Üks kõige nõudlikumaid oskusi on kirjalik suhtlemisoskus. See on vajalik oskus, mis nõuab tõhusat kirjutamissümbolite kasutamist, mis hõlmab tähtede, tähestiku, kirjavahemärkide, tühikute jne kasutamist. See artikkel sisaldab nii kirjaliku suhtluse eeliseid kui ka kirjaliku suhtluse puudusi.
Kirjutamisprotsess on protsess, mida kasutatakse teabe edastamiseks ja suhtlemiseks. Kirjalikku suhtlust saab saata e-kirjade, kirjade, tekstide, veebisõnumite, ajalehtede, memode, aruannete, ajakirjade jne kaudu. Et suhtlemine kirjutamise kaudu oleks tõhus, peaks selline kirjutamine olema lühike.
Lisaks on kirjalik suhtlus erinevate organisatsioonide ja üksikisikute poolt laialdaselt kasutatav suhtlusvorm. Kirjaliku sõnumi tõhusus sõltub aga sõnade valikust ja sisu sidususest.
Sisukord
Mis on kirjalik suhtlus?
Kirjalik suhtlus tähendab lihtsalt teabe edastamist või vahetamist kirjaliku sõnumi kaudu. See on kõige levinum suhtlusvorm, mida erinevad ettevõtted, spetsialistid ja üksikisikud kasutavad teabe edastamiseks.
Suhtlemine on väga oluline osa, mida iga ettevõte vajab tõhusaks toimimiseks, millest suur osa on kirjalikul suhtlusel.
Kirjalikku suhtlust saab teha käsitsi, kirjutades paberile või elektrooniliselt, koostades ja saates sõnumeid elektroonilise seadme kaudu.
Kirjaliku suhtluse liigid
Allpool on toodud erinevad kirjaliku suhtluse tüübid:
- Tekstisõnum
- Kirjad
- Kiri
- Memo
- Ettepanekud
- Käsitsi
- Ajalehed
- infoleht
- Brošüür
- Faksid
- Küsimustikud
- Blogipostitused ja nii edasi.
Lisaks eeldab kirjalik suhtlus, et kirjutise kontekst oleks üksikasjalik, täpne, selge ja asjakohane.
Lisaks on kirjalikul suhtlusel plusse ja miinuseid.
Kirjaliku suhtluse eelised
Allpool on kirjaliku suhtluse 15 eelist:
1) Sõnumite saatmine
Kirjalik suhtlus on ideaalne sõnumite saatmise vorm, eriti selliste sõnumite saatmiseks, mis nõuavad viiteid. Lisaks eelistavad erinevad ettevõtted ja spetsialistid saata või dokumenteerida sõnumeid, ettepanekuid ja teavet kirjalikult.
2) Tuleviku viide
Kirjaliku suhtluse võib edaspidiseks kasutamiseks alles jätta. Enamikku kirjalikku teavet saab korduvalt edasi anda. See on kirjaliku suhtluse suur eelis.
3) Sobib statistilise teabe jaoks
See on kirjaliku suhtluse eelis, mis aitab edastada statistilist teavet diagrammide, diagrammide või piltide kujul.
Ilma kirjaliku suhtluseta võib sellisel kujul teavet suuliselt raske edastada.
4) Kasutage juriidilise dokumentatsiooni jaoks
Lõpuks on iga dokument kirjalikus vormis. Dokumenteerimine on teabe edastamine, suhtlemine, selgitamine või protseduuri juhendamine. Juriidilised dokumendid kirjutatakse alati üles ja allkirjastatakse, et neid kasutada tõendina või viitena.
5) Lihtne saata paljudele inimestele korraga
Kirjalikku suhtlust saab saata korraga erinevatele inimestele, et vähendada pinget paljude sõnumite tippimisel (nt mass-SMS-ide saatmine, levisõnumid jne).
6) ei nõua füüsilist kohtumist
Kirjalikul kujul sõnumeid saates ei ole vaja füüsilist kohtumist. Igat teavet saab edastada ja saata teksti- või kirjaliku sõnumina.
7) volituste püsiv delegeerimine
See on eriti oluline suurtes ettevõtetes, kus vastutuse delegeerimine on hädavajalik.
Selle asemel, et uute töötajatega ülesandeid pidevalt ja pidevalt arutada, saab uutele töötajatele esitada kirjaliku dokumendi, mis sisaldab eeldatavaid tööülesandeid, et need saaksid üle vaadata ja sageli tutvuda.
8) esitab tõendid
Vajadusel võib tõendite või tõendite esitamiseks kasutada kirjalikku dokumenti. Vaidluste või lahkarvamuste korral võib tõendite edastamiseks kasutada kirjalikku dokumenti või avaldust.
9) Laialdaselt vastuvõetav
Kirjalik suhtlus on üldiselt aktsepteeritud suhtlusvahend, eriti kui see on ametlikel eesmärkidel.
10) Kergesti mõistetav
Kirjalikust teabest on igaühel väga lihtne aru saada, eriti kui see on lühike ja selge.
11) Alternatiivne suhtlusviis
Kirjalikku suhtlust saab kasutada alternatiivse suhtlusviisina, kui suuline suhtlemine võib olla keeruline.
13) Tõhus suhtlus
Kirjaliku suhtluse laialdase kasutamise tõttu on tõhus suhtlus saavutatav. See eeldab aga, et kontekst oleks selge ja otse asja juurde.
14) Kergesti ligipääsetav
Kirjalik purk on ainus suhtlusvorm, millele pääseb juurde olenemata selle kasutamise ajast või perioodist. Saate hõlpsasti juurdepääsu teabele, mis saadeti kaua aega tagasi, eeldusel, et see on kirjutatud ja alles hoitud.
15) Lihtne muuta
Kirjalikku teadet saab enne inimestele või vastuvõtjale väljasaatmist redigeerida, koostada ja muuta.
Kirjaliku suhtluse miinused
Allpool on kirjaliku suhtluse 15 puudust:
1) Vastuste saamisega viivitamine
Kirjaliku suhtluse üks peamisi puudusi on vastuse saamisel tõenäoliselt tekkiv viivitus, eriti võrreldes suulise suhtlusega.
See ühine tegur võib põhjustada sidetõkkeid, eriti kui on vaja vastuvõtja kiiret reageerimist.
2) Võtke ehitamiseks rohkem aega
Kirjaliku suhtluse peamine väljakutse on ajakulu nende sõnumite koostamisel. Sõnumite tippimine või kirjutamine, saatmine ja vastuvõtja vastuse ootamine on suhtlust piiravad või mõjutavad tegurid.
3) Ei ole tõhus hädaolukorras
Kirjalik suhtlus ei ole hädaolukorras tõhus suhtlusvorm. Seda seetõttu, et kiire vastuse saamine ei pruugi olla teostatav.
4) kallis
Kirjalik suhtlemine on suulise suhtlemisega võrreldes üsna kulukas. Sel juhul on vaja materjale, mis võivad põhjustada suuri kulutusi. nt arvuti, pliiatsi või paberi hankimine.
5) Keeruline lause
Kirjalik suhtlus võib hõlmata keerulisi lauseid, mis raskendavad vastuvõtjal sõnumi kavatsuse või eesmärgi mõistmist.
Pealegi on see kirjaliku suhtluse suur puudus.
6) Kinnituse saamisega viivitamine
Kirjaliku või dokumenteeritud projekti heakskiidu saamine võib võtta kauem aega. Selle väljakutsega seisavad silmitsi peamiselt ettevõtted, ettevõtete eraldajad, üliõpilased ja nii edasi.
7) Kirjaoskamatutele sobimatu
See on suhtlemisel oluline tegur. Et suhtlus oleks tõhus ja takistusteta, eeldatakse, et see on kõigile kättesaadav.
Kirjalik suhtlus pole aga kõigile kättesaadav, eriti neile, kes ei oska lugeda, mida neile kirjutamise kaudu edastatakse.
8) Otsesuhtlus puudub
Inimestega suhtlemine võib mõnikord nõuda näost näkku suhtlemist. Kirjaliku suhtluse korral pole see aga võimalik.
9) See nõuab kirjutamisoskust
Üldiselt eeldab kirjutamine head kirjutamisoskust. See on aga kirjaliku suhtluse puuduseks; ilma hea kirjutamisoskuseta ei saa keegi edukalt suhelda.
Suhtlemine ei saa olla tõhus, kui pole paindlikke. Muus osas, et saatja ja vastuvõtja vaheline suhtlus oleks tõhus, eeldatakse, et see on paindlik. nt kirjalikku dokumenti ei saa lihtsalt muuta ja kiire reageerimine pole võimalik.
11) Ülepaisutatud teave
Kirjalik teave võib olla ülepaisutatud või vale; võtab aega, et teha kindlaks, kas kirjutatu on ehtne või mitte. Paisutav teave on näiteks elulookirjeldused, kaaskirjad jne.
Ülepaisutatud või vale CV ja kaaskiri võivad aga põhjustada selle, et töötajad ei saa tööd, kui nende CV on vale.
12) Väärinformatsiooni parandamisega viivitamine
Kuna kirjalikus suhtluses puudub näost näkku suhtlemine, võib vigade või valeinformatsiooni parandamine võtta kauem aega, isegi kui need tuvastatakse kohe.
13) Ei mingit saladust
Kirjalikul suhtlusel puudub saladus; see on avatud kõigile, kellega see seotud on. Lisaks on suur teabelekke oht, mis on kirjaliku suhtluse peamine puudus.
14) Tavaliselt ametlik
Kirjalik suhtlus kõlab tavaliselt ametlikult ja teabe edastamiseks on raske poosida. Näiteks on suhtlus, mis hõlmab tundeid ja emotsioone; see on tavaliselt kõige paremini suhtlemine näoga.
15) Info valesti tõlgendamine
Kirjaliku teabe valesti tõlgendamise või valesti mõistmise tõenäosus on suur, eriti kui suhtleja ei saa lihtsalt ja selgelt oma sõnumit väljendada.
Korduma kippuvad küsimused kirjaliku suhtluse eeliste ja puuduste kohta
1) Miks on kirjalik suhtlus väga soovitatav?
Kirjalik suhtlus on väga soovitatav, kuna see on täpsem ja seda saab kasutada viidete arvestuse pidamiseks.
2) Kuidas saab kirjalikku suhtlust parandada?
Noh, kirjaliku suhtluse parandamiseks tuleb astuda mitmeid samme: see hõlmas järgmist: saate teada, mida soovite sõnumiga saavutada, pange oma ideed kirja, hoidke see nii lihtsaks, kui aru saate, lugege ja redigeerige, eemaldage sõnarohked laused. muutke oma sõnum selgeks ja lühidalt, paluge sõbral aidata või lugege see talle ette
3) Kas kirjalik suhtlus on statistilise sõnumi edastamisel soodsam.
Jah, kirjalik suhtlus on statistiliste sõnumite üksikasjalikkuses soodsam kui suuline suhtlemine.
Soovitused
- Essee kirjutamise 10 parimat tähtsust
- MBA veebipõhine üliõpilaste juhend
- 10 parimat kirjutamisoskuste tähtsust
- 2022. aasta GMAT-i tulemustabel: kõik, mida teada ja lihtsad kasutusnõuanded
- Kuidas kirjutada uurimistööd ilma plagiaadita
Järeldus
Kaasaegsed tekstisuhtlusmeetodid on edasi arenenud, muutes sõnumite saatmise digitaalsete instrumentide abil lihtsamaks.
Pealegi hindab iga tööandja head ja tõhusat kirjaliku suhtluse oskust. Iga ettevõte, organisatsioon ja üksikisik on hakanud kasutama kirjalikku suhtlust.
Nüüd näete, et kirjalik suhtlus on oluline suhtlusvorm.
Selle oskuse arendamine on tööhõive võtmeomadus. Vastavalt NACE kogukond, üle 75% tööandjatest aktsepteerib hästi kirjutatud suhtlusoskustega taotlejat.
