这包括：找出你想用信息实现什么，记下你的想法，让它尽可能简单，你可以阅读和编辑，删除冗长的句子以使您的信息清晰简洁，请朋友帮忙或大声朗读给他/她听
3) 书面交流在传达统计信息方面是否更有利。
是的，书面交流在详细统计信息方面比口头交流更有优势。
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结论
现代文本通信方法已经进步，使得使用数字仪器发送消息变得更加容易。
此外，任何雇主都重视良好和有效的书面沟通技巧。 每个公司、组织和个人都已经多样化地使用书面交流。
您现在可以看到书面交流是一种重要的交流形式。
培养这种技能是就业的关键属性。 根据 NACE 社区，超过 75% 的雇主接受具有良好沟通技巧的申请人。
