En af de mest krævende færdigheder er skriftlig kommunikationsevne. Det er en nødvendig færdighed, der kræver effektiv brug af skrivesymboler, som omfatter brugen af bogstaver, alfabeter, tegnsætningstegn, mellemrum og så videre. Denne artikel indeholder fordelene ved skriftlig kommunikation samt ulemperne ved skriftlig kommunikation.
Skriveprocessen er en proces, der bruges til at videregive information og kommunikere. Skriftlig kommunikation kan sendes via e-mails, breve, tekster, onlinebeskeder, aviser, notater, rapporter, journaler og så videre. For at kommunikationen skal være effektiv gennem skrivning, bør en sådan skrivning være kortfattet.
Derudover er skriftlig kommunikation en meget brugt kommunikationsform af forskellige organisationer og enkeltpersoner. Effektiviteten af en skriftlig besked afhænger dog af ordvalget og indholdets sammenhæng.
Indholdsfortegnelse
Hvad er skriftlig kommunikation?
Skriftlig kommunikation betyder blot overførsel eller udveksling af information gennem en skriftlig meddelelse. Dette er den mest almindelige form for kommunikation, der bruges af forskellige virksomheder, fagfolk og enkeltpersoner til at videregive information.
Kommunikation er en meget afgørende del, som enhver virksomhed har brug for for at kunne fungere effektivt, hvoraf skriftlig kommunikation spiller en stor rolle.
Skriftlig kommunikation kan ske manuelt ved at skrive på papir eller elektronisk ved at komponere og sende beskeder via en elektronisk enhed.
Typer af skriftlig kommunikation
Nedenfor er forskellige former for skriftlig kommunikation:
- Tekstbesked
- Emails
- Brev
- Memo
- Forslag
- Manuel
- Aviser
- opslag
- Brochure
- faxer
- spørgeskemaer
- Blogindlæg og så videre.
Derudover kræver skriftlig kommunikation, at konteksten for, at skriften er detaljeret, præcis, klar og passende.
Desuden er der fordele og ulemper ved skriftlig kommunikation.
Fordele ved skriftlig kommunikation
Nedenfor er 15 fordele ved skriftlig kommunikation:
1) Afsendelse af beskeder
Skriftlig kommunikation er en ideel form for at sende beskeder, især beskeder, der kræver referencer. Desuden foretrækker forskellige virksomheder og fagfolk at sende eller dokumentere beskeder, forslag og information i skriftlig form.
2) Fremtidig reference
Skriftlig kommunikation kan opbevares til fremtidig reference. De fleste skriftlige oplysninger kan videregives gentagne gange. Dette er en stor fordel ved skriftlig kommunikation.
3) Velegnet til statistisk information
Dette er en fordel ved skriftlig kommunikation, der hjælper med at formidle statistisk information i form af diagrammer, diagrammer eller billeder.
Uden skriftlig kommunikation kan information i denne form være vanskelig at videregive mundtligt.
4) Brug til juridisk dokumentation
Til sidst er hvert dokument i en skriftlig form. Dokumentation er at videregive information, kommunikere, forklare eller instruere en procedure. Juridiske papirer skrives altid ned og underskrives for at tjene som bevis eller reference.
5) Nem at sende til mange mennesker ad gangen
Skriftlig kommunikation kan sendes til forskellige personer på samme tid for at reducere stressindtastningen af adskillige beskeder - f.eks. afsendelse af masse-SMS, udsendelse af beskeder og så videre.
6) Kræver ikke et fysisk møde
Ved at sende beskeder i skriftlig form, kræver du ikke et fysisk møde. Enhver information kan kommunikeres og sendes som en tekst eller en skriftlig besked.
7) Varig delegation af myndigheder
Dette er især afgørende i store virksomheder, hvor uddelegering af ansvar er afgørende.
I stedet for konstant og kontinuerligt at diskutere opgaver med nye medarbejdere, kan et skriftligt dokument med de forventede pligter udleveres til det nye personale til gennemsyn og hyppig reference.
8) Giver bevis
Et skriftligt dokument kan bruges til at fremlægge bevis eller bevis, når det er nødvendigt. I tilfælde, hvor der er en tvist eller uenighed, kan et skriftligt dokument eller en erklæring bruges til at kommunikere bevis.
9) Alment acceptabel
Skriftlig kommunikation er et stort set accepteret kommunikationsmiddel, især når det er til formelle formål.
10) Let at forstå
Det er meget nemt for enhver at forstå skriftlig information, især når den er kortfattet og klar.
11) Alternativ kommunikationsmetode
Skriftlig kommunikation kan bruges som en alternativ kommunikationsmetode, når det kan være udfordrende at kommunikere mundtligt.
13) Effektiv kommunikation
På grund af den udbredte brug af skriftlig kommunikation er effektiv kommunikation opnåelig. Det kræver dog, at konteksten er klar og lige til sagen.
14) Let tilgængelig
Skriftlig dåse er den eneste form for kommunikation, der kan tilgås uanset tidspunkt eller periode, den blev brugt. Du kan nemt få adgang til oplysninger, der er sendt for lang tid siden, forudsat at de er skrevet og opbevaret.
15) Let at ændre
Skriftlig kommunikation kan redigeres, udarbejdes og ændres, før den sendes ud til personer eller til modtageren.
Ulemper ved skriftlig kommunikation
Nedenfor er 15 ulemper ved skriftlig kommunikation:
1) Forsinkelse med at få svar
En stor ulempe ved skriftlig kommunikation er den forsinkelse, du sandsynligvis vil få i at modtage et svar, især sammenlignet med mundtlig kommunikation.
Denne fælles faktor kan føre til kommunikationsbarrierer, især når der er behov for et presserende svar fra modtageren.
2) Brug mere tid på at bygge
Den største udfordring i skriftlig kommunikation er tidsforbrug til at komponere disse meddelelser. At skrive eller skrive beskeder, sende samt vente på, at modtageren svarer er faktorer, der begrænser eller påvirker kommunikationen.
3) Ikke effektiv i en nødsituation
Skriftlig kommunikation er ikke en effektiv form for kommunikation i nødstilfælde. Dette skyldes, at det måske ikke er muligt at få et hastesvar.
4) Dyrt
Skriftlig kommunikation er ret dyr i forhold til at kommunikere mundtligt. I dette tilfælde kræver det materialer, der kan medføre store omkostninger. fx at få en computer, kuglepen eller papir, alt efter hvad der er tilfældet.
5) Kompleks sætning
Skriftlig kommunikation kan involvere en række komplekse sætninger, der gør det svært for modtageren at forstå meddelelsens hensigt eller formål.
Desuden er dette en stor ulempe ved skriftlig kommunikation.
6) Forsinkelse med at få godkendelse
At få godkendt et skriftligt eller dokumenteret projekt kan tage længere tid. Denne udfordring står hovedsageligt over for virksomheder, virksomhedspartitioner, studerende og så videre.
7) Uegnet til analfabeter
Dette er en vigtig faktor i kommunikationen. For at kommunikationen skal være effektiv uden nogen barrierer, forventes den at være tilgængelig for alle.
Skriftlig kommunikation er dog ikke tilgængelig for alle, især ikke for dem, der ikke kan læse, hvad der kommunikeres til dem gennem skrift.
8) Ingen direkte kommunikation
Kommunikation med mennesker kan nogle gange kræve ansigt-ansigt interaktion. Dette er dog ikke muligt med skriftlig kommunikation.
9) Det kræver skrivefærdigheder
Generelt kræver skrivning, at du har gode skrivefærdigheder. Dette er dog en ulempe ved skriftlig kommunikation; uden gode skrivefærdigheder kan ingen kommunikere med succes.
Kommunikation kan ikke være effektiv, hvis der ikke er fleksible. For at kommunikationen mellem afsender og modtager skal være effektiv, forventes det, at den er fleksibel. fx kan et skriftligt dokument ikke nemt ændres, og et hurtigt svar er ikke muligt.
11) Oppustet information
Skriftlige oplysninger kan være oppustede eller forkerte; det tager tid at afgøre, om det skrevne er ægte eller ej. Eksempler på information, der kan pustes op, er CV'er, følgebreve og så videre.
Et oppustet eller falsk CV og følgebrev kan dog resultere i, at medarbejdere ikke får et job, hvis deres CV identificeres som falske.
12) Forsinkelse med at rette en misinformation
På grund af det faktum, at skriftlig kommunikation mangler ansigt-ansigt kommunikation, kan fejl eller misinformation tage længere tid at blive rettet, selvom de identificeres med det samme.
13) Ingen tavshedspligt
Der er ingen tavshedspligt med skriftlig kommunikation; det er udsat for enhver, som det er optaget af. Desuden er der en høj risiko for lækage af information, hvilket er en stor ulempe ved at have kommunikation skrevet.
14) Normalt formel
Skriftlig kommunikation lyder normalt formel og vanskelig at lave holdning for at formidle nogle oplysninger. Et eksempel er en kommunikation, der involverer følelser og følelser; det er normalt bedst kommunikeret ansigt-ansigt.
15) Fejlfortolkning af information
Der er stor chance for fejlfortolkning eller misforståelse af skriftlig information, især når kommunikatoren ikke nemt og klart kan udtrykke deres budskab.
Ofte stillede spørgsmål om fordele og ulemper ved skriftlig kommunikation
1) Hvorfor anbefales skriftlig kommunikation?
Skriftlig kommunikation anbefales stærkt, fordi den er mere præcis og kan bruges til at føre optegnelser til referencer.
2) Hvordan kan skriftlig kommunikation forbedres?
Nå, der er forskellige trin at tage for at forbedre skriftlig kommunikation: dette inkluderede: Find ud af, hvad du vil opnå med budskabet, skriv dine ideer ned, hold det så enkelt, som du kan forstå, læs og rediger, fjern ordrige sætninger til gør dit budskab klart og kortfattet, bed en ven om at hjælpe eller læs det højt for ham/hende
3) Er skriftlig kommunikation mere fordelagtig til at formidle et statistisk budskab.
Ja, skriftlig kommunikation er mere fordelagtig til at detaljere statistiske meddelelser end at kommunikere mundtligt.
Anbefalinger
- Top 10 betydningen af at skrive essay
- MBA Online Student's Guide
- Top 10 betydningen af skrivefærdigheder
- 2022 GMAT-scorediagram: Alt at vide og nemme brugstips
- Hvordan man skriver et forskningspapir uden plagiat
Konklusion
Moderne tekstkommunikationsmetoder har avanceret, hvilket gør det nemmere at sende beskeder ved hjælp af digitale instrumenter.
Desuden værdsætter enhver arbejdsgiver gode og effektive skriftlige kommunikationsevner. Hver virksomhed, organisation og enkeltperson har diversificeret sig til at bruge skriftlig kommunikation.
Du kan nu se, at skriftlig kommunikation er en vigtig kommunikationsform.
At udvikle denne færdighed er en nøgleegenskab for beskæftigelse. Ifølge NACE-fællesskabet, accepterer over 75 % af arbejdsgiverne en ansøger med velskrevne kommunikationsevner.
