Yksi vaativimmista taidoista on kirjallinen viestintätaito. Se on välttämätön taito, joka vaatii tehokasta kirjoitussymbolien käyttöä, joka sisältää kirjaimien, aakkosten, välimerkkien, välilyöntien ja niin edelleen käytön. Tämä artikkeli sisältää kirjallisen viestinnän edut sekä kirjallisen viestinnän haitat.
Kirjoitusprosessi on prosessi, jota käytetään tiedon välittämiseen ja viestimiseen. Kirjallista viestintää voidaan lähettää sähköpostien, kirjeiden, tekstien, verkkoviestien, sanomalehtien, muistioiden, raporttien, lehtien ja niin edelleen kautta. Jotta viestintä olisi tehokasta kirjoittamalla, tällaisen kirjoituksen tulee olla ytimekäs.
Lisäksi kirjallinen viestintä on laajalti käytetty viestintämuoto eri organisaatioissa ja yksityishenkilöissä. Kirjoitetun viestin tehokkuus riippuu kuitenkin sanavalinnoista ja sisällön johdonmukaisuudesta.
Sisällysluettelo
Mitä on kirjallinen viestintä?
Kirjallinen viestintä tarkoittaa yksinkertaisesti tiedon siirtämistä tai vaihtoa kirjallisen viestin välityksellä. Tämä on yleisin viestintämuoto, jota useat yritykset, ammattilaiset ja yksityishenkilöt käyttävät tiedon välittämiseen.
Viestintä on erittäin tärkeä osa, jota jokainen yritys tarvitsee toimiakseen tehokkaasti, ja kirjallisella viestinnällä on suuri rooli.
Kirjallinen viestintä voidaan tehdä manuaalisesti kirjoittamalla paperille tai sähköisesti kirjoittamalla ja lähettämällä viestejä sähköisen laitteen kautta.
Kirjallisen viestinnän tyypit
Alla on erilaisia kirjallisia viestintätyyppejä:
- Tekstiviesti
- Sähköpostit
- Kirje
- Muistio
- ehdotukset
- manuaalinen
- Sanomalehdet
- tiedotuslehti
- Esite
- faksit
- kyselylomakkeet
- Blogikirjoituksia ja niin edelleen.
Lisäksi kirjallinen viestintä edellyttää, että kirjoituksen konteksti on yksityiskohtainen, tarkka, selkeä ja asianmukainen.
Lisäksi kirjallisella viestinnällä on hyvät ja huonot puolensa.
Kirjallisen viestinnän edut
Alla on 15 kirjallisen viestinnän etua:
1) Viestien lähettäminen
Kirjallinen viestintä on ihanteellinen tapa lähettää viestejä, etenkin viittauksia vaativia viestejä. Lisäksi useat yritykset ja ammattilaiset lähettävät tai dokumentoivat mieluiten viestejä, ehdotuksia ja tietoja kirjallisessa muodossa.
2) Tulevaisuuden viite
Kirjallinen viestintä voidaan säilyttää myöhempää tarvetta varten. Suurin osa kirjallisista tiedoista voidaan välittää toistuvasti. Tämä on kirjallisen viestinnän suuri etu.
3) Sopii tilastotiedoksi
Tämä on kirjallisen viestinnän etu, joka auttaa välittämään tilastotietoja kaavioiden, kaavioiden tai kuvien muodossa.
Ilman kirjallista viestintää tässä muodossa olevan tiedon välittäminen suullisesti voi olla vaikeaa.
4) Käytä lakiasiakirjoihin
Lopulta jokainen asiakirja on kirjallisessa muodossa. Dokumentointi on tiedon välittämistä, kommunikointia, selittämistä tai toimenpiteen ohjeistamista. Lakiasiakirjat kirjoitetaan aina ylös ja allekirjoitetaan todisteena tai viitteenä.
5) Helppo lähettää useille ihmisille kerralla
Kirjallista viestintää voidaan lähettää eri ihmisille samanaikaisesti useiden viestien kirjoittamisen stressin vähentämiseksi – esim. joukkotekstiviestien lähettäminen, yleislähetysviestit ja niin edelleen.
6) Ei vaadi fyysistä tapaamista
Lähettämällä viestejä kirjallisessa muodossa et vaadi fyysistä tapaamista. Jokainen tieto voidaan välittää ja lähettää teksti- tai kirjallisena viestinä.
7) Viranomaisten pysyvä delegointi
Tämä on erityisen tärkeää suurissa yrityksissä, joissa vastuiden delegointi on välttämätöntä.
Sen sijaan, että jatkuvasti ja jatkuvasti keskustelisi tehtävistä uusien työntekijöiden kanssa, uudelle henkilökunnalle voidaan antaa kirjallinen asiakirja, joka sisältää odotetut tehtävät, tarkistettavaksi ja usein käytettäväksi.
8) Tarjoaa todisteita
Kirjallista asiakirjaa voidaan käyttää todisteena tai todisteena tarvittaessa. Tapauksissa, joissa on erimielisyyttä tai erimielisyyttä, todisteena voidaan käyttää kirjallista asiakirjaa tai lausuntoa.
9) Yleisesti hyväksytty
Kirjallinen viestintä on laajalti hyväksytty viestintäväline varsinkin kun se on muodollisia tarkoituksia varten.
10) Helposti ymmärrettävä
Kenen tahansa on erittäin helppo ymmärtää kirjoitettua tietoa, varsinkin kun se on ytimekäs ja selkeä.
11) Vaihtoehtoinen viestintätapa
Kirjallista viestintää voidaan käyttää vaihtoehtoisena viestintätapana, kun suullinen kommunikointi voi olla haastavaa.
13) Tehokas viestintä
Kirjallisen viestinnän laajan käytön ansiosta tehokas viestintä on saavutettavissa. Se edellyttää kuitenkin, että konteksti on selkeä ja suoraan asiaankuuluva.
14) Helposti saatavilla
Kirjallinen purkki on ainoa viestintämuoto, jota voidaan käyttää riippumatta siitä, milloin sitä on käytetty. Pääset helposti käsiksi kauan sitten lähetettyihin tietoihin, jos ne on kirjoitettu ja säilytetty.
15) Helppo muokata
Kirjallista viestintää voidaan muokata, laatia ja muokata ennen kuin se lähetetään ihmisille tai vastaanottajalle.
Kirjallisen viestinnän haitat
Alla on 15 kirjallisen viestinnän haittaa:
1) Vastausten saamisen viivästyminen
Yksi kirjallisen viestinnän suuria haittapuolia on vastauksen saaminen todennäköisesti viiveellä, etenkin verrattuna suulliseen viestintään.
Tämä yhteinen tekijä voi johtaa kommunikaatioesteisiin, varsinkin kun vastaanottimelta tarvitaan kiireellistä vastausta.
2) Käytä enemmän aikaa rakentamiseen
Suurin haaste kirjallisessa viestinnässä on ajankulutus näiden viestien laatimiseen. Viestien kirjoittaminen, lähettäminen sekä vastaanottajan vastauksen odottaminen ovat viestintää rajoittavia tai niihin vaikuttavia tekijöitä.
3) Ei tehokas hätätilanteessa
Kirjallinen viestintä ei ole tehokas viestintämuoto hätätilanteissa. Tämä johtuu siitä, että kiireellisen vastauksen saaminen ei ehkä ole mahdollista.
4) Kallis
Kirjallinen viestintä on melko kallista verrattuna suulliseen viestintään. Tässä tapauksessa se vaatii materiaaleja, joista voi aiheutua valtavia kustannuksia. esimerkiksi tietokoneen, kynän tai paperin hankkiminen tapauksen mukaan.
5) Monimutkainen lause
Kirjallinen viestintä voi sisältää joukon monimutkaisia lauseita, jotka tekevät vastaanottajan vaikeaksi ymmärtää viestin tarkoitusta tai tarkoitusta.
Lisäksi tämä on kirjallisen viestinnän suuri haitta.
6) Viivästys hyväksynnän saamisessa
Kirjallisen tai dokumentoidun hankkeen hyväksynnän saaminen voi kestää kauemmin. Tämän haasteen kohtaavat pääasiassa yritykset, yritysten jakajat, opiskelijat ja niin edelleen.
7) Ei sovi lukutaidottomille
Tämä on tärkeä tekijä viestinnässä. Jotta viestintä olisi tehokasta ilman esteitä, sen odotetaan olevan kaikkien saatavilla.
Kirjallinen viestintä ei kuitenkaan ole kaikkien saatavilla, etenkään niille, jotka eivät osaa lukea, mitä heille kirjoitetaan.
8) Ei suoraa viestintää
Viestintä ihmisten kanssa saattaa joskus vaatia kasvotusten vuorovaikutusta. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista kirjallisella viestinnällä.
9) Se vaatii kirjoitustaitoa
Yleensä kirjoittaminen edellyttää hyviä kirjoitustaitoja. Tämä on kuitenkin kirjallisen viestinnän haitta; ilman hyviä kirjoitustaitoja kukaan ei voi kommunikoida onnistuneesti.
Kommunikointi ei voi olla tehokasta, jos ei ole joustavia. Muussa tapauksessa, jotta viestintä lähettäjän ja vastaanottajan välillä olisi tehokasta, sen odotetaan olevan joustavaa. esim. kirjallista asiakirjaa ei voi helposti muuttaa, eikä nopea vastaus ole mahdollista.
11) Liialliset tiedot
Kirjalliset tiedot voivat olla liioiteltuja tai virheellisiä; vie aikaa sen selvittämiseen, onko kirjoitettu aito vai ei. Esimerkkejä tiedoista, joita voidaan lisätä, ovat ansioluettelot, saatekirjeet ja niin edelleen.
Liioittunut tai väärä ansioluettelo ja saatekirje voi kuitenkin johtaa siihen, että työntekijät eivät saa työtä, jos heidän ansioluettelonsa todetaan vääriksi.
12) Viivästyminen virheellisen tiedon korjaamisessa
Koska kirjallisesta viestinnästä puuttuu kasvotusten, virheiden tai väärän tiedon korjaaminen voi kestää kauemmin, vaikka ne tunnistettaisiin välittömästi.
13) Ei salassapitoa
Kirjallisessa viestinnässä ei ole salassapitoa; se on alttiina kaikille, joita se koskee. Lisäksi on olemassa suuri riski tiedon vuotamisesta, mikä on kirjallisen viestinnän suuri haitta.
14) Yleensä muodollinen
Kirjallinen viestintä kuulostaa yleensä muodolliselta ja vaikealta omaksua jonkin tiedon välittämiseksi. Esimerkki on kommunikaatio, joka sisältää tunteita ja tunteita; se on yleensä parhaiten kommunikoitu kasvot.
15) Tiedon väärintulkinta
Kirjoitetun tiedon väärintulkinnan tai väärinymmärryksen mahdollisuus on suuri, varsinkin kun kommunikaattori ei voi ilmaista viestiään helposti ja selkeästi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä kirjallisen viestinnän eduista ja haitoista
1) Miksi kirjallinen viestintä on erittäin suositeltavaa?
Kirjallinen viestintä on erittäin suositeltavaa, koska se on tarkempaa ja sitä voidaan käyttää viitteiden kirjaamiseen.
2) Miten kirjallista viestintää voidaan parantaa?
No, kirjallisen viestinnän parantamiseksi on suoritettava useita toimenpiteitä: tämä sisälsi: Ota selvää, mitä haluat saavuttaa viestillä, kirjoita muistiin ideasi, pidä se niin yksinkertaisena kuin ymmärrät, lue ja muokkaa, poista sanalliset lauseet Tee viestistäsi selkeä ja ytimekäs, pyydä ystävääsi auttamaan tai lue se ääneen hänelle
3) Onko kirjallinen viestintä edullisempi tilastoviestin välittämisessä?
Kyllä, kirjallinen viestintä on edullisempaa tilastollisten viestien yksityistämisessä kuin suullinen.
Suositukset
- Esseen kirjoittamisen 10 tärkeintä
- MBA online-opiskelijan opas
- 10 tärkeintä kirjoitustaitoa
- 2022 GMAT-pistetaulukko: Kaikki tiedossa ja helppokäyttöisiä vinkkejä
- Kuinka kirjoittaa tutkimuspaperi ilman plagiointia
Yhteenveto
Nykyaikaiset tekstiviestintämenetelmät ovat kehittyneet, mikä helpottaa viestien lähettämistä digitaalisia välineitä hyödyntäen.
Lisäksi jokainen työnantaja arvostaa hyviä ja tehokkaita kirjallisia viestintätaitoja. Jokainen yritys, organisaatio ja yksilö on monipuolistunut käyttämään kirjallista viestintää.
Nyt voit nähdä, että kirjallinen viestintä on tärkeä viestintämuoto.
Tämän taidon kehittäminen on keskeinen ominaisuus työllistymisessä. Mukaan NACE-yhteisöYli 75 % työnantajista hyväksyy hakijan, jolla on hyvin kirjoitetut viestintätaidot.
