Moja ya ujuzi unaohitaji sana ni ustadi wa mawasiliano ya maandishi. Ni ujuzi wa lazima unaohitaji matumizi bora ya alama za uandishi ambayo ni pamoja na matumizi ya herufi, alfabeti, alama za uakifishaji, nafasi, na kadhalika. Makala hii ina faida za mawasiliano ya maandishi pamoja na hasara za mawasiliano ya maandishi.
Mchakato wa kuandika ni mchakato unaotumiwa kupitisha habari na kuwasiliana. Mawasiliano ya maandishi yanaweza kutumwa kupitia barua pepe, barua, maandishi, ujumbe mtandaoni, magazeti, memo, ripoti, majarida, na kadhalika. Ili mawasiliano yawe na ufanisi kupitia maandishi, uandishi kama huo unapaswa kuwa mfupi.
Kwa kuongezea, mawasiliano ya maandishi ni njia inayotumiwa sana ya mawasiliano na mashirika na watu binafsi. Hata hivyo, ufanisi wa ujumbe ulioandikwa unategemea uchaguzi wa maneno na mshikamano wa maudhui.
Orodha ya Yaliyomo
Mawasiliano ya maandishi ni nini?
Mawasiliano ya maandishi ina maana tu ya kuhamisha au kubadilishana habari kupitia ujumbe ulioandikwa. Hii ndiyo njia ya kawaida ya mawasiliano inayotumiwa na wafanyabiashara mbalimbali, wataalamu na watu binafsi kupeana taarifa.
Mawasiliano ni sehemu muhimu sana ambayo kila biashara inahitaji ili kufanya kazi kwa ufanisi, ambayo mawasiliano ya maandishi yana jukumu kubwa.
Mawasiliano ya maandishi yanaweza kufanywa kwa mikono kwa kuandika kwenye karatasi au kielektroniki kwa kutunga na kutuma ujumbe kupitia kifaa cha kielektroniki.
Aina za mawasiliano ya maandishi
Chini ni aina mbalimbali za mawasiliano ya maandishi:
- Ujumbe wa maandishi
- Barua pepe
- Barua
- Memo
- Mapendekezo
- mwongozo
- Magazeti
- Bulletin
- Brosha
- Faksi
- Maswali
- Machapisho ya blogi na kadhalika.
Kwa kuongezea, mawasiliano ya maandishi yanahitaji kwamba muktadha wa maandishi hayo uwe wa kina, sahihi, wazi na unaofaa.
Aidha, kuna faida na hasara za mawasiliano ya maandishi.
Faida za Mawasiliano ya Maandishi
Zifuatazo ni faida 15 za mawasiliano ya maandishi:
1) Kutuma ujumbe
Mawasiliano ya maandishi ni njia bora ya kutuma ujumbe, haswa ujumbe unaohitaji marejeleo. Zaidi ya hayo, makampuni na wataalamu mbalimbali wanapendelea kutuma au kuandika ujumbe, mapendekezo, na habari kwa maandishi.
2) Rejea ya Baadaye
Mawasiliano ya maandishi yanaweza kuwekwa kwa marejeleo ya baadaye. Habari nyingi zilizoandikwa zinaweza kupitishwa mara kwa mara. Hii ni faida kubwa ya mawasiliano ya maandishi.
3) Inafaa kwa habari ya takwimu
Hii ni faida ya mawasiliano ya maandishi ambayo husaidia katika kuwasilisha taarifa za takwimu katika mfumo wa chati, michoro, au picha.
Bila mawasiliano ya maandishi, habari katika fomu hii inaweza kuwa ngumu kupitisha kwa mdomo.
4) Tumia kwa nyaraka za kisheria
Hatimaye, kila hati iko katika fomu iliyoandikwa. Hati ni kupitisha taarifa, kuwasiliana, kueleza au kuelekeza utaratibu. Karatasi za kisheria kila mara huandikwa na kutiwa sahihi ili kutumika kama uthibitisho au marejeleo.
5) Rahisi kutuma kwa watu wengi kwa wakati mmoja
Mawasiliano ya maandishi yanaweza kutumwa kwa watu mbalimbali kwa wakati mmoja ili kupunguza uchapaji wa mkazo wa jumbe nyingi—mfano kutuma SMS nyingi, ujumbe wa matangazo, na kadhalika.
6) Haihitaji mkutano wa kimwili
Kwa kutuma ujumbe kwa maandishi, hauitaji mkutano wa kawaida. Kila kipande cha habari kinaweza kuwasilishwa na kutumwa kama maandishi au ujumbe ulioandikwa.
7) Ujumbe wa Kudumu wa Mamlaka
Hii ni muhimu sana katika biashara kubwa ambapo kukabidhi majukumu ni muhimu.
Badala ya mara kwa mara na kuendelea kujadili kazi na wafanyakazi wapya, hati iliyoandikwa ikiwa ni pamoja na majukumu yanayotarajiwa inaweza kutolewa kwa wafanyakazi wapya kwa ajili ya mapitio na marejeleo ya mara kwa mara.
8) Inatoa uthibitisho
Hati iliyoandikwa inaweza kutumika kutoa uthibitisho au ushahidi inapohitajika. Katika hali ambapo kuna mzozo au kutokubaliana, hati iliyoandikwa au taarifa inaweza kutumika kuwasilisha uthibitisho.
9) Inakubalika Sana
Mawasiliano ya maandishi ni njia inayokubalika kwa kiasi kikubwa ya mawasiliano hasa yanapokuwa kwa madhumuni rasmi.
10) Inaeleweka kwa urahisi
Ni rahisi sana kwa mtu yeyote kuelewa habari iliyoandikwa hasa ikiwa ni mafupi na wazi.
11) Njia mbadala ya mawasiliano
Mawasiliano ya maandishi yanaweza kutumika kama njia mbadala ya mawasiliano wakati inaweza kuwa changamoto kuwasiliana kwa mdomo.
13) Mawasiliano yenye ufanisi
Kwa sababu ya kuenea kwa matumizi ya mawasiliano ya maandishi, mawasiliano ya ufanisi hupatikana. Hata hivyo, inahitaji muktadha uwe wazi na moja kwa moja kwa uhakika.
14) Inapatikana kwa urahisi
Mkopo ulioandikwa ndio njia pekee ya mawasiliano inayoweza kupatikana bila kujali muda au kipindi ilitumika. Unaweza kupata kwa urahisi habari ambayo ilitumwa muda mrefu uliopita mradi imeandikwa na kuwekwa.
15) Rahisi kurekebisha
Mawasiliano ya maandishi yanaweza kuhaririwa, kuandikwa na kurekebishwa kabla ya kuyatuma kwa watu au kwa mpokeaji.
Hasara za mawasiliano ya maandishi
Zifuatazo ni hasara 15 za mawasiliano ya maandishi:
1) Kuchelewa kupata majibu
Hasara moja kuu ya mawasiliano ya maandishi ni ucheleweshaji ambao labda utapata katika kupokea jibu, haswa ikilinganishwa na mawasiliano ya mdomo.
Sababu hii ya kawaida inaweza kusababisha vikwazo vya mawasiliano, hasa wakati jibu la haraka kutoka kwa mpokeaji inahitajika.
2) Chukua muda zaidi wa kujenga
Changamoto kubwa inayowakabili katika mawasiliano kimaandishi ni matumizi ya muda katika kutunga jumbe hizi. Kuandika au kuandika ujumbe, kutuma na pia kusubiri mpokeaji kujibu ni mambo ambayo yanapunguza au kuathiri mawasiliano.
3) Haifai kwa dharura
Mawasiliano ya maandishi sio njia bora ya mawasiliano katika hali za dharura. Hii ni kwa sababu kupata jibu la haraka huenda lisiwezekane.
4) Ghali
Mawasiliano ya maandishi ni ghali sana ikilinganishwa na mawasiliano ya mdomo. Katika kesi hii, inahitaji vifaa ambavyo vinaweza kupata gharama kubwa. kwa mfano kupata kompyuta, kalamu, au karatasi, kama itakavyokuwa.
5) Sentensi ngumu
Mawasiliano ya maandishi yanaweza kuhusisha mfululizo wa sentensi changamano zinazofanya iwe vigumu kwa mpokeaji kuelewa dhamira au madhumuni ya ujumbe.
Aidha, hii ni hasara kubwa ya mawasiliano ya maandishi.
6) Kuchelewa kupata kibali
Kupata idhini ya mradi ulioandikwa au kumbukumbu kunaweza kuchukua muda mrefu zaidi. Changamoto hii inakabiliwa zaidi na makampuni, wagawaji wa biashara, wanafunzi, na kadhalika.
7) Haifai kwa wasiojua kusoma na kuandika
Hili ni jambo muhimu katika mawasiliano. Ili mawasiliano yawe na ufanisi bila vikwazo vyovyote, yanatarajiwa kupatikana kwa kila mtu.
Hata hivyo, mawasiliano ya maandishi hayapatikani kwa kila mtu, hasa kwa wale ambao hawawezi kusoma kile kinachowasilishwa kwao kwa njia ya maandishi.
8) Hakuna mawasiliano ya moja kwa moja
Mawasiliano na watu wakati mwingine inaweza kuhitaji mwingiliano wa uso. Walakini, hii haiwezekani kwa mawasiliano ya maandishi.
9) Inahitaji ujuzi wa kuandika
Kwa ujumla, kuandika kunahitaji uwe na ujuzi mzuri wa kuandika. Hata hivyo, hii ni hasara na mawasiliano ya maandishi; bila ujuzi mzuri wa kuandika, hakuna mtu anayeweza kuwasiliana kwa mafanikio.
Kuwasiliana hakuwezi kuwa na ufanisi ikiwa hakuna kubadilika. Katika nyingine ili mawasiliano kati ya mtumaji na mpokeaji yawe ya ufanisi, inatarajiwa kuwa rahisi kubadilika. kwa mfano hati iliyoandikwa haiwezi kubadilishwa kwa urahisi na jibu la haraka haliwezekani.
11) Habari iliyochangiwa
Habari iliyoandikwa inaweza kuongezwa au kuwa sahihi; inachukua muda kuamua ikiwa kilichoandikwa ni cha kweli au la. Mifano ya habari ambayo inaweza kuongezwa ni wasifu, barua za jalada, na kadhalika.
Hata hivyo, wasifu na barua ya kazi iliyokuzwa au ya uwongo inaweza kusababisha wafanyikazi wasipate kazi ikiwa wasifu wao utatambuliwa kuwa wa uwongo.
12) Kuchelewa kusahihisha habari potofu
Kutokana na ukweli kwamba mawasiliano ya maandishi hayana mawasiliano ya ana kwa ana, hitilafu au taarifa zisizo sahihi zinaweza kuchukua muda mrefu kusahihishwa hata kama zitatambuliwa mara moja.
13) Hakuna usiri
Hakuna usiri na mawasiliano ya maandishi; inawekwa wazi kwa yeyote anayehusika nayo. Aidha, kuna hatari kubwa ya kuvuja kwa taarifa ambayo ni hasara kubwa ya kuwa na mawasiliano yaliyoandikwa.
14) Kawaida rasmi
Mawasiliano ya maandishi kwa kawaida husikika rasmi na vigumu kufanya mkao ili kuwasilisha taarifa fulani. Mfano ni mawasiliano yanayohusisha hisia na mihemko; kwa kawaida huzungumzwa vyema uso kwa uso.
15) Tafsiri potofu ya habari
Kuna uwezekano mkubwa wa kufasiriwa vibaya au kutoelewa habari iliyoandikwa, haswa wakati mwasilishaji hawezi kuelezea ujumbe wao kwa urahisi na kwa uwazi.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara kuhusu faida na hasara za mawasiliano ya maandishi
1) Kwa nini mawasiliano ya maandishi yanapendekezwa sana?
Mawasiliano ya maandishi yanapendekezwa sana kwa sababu ni sahihi zaidi na yanaweza kutumika kuweka kumbukumbu kwa marejeleo.
2) Je, mawasiliano ya maandishi yanawezaje kuboreshwa?
Kweli, kuna hatua mbalimbali za kuchukua ili kuboresha mawasiliano ya maandishi: hii ni pamoja na: Jua kile unachotaka kufikia na ujumbe, andika mawazo yako, yaweke rahisi kadri uwezavyo kuelewa, soma na kuhariri, ondoa sentensi zenye maneno. fanya ujumbe wako kuwa wazi na kwa ufupi, mwombe rafiki akusaidie au umsomee kwa sauti
3) Je, mawasiliano ya maandishi yana faida zaidi katika kuwasilisha ujumbe wa takwimu.
Ndiyo, mawasiliano ya maandishi yana faida zaidi katika kueleza ujumbe wa takwimu kwa kina kuliko kuwasiliana kwa mdomo.
Mapendekezo
- Umuhimu 10 Bora wa Kuandika Insha
- Mwongozo wa Wanafunzi wa Mtandao wa MBA
- Umuhimu 10 Bora wa Stadi za Kuandika
- Chati ya Alama ya GMAT ya 2022: Yote Ya Kujua & Vidokezo Rahisi vya Utumiaji
- Jinsi ya kuandika karatasi ya utafiti bila wizi
Hitimisho
Mbinu za kisasa za mawasiliano ya maandishi zimeimarika, hivyo kurahisisha kutuma ujumbe kwa kutumia ala za kidijitali.
Zaidi ya hayo, mwajiri yeyote anathamini ustadi mzuri na mzuri wa mawasiliano wa maandishi. Kila kampuni, shirika, na mtu binafsi wametofautiana katika kutumia mawasiliano ya maandishi.
Sasa unaweza kuona kwamba mawasiliano ya maandishi ni aina muhimu ya mawasiliano.
Kukuza ujuzi huu ni sifa kuu ya ajira. Kwa mujibu wa Jumuiya ya NACE, zaidi ya 75% ya waajiri hukubali mwombaji aliye na ujuzi wa mawasiliano ulioandikwa vizuri.
