要求最高的技能之一是 書面溝通技巧。 這是一項必要的技能，需要有效地使用書寫符號，包括使用字母、字母、標點符號、空格等。 本文包含書面交流的優點以及書面交流的缺點。
寫作過程是用於傳遞信息和交流的過程。 書面交流可以通過電子郵件、信件、文本、在線消息、報紙、備忘錄、報告、期刊等方式發送。 為了通過寫作進行有效的溝通，這樣的寫作應該簡潔。
此外，書面交流是各種組織和個人廣泛使用的交流方式。 然而，書面信息的有效性取決於措辭的選擇和內容的凝聚力。
目錄
什麼是書面交流？
書面交流只是指通過書面信息傳遞或交換信息。 這是各種企業、專業人士和個人用來傳遞信息的最常見的通信形式。
溝通是每個企業有效運營所需的非常重要的部分，其中書面溝通起著重要作用。
書面交流可以通過在紙上書寫手動完成，也可以通過電子設備撰寫和發送信息以電子方式完成。
書面溝通的類型
以下是各種類型的書面溝通:
- 短信
- 電子郵件
- 信
- 備忘錄
- 建議
- 手動操作
- 報紙
- 公告
- 宣傳冊
- 傳真機
- 問卷調查
- 博客文章等等。
此外，書面交流要求寫作的上下文詳細、準確、清晰和恰當。
此外，書面交流也有優點和缺點。
書面溝通的優勢
以下是書面交流的 15 個優點：
1) 發送消息
書面交流是發送消息的理想形式，尤其是需要參考的消息。 此外，各種公司和專業人士更喜歡以書面形式發送或記錄消息、建議和信息。
2) 未來參考
書面交流可以保留以備將來參考。 大多數書面信息可以重複傳遞。 這是書面交流的一大優勢。
3) 適用於統計信息
這是書面交流的一個優勢，它有助於以圖表、圖表或圖片的形式傳達統計信息。
如果沒有書面溝通，這種形式的信息可能難以口頭傳遞。
4) 用於法律文件
最終，每份文件都是書面形式。 文檔是傳遞信息、交流、解釋或指導程序。 法律文件總是被寫下來並簽名，以作為證據或參考。
5) 一次輕鬆發送給多人
書面通信可以同時發送給不同的人，以減少大量消息的壓力輸入——例如發送批量 SMS、廣播消息等。
6）不需要物理會議
通過以書面形式發送消息，您不需要物理會議。 每條信息都可以作為文本或書面信息進行交流和發送。
7) 持久授權
這在委派職責至關重要的大型企業中尤其重要。
與其不斷與新員工討論任務，不如向新員工提供一份包含預期職責的書面文件，以供審查和經常參考。
8) 提供證明
需要時可使用書面文件提供證明或證據。 如果存在爭議或分歧，可以使用書面文件或聲明來傳達證據。
9) 廣泛接受
書面交流是一種廣泛接受的交流方式，尤其是在正式目的時。
10) 容易理解
任何人都非常容易理解書面信息，尤其是當它簡潔明了時。
11) 替代通訊方式
當口頭交流可能具有挑戰性時，書面交流可以用作另一種交流方式。
13) 有效溝通
由於書面溝通的廣泛使用，有效的溝通是可以實現的。 但是，它要求上下文清晰且直截了當。
14) 易於訪問
書面可以是唯一可以訪問的通信形式，無論它使用的時間或時期如何。 您可以輕鬆訪問很久以前發送的信息，只要它是編寫和保存的。
15) 易於修改
書面交流可以在發送給人們或接收者之前進行編輯、起草和修改。
書面溝通的缺點
以下是書面交流的 15 個缺點：
1) 延遲收到回复
書面交流的一個主要缺點是您可能會延遲收到回复，尤其是與口頭交流相比。
這一共同因素可能導致溝通障礙，尤其是在需要接收方緊急響應時。
2）花更多的時間來構建
書面交流面臨的主要挑戰是撰寫這些信息的時間消耗。 鍵入或編寫消息、發送以及等待接收者響應是限製或影響通信的因素。
3) 對緊急情況無效
在緊急情況下，書面溝通不是一種有效的溝通方式。 這是因為獲得緊急響應可能不可行。
4) 昂貴
與口頭交流相比，書面交流非常昂貴。 在這種情況下，它需要可能產生巨大成本的材料。 例如，根據具體情況購買電腦、筆或紙。
5) 複句
書面交流可能涉及一系列複雜的句子，使接收者難以理解信息的意圖或目的。
此外，這是書面交流的一個主要缺點。
6) 延遲獲得批准
獲得書面或文件化項目的批准可能需要更長的時間。 這個挑戰主要面對的是公司、業務分割者、學生等。
7) 不適合文盲
這是溝通中的一個重要因素。 為了使溝通有效而沒有任何障礙，預計每個人都可以使用它。
然而，並不是每個人都可以進行書面交流，尤其是對於那些無法閱讀通過寫作傳達給他們的內容的人。
8）沒有直接溝通
與人交流有時可能需要面對面的互動。 但是，這在書面交流中是不可能的。
9）它需要寫作技巧
一般來說，寫作需要你有良好的寫作技巧。 然而，這是書面交流的一個缺點。 沒有良好的寫作技巧，任何人都無法成功溝通。
沒有彈性，溝通就沒有效果。 為了使發送方和接收方之間的通信有效，預計它是靈活的。 例如，書面文件不能輕易更改，也無法迅速做出反應。
11) 誇大的信息
書面信息可能被誇大或不正確； 確定所寫內容是否真實需要時間。 可以誇大的信息示例包括簡歷、求職信等。
但是，如果員工的簡歷被認定為虛假，誇大或虛假的簡歷和求職信可能會導致員工找不到工作。
12) 延遲糾正錯誤信息
由於書面交流缺乏面對面交流，即使立即發現錯誤或錯誤信息，也可能需要更長的時間才能糾正。
13) 沒有秘密
書面交流沒有保密性； 它暴露給與它有關的任何人。 此外，信息洩露的風險很高，這是書面通信的主要缺點。
14) 通常是正式的
書面交流通常聽起來很正式，而且很難擺出姿勢來傳達一些信息。 一個例子是涉及感覺和情緒的交流； 它通常是最好溝通的面對面。
15) 對信息的誤解
對書面信息的誤解或誤解的可能性很高，尤其是當溝通者無法輕鬆清晰地表達他們的信息時。
關於書面溝通優缺點的常見問題
1）為什麼強烈推薦書面交流？
強烈建議使用書面交流，因為它更精確，可用於保存參考記錄。
2) 如何改進書面交流？
嗯，為了改善書面交流，有很多步驟可以採取：這包括：找出你想用信息實現什麼，記下你的想法，讓它盡可能簡單，你可以閱讀和編輯，刪除冗長的句子以讓你的信息簡潔明了，請朋友幫忙或大聲朗讀給他/她聽
3) 書面交流在傳達統計信息方面是否更有利。
是的，書面交流在詳細統計信息方面比口頭交流更有優勢。
建議
結論
現代文本通信方法已經進步，使得使用數字儀器發送消息變得更加容易。
此外，任何雇主都重視良好和有效的書面溝通技巧。 每個公司、組織和個人都已經多樣化地使用書面交流。
您現在可以看到書面交流是一種重要的交流形式。
培養這種技能是就業的關鍵屬性。 根據 NACE 社區，超過 75% 的雇主接受具有良好溝通技巧的申請人。
