En av de mest krävande färdigheterna är skriftlig kommunikationsförmåga. Det är en nödvändig färdighet som kräver effektiv användning av skrivsymboler som inkluderar användning av bokstäver, alfabet, skiljetecken, mellanslag och så vidare. Den här artikeln innehåller såväl fördelarna med skriftlig kommunikation som nackdelarna med skriftlig kommunikation.
Skrivprocessen är en process som används för att förmedla information och kommunicera. Skriftlig kommunikation kan skickas via e-post, brev, texter, onlinemeddelanden, tidningar, PM, rapporter, tidskrifter och så vidare. För att kommunikationen ska vara effektiv genom att skriva, bör sådan skrivning vara kortfattad.
Dessutom är skriftlig kommunikation en mycket använd form av kommunikation av olika organisationer och individer. Effektiviteten av ett skriftligt meddelande beror dock på valet av ord och innehållets sammanhållning.
Innehållsförteckning
Vad är skriftlig kommunikation?
Skriftlig kommunikation innebär helt enkelt överföring eller utbyte av information genom ett skriftligt meddelande. Detta är den vanligaste formen av kommunikation som används av olika företag, yrkesverksamma och privatpersoner för att vidarebefordra information.
Kommunikation är en mycket avgörande del som varje företag behöver för att fungera effektivt, där skriftlig kommunikation spelar en stor roll.
Skriftlig kommunikation kan ske manuellt genom att skriva på papper eller elektroniskt genom att komponera och skicka meddelanden via en elektronisk enhet.
Typer av skriftlig kommunikation
Nedan finns olika typer av skriftlig kommunikation:
- Textmeddelande
- E-post
- Brev
- Memo
- förslag
- Manuell
- Tidningar
- Bulletin
- Broschyr
- fax
- frågeformulär
- Blogginlägg och så vidare.
Dessutom kräver skriftlig kommunikation att sammanhanget för att skrivandet är detaljerat, korrekt, tydligt och lämpligt.
Dessutom finns det fördelar och nackdelar med skriftlig kommunikation.
Fördelar med skriftlig kommunikation
Nedan är 15 fördelar med skriftlig kommunikation:
1) Skicka meddelanden
Skriftlig kommunikation är en idealisk form för att skicka meddelanden, särskilt meddelanden som kräver referenser. Dessutom föredrar olika företag och yrkesverksamma att skicka eller dokumentera meddelanden, förslag och information i skriftlig form.
2) Framtida referens
Skriftlig kommunikation kan sparas för framtida referens. Den mesta skriftliga informationen kan förmedlas upprepade gånger. Detta är en stor fördel med skriftlig kommunikation.
3) Lämplig för statistisk information
Detta är en fördel med skriftlig kommunikation som hjälper till att förmedla statistisk information i form av diagram, diagram eller bilder.
Utan skriftlig kommunikation kan information i denna form vara svår att förmedla muntligt.
4) Använd för juridisk dokumentation
Så småningom är varje dokument i en skriftlig form. Dokumentation är att skicka information, kommunicera, förklara eller instruera en procedur. Juridiska papper är alltid nedskrivna och undertecknade för att tjäna som bevis eller referens.
5) Lätt att skicka till många personer samtidigt
Skriftlig kommunikation kan skickas till olika personer samtidigt för att minska stressen med att skriva många meddelanden – t.ex. att skicka masssms, sända meddelanden och så vidare.
6) Kräver inget fysiskt möte
Genom att skicka meddelanden i skriftlig form kräver du inget fysiskt möte. Varje bit av information kan kommuniceras och skickas som ett textmeddelande eller ett skriftligt meddelande.
7) Varaktig delegering av myndigheter
Detta är särskilt viktigt i stora företag där det är viktigt att delegera ansvar.
Istället för att ständigt och ständigt diskutera uppgifter med nya arbetare, kan ett skriftligt dokument inklusive de förväntade arbetsuppgifterna tillhandahållas den nya personalen för granskning och ofta referens.
8) Ger bevis
En skriftlig handling kan användas för att tillhandahålla bevis eller bevis vid behov. I de fall det finns en tvist eller oenighet kan en skriftlig handling eller ett uttalande användas för att kommunicera bevis.
9) Allmänt acceptabelt
Skriftlig kommunikation är ett i hög grad accepterat kommunikationsmedel, särskilt när det är för formella ändamål.
10) Lätt att förstå
Det är mycket lätt för alla att förstå skriftlig information, särskilt när den är kortfattad och tydlig.
11) Alternativ kommunikationsmetod
Skriftlig kommunikation kan användas som ett alternativt kommunikationssätt när det kan vara utmanande att kommunicera muntligt.
13) Effektiv kommunikation
På grund av den utbredda användningen av skriftlig kommunikation är effektiv kommunikation möjlig. Det kräver dock att sammanhanget är tydligt och rakt på sak.
14) Lätttillgänglig
Skriftlig burk är den enda form av kommunikation som kan nås oavsett tid eller period den användes. Du kan enkelt få tillgång till information som skickats för länge sedan förutsatt att den skrivits och bevarats.
15) Lätt att modifiera
Skriftlig kommunikation kan redigeras, utarbetas och modifieras innan den skickas ut till människor eller till mottagaren.
Nackdelar med skriftlig kommunikation
Nedan är 15 nackdelar med skriftlig kommunikation:
1) Försening med att få svar
En stor nackdel med skriftlig kommunikation är förseningen du förmodligen kommer att få när du får ett svar, särskilt jämfört med muntlig kommunikation.
Denna gemensamma faktor kan leda till kommunikationsbarriärer, särskilt när ett brådskande svar från mottagaren behövs.
2) Ta mer tid att bygga
Den stora utmaningen för skriftlig kommunikation är tidsåtgång för att komponera dessa meddelanden. Att skriva eller skriva meddelanden, skicka samt vänta på att mottagaren ska svara är faktorer som begränsar eller påverkar kommunikationen.
3) Inte effektivt för en nödsituation
Skriftlig kommunikation är inte en effektiv form av kommunikation i nödfall. Detta beror på att det kanske inte är möjligt att få ett brådskande svar.
4) Dyrt
Skriftlig kommunikation är ganska dyr jämfört med att kommunicera muntligt. I det här fallet kräver det material som kan medföra en enorm kostnad. t.ex. skaffa en dator, penna eller papper, allt efter omständigheterna.
5) Komplex mening
Skriftlig kommunikation kan innefatta en rad komplexa meningar som gör det svårt för mottagaren att förstå meddelandets avsikt eller syfte.
Dessutom är detta en stor nackdel med skriftlig kommunikation.
6) Dröjsmål med att få godkännande
Att få ett godkännande för ett skriftligt eller dokumenterat projekt kan ta längre tid. Denna utmaning står främst inför företag, företagspartitionerare, studenter och så vidare.
7) Olämplig för analfabeter
Detta är en viktig faktor i kommunikationen. För att kommunikationen ska vara effektiv utan några hinder förväntas den vara tillgänglig för alla.
Skriftlig kommunikation är dock inte tillgänglig för alla, särskilt för dem som inte kan läsa det som kommuniceras till dem genom att skriva.
8) Ingen direkt kommunikation
Kommunikation med människor kan ibland kräva ansikte-ansikte-interaktion. Detta är dock inte möjligt med skriftlig kommunikation.
9) Det kräver skrivkunskaper
Generellt sett kräver skrivandet att du har god skrivförmåga. Detta är dock en nackdel med skriftlig kommunikation; utan goda skrivkunskaper kan ingen kommunicera framgångsrikt.
Att kommunicera kan inte vara effektivt om det inte finns flexibla. I andra för att kommunikationen mellan avsändaren och mottagaren ska vara effektiv, förväntas den vara flexibel. t.ex. kan ett skriftligt dokument inte enkelt ändras och ett snabbt svar är inte möjligt.
11) Uppblåst information
Skriftlig information kan vara uppblåst eller felaktig; det tar tid att avgöra om det som står är äkta eller inte. Exempel på information som kan blåsas upp är CV, följebrev och så vidare.
Ett uppblåst eller falskt CV och personligt brev kan dock leda till att anställda inte får jobb om deras CV identifieras som falska.
12) Försening med att korrigera en felaktig information
På grund av att skriftlig kommunikation saknar ansikte-ansikte-kommunikation kan fel eller felaktig information ta längre tid att rätta till även om de identifieras omedelbart.
13) Ingen sekretess
Det finns ingen sekretess med skriftlig kommunikation; det exponeras för alla som det berörs av. Dessutom finns det en stor risk för läckage av information vilket är en stor nackdel med att ha kommunikation skriven.
14) Vanligtvis formell
Skriftlig kommunikation låter vanligtvis formell och svår att göra för att förmedla viss information. Ett exempel är en kommunikation som involverar känslor och känslor; det är vanligtvis bäst kommunicerat ansikte ansikte.
15) Feltolkning av information
Det finns en stor risk för feltolkning eller missförstånd av skriftlig information, särskilt när kommunikatören inte enkelt och tydligt kan uttrycka sitt budskap.
Vanliga frågor om för- och nackdelar med skriftlig kommunikation
1) Varför rekommenderas skriftlig kommunikation starkt?
Skriftlig kommunikation rekommenderas starkt eftersom den är mer exakt och kan användas för att föra register för referenser.
2) Hur kan skriftlig kommunikation förbättras?
Tja, det finns olika steg att ta för att förbättra skriftlig kommunikation: detta inkluderade: Ta reda på vad du vill uppnå med budskapet, anteckna dina idéer, håll det så enkelt som du kan förstå läs och redigera, ta bort ordrika meningar till gör ditt budskap tydligt och koncist, be en vän hjälpa till eller läs det högt för honom/henne
3) Är skriftlig kommunikation mer fördelaktig för att kommunicera ett statistiskt meddelande.
Ja, skriftlig kommunikation är mer fördelaktig för att detaljera statistiska meddelanden än att kommunicera muntligt.
Rekommendationer
- Topp 10 vikten av att skriva uppsats
- MBA Online Studentguide
- Topp 10 vikten av skrivfärdigheter
- 2022 GMAT-poängtabell: Allt att veta och enkla användningstips
- Hur man skriver ett forskningsarbete utan plagiat
Slutsats
Moderna textkommunikationsmetoder har utvecklats, vilket gör det lättare att skicka meddelanden med hjälp av digitala instrument.
Alla arbetsgivare värdesätter dessutom goda och effektiva skriftliga kommunikationsförmåga. Varje företag, organisation och individ har diversifierat sig till att använda skriftlig kommunikation.
Du kan nu se att skriftlig kommunikation är en viktig form av kommunikation.
Att utveckla denna färdighet är en nyckelegenskap för anställning. Enligt NACE-gemenskapen, över 75 % av arbetsgivarna accepterar en sökande med välskriven kommunikationsförmåga.
