Viestintätaitoja pidetään yhtenä tärkeimmistä pehmeistä taidoista – pehmeät taidot ovat kykyjä, jotka liittyvät tapaan, jolla työskentelet ja olet vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa.
Näitä taitoja työnantajat vaativat eniten. Tilastojen mukaan 93 % työnantajista haluaa nähdä pehmeät taidot ansioluettelossaan.
Viestintätaitojen kehittäminen on tärkeä rooli henkilökohtaisessa ja työelämässämme. Ei ole tehokasta viestintää, ellei sinulla ole näitä taitoja.
Tässä oppaassa käsittelemme viestintätaitojen merkitystä, merkkejä heikosta kommunikaatiotaidosta, kommunikointitaitojen etuja, tehokkaan kommunikointitaidon 7 C:tä, kommunikointitaitojen tyyppejä ja kommunikaatiotaitojen parantamista.
Sisällysluettelo
Mitä ovat viestintätaidot?
Viestintä on prosessia, jossa lähetetään ja vastaanotetaan tietoa tai viestejä, ja se voi olla kahdenkeskistä tai ihmisryhmän välillä.
Viestintätaidot ovat kykyä jakaa ja vastaanottaa erityyppistä tietoa. Se on yksi tärkeimmistä ihmissuhteitaidoista.
Mitkä ovat merkkejä huonosta kommunikaatiotaidosta?
Viestintätaitosi vaativat parantamista, jos sinulla on jokin seuraavista ominaisuuksista:
- Keskeyttäminen toisen puhuessa
- Huono kuuntelukyky
- Liian paljon puhuminen
- Silmäkontaktin puute
- Kysymyksiä sopimattomaan aikaan
- Ei esitä asiaankuuluvia kysymyksiä
- Liiallinen sanallisten täyteaineiden käyttö
- Keskity liikaa puhujaan viestin sijaan
- Oletusten tekeminen
- häiriötekijöitä
- Ei kiinnitä huomiota ei-verbaalisiin vihjeisiin
- Luottamuksen puute puhuessa
- Mieti, mitä sanoa, kun joku puhuu sinulle.
- Puhuminen ajattelematta
- Sekalaisten viestien lähettäminen – kun ei-sanalliset vihjeet eivät vastaa välitettyä (puhuttua) viestiä
- Ei selkeä ja ytimekäs.
Jos olet huomannut jonkin näistä merkeistä kommunikoidessasi ihmisten kanssa, sinulla on huonot viestintätaidot. Mutta älä huoli, kuten muitakin taitoja, tehokkaita viestintätaitoja voidaan kehittää ja parantaa.
Mitkä ovat tehokkaan viestinnän 7 C:tä?
Viestinnän 7 C:t tarjoavat tarkistuslistan, jolla varmistetaan, että viesti tai tieto on rakennettu hyvin.
Alla on viestinnän 7 C:t:
- Asia selvä:
Viestin on oltava selkeä ja helposti ymmärrettävä, voit saavuttaa tämän yksinkertaisilla sanoilla. Vastaanottajan tulee pystyä helposti tunnistamaan viestisi tarkoitus.
- Tiivis:
Viestin tulee olla ytimekäs eli pysyä asian ytimessä ja olla lyhyt. Vältä pitkiä lauseita ja yritä välittää viestisi muutamalla sanalla.
- Oikea:
Viestin on oltava oikea eli tarkka ja virheetön. Ei saa olla kielioppi- tai kirjoitusvirheitä.
- Saattaa loppuun:
Viestin tulee olla täydellinen eli sisältää kaikki vastaanottajan tarvitsemat tiedot. Vältä epäolennaisten tietojen sisällyttämistä.
- Kohtelias:
Viestin on oltava kohtelias, eli siinä on ilmaistava lähettäjän kunnioitus vastaanottajaa kohtaan. Kohteliaat viestit eivät ole lainkaan puolueellisia.
- betoni:
Viestin on oltava konkreettinen eli täsmällinen ja perustuttava luotettavista lähteistä peräisin oleviin vankoihin faktoihin. Konkreettiset viestit ovat tarkkoja, selkeitä ja niitä tuetaan erityisillä faktoilla ja luvuilla.
- Huomaavainen:
Viestin tulee olla huomaavainen eli sinun on otettava huomioon yleisösi tietotaso, tausta, ajattelutapa jne
Viestintätaitojen tyypit
Viestintätaitoja on viisi päätyyppiä, jotka ovat:
- Sanallinen viestintätaito
- Ei-verbaaliset kommunikaatiotaidot
- Kirjalliset viestintätaidot
- Visuaaliset kommunikaatiotaidot
- Kuuntelun viestintätaidot.
1. Verbaaliset viestintätaidot
Sanallinen viestintä viittaa puhuttujen sanojen käyttöön viestien välittämiseen. Kuitenkin suullinen viestintä voi sisältää kirjoitettujen sanojen käyttöä.
Verbaaliset viestintätaidot ovat kykyä vastaanottaa ja toimittaa viestejä tarkasti suullisesti.
Alla on esimerkkejä hyvistä verbaalisista viestintätaidoista:
- Aktiivinen kuuntelu
- Lausu sanasi oikein
- Palautteen antaminen tarvittaessa
- Käytä sopivaa kieltä, äänenvoimakkuutta ja sävyä
- Kiinnitä huomiota ei-verbaalisiin vihjeisiin
- Normaalin puhenopeuden käyttäminen; ei liian nopeasti eikä liian hitaasti
- Kuuntele muita keskeyttämättä
- Luottamuksella puhuminen.
Esimerkkejä suullisesta viestinnästä ovat:
- Tiedotustilaisuudet
- Kampanjat
- Julkiset puheet
- Puhelinsoitot
- Keskustelut
- Esitykset
- Dialogi elokuvissa, tv-ohjelmissa jne
- Luennot
- Hallituksen kokoukset.
2. Sanaton viestintätaidot
Sanaton viestintä on prosessi, jossa viesti välitetään käyttämättä puhuttuja tai kirjoitettuja sanoja.
Tämä viestintämenetelmä käyttää ei-verbaalisia vihjeitä, kuten katsekontaktia, eleitä, etäisyyttä, henkilökohtaista ulkonäköä, aikaa jne. viestien välittämiseen.
Ei-verbaaliset viestintätaidot ovat kyky koodata ja purkaa ei-verbaalisia vihjeitä.
Koodauksella tarkoitetaan kykyä välittää viestejä tavalla, jonka vastaanottajat voivat tulkita tarkasti.
Dekoodaus viittaa kykyyn tulkita koodattuja viestejä tarkasti.
Alla on esimerkkejä ei-verbaalisesta viestinnästä:
- Käsiaalto
- Taita käsiäsi
- winking
- slouching
- Korut
- tatuoinnit
- Vaatteet yms
3. Kirjalliset viestintätaidot
Kirjallinen viestintä viittaa kirjoitettujen sanojen käyttöön viestien välittämiseen. Se on ammattikäyttöön eniten käytetty viestintätapa.
Kirjalliset viestintätaidot ovat kykyä kommunikoida tehokkaasti kirjoitettujen sanojen avulla.
Tehokas kirjallinen viestintä edellyttää seuraavia taitoja:
- Asianmukainen välimerkkien käyttö
- Oikeiden lauseiden rakentaminen
- Kieliopin perussääntöjen tuntemus
- Asianmukainen kielen ja sävyn käyttö
- Tiettyjen muokkaustyökalujen tai ohjelmistojen käyttö.
Esimerkkejä kirjallisesta viestinnästä ovat:
- Sähköpostit
- Kirje
- tiedotuslehti
- Muistiot
- ehdotukset
- Blogipostaus
- Pikaviestejä
- kyselylomakkeet
- Postikortit
- Oppimateriaalit esim. e-kirjat
- Lehdistötiedote jne
4. Visuaaliset viestintätaidot
visuaalinen viestintä viittaa visuaalisten elementtien käyttöön viestien välittämiseen. Tätä viestintätapaa käytetään usein esityksissä, verkkosivustojen sisällössä, mainoksissa, sosiaalisen median viesteissä jne
Visuaaliset viestintätaidot ovat kykyä välittää viestejä visuaalisten elementtien avulla. Se on myös kyky tulkita silmien vastaanottamien viestien merkitystä.
Esimerkkejä visuaalisesta viestinnästä ovat:
- Liukukansi
- Prosessikaaviot
- Mielen kartat
- Tiekartat
- kaaviot
- kuvat
- Videoita
- GIF-tiedostoja jne
5. Kuuntelun viestintätaidot
Kuunteleminen on eri asia kuin kuuleminen. Kuunteleminen on äänen havaitsemisprosessi, kun taas kuunteleminen on toimintoa, jolla pyritään ymmärtämään vastaanotetut äänet (viestit).
Kuuntelun viestintätaidot ovat kyky vastaanottaa ja tulkita tarkasti sinulle välitetyt tiedot tai viestit.
Ihmisillä, joilla on erinomaiset kuuntelutaidot, on seuraavat ominaisuudet:
- Kuuntele ilman keskeytyksiä
- Säilytä katsekontakti äläkä sano
- Ei tuomioita
- Tue puhujaa myöntävillä sanoilla
- Vältä häiriötekijöitä
- Tietoinen ei-verbaalisista vihjeistä.
Tehokkaiden viestintätaitojen edut
Tehokkailla kommunikaatiotaidoilla on suuri rooli elämässämme, niin henkilökohtaisessa kuin työelämässä. Alla on joitain tehokkaiden viestintätaitojen etuja:
1. Se luo parempia ihmissuhteita
Kommunikointi ehkäisee tehokkaasti väärinkäsityksiä ja konflikteja, mikä edistää hyviä suhteita henkilökohtaisella ja ammatillisella tasolla.
Aktiivinen kuuntelu saa ihmiset tuntemaan itsensä kuulluiksi ja arvostetuiksi, mikä puolestaan voi luoda parempia ihmissuhteita.
2. Se parantaa tuottavuutta
Kun ymmärrät tiedon tai ohjeen selvästi, olet todennäköisesti tuottavampi. Opetuksen selkeämpi ymmärtäminen voi auttaa sinua suoriutumaan tehokkaasti.
Esimerkiksi luentojen aikana aktiivista kuuntelua harjoittavat opiskelijat pärjäävät paremmin tentteissä tai kokeissa.
3. Antaa selkeyttä
Hyvät kommunikaattorit pystyvät välittämään viestit selkeästi ja ytimekkäästi.
Lisäksi, kun tiedot välitetään tehokkaasti, vastaanottaja ymmärtää nopeasti sen tarkoituksen.
4. Ehkäisee ja ratkaisee konflikteja
Useimmiten konfliktit syntyvät huonosta viestinnästä. Kyky kommunikoida tehokkaasti on tärkeä rooli konfliktien ratkaisemisessa.
Tehokas viestintä vähentää myös väärintulkintojen, väärinkäsitysten ja ristiriitojen riskiä.
5. Se parantaa ryhmätyötä
Ryhmätyöprojektien onnistuminen edellyttää tehokasta viestintää. Tehokkaan viestinnän ansiosta tiimin jäsenet voivat viestiä ideoistaan tehokkaasti.
6. Lisää mahdollisuuksia saada uusi työpaikka
Korkeiden GPA-arvojen lisäksi useimmat työnantajat haluavat työllistää ihmisiä, joilla on hyvät viestintätaidot.
Mukaan Kansallinen korkeakoulujen ja työnantajien liitto73.4 % työnantajista haluaa hakijan, jolla on vahvat kirjalliset viestintätaidot, ja 69.6 % työnantajista haluaa ehdokkaan, jolla on vahvat suulliset viestintätaidot.
Hyvät kirjalliset viestintätaidot voivat myös auttaa sinua luomaan ehdotuksia tai saatekirjeitä, jotka voivat voittaa uuden työpaikan.
Tapoja kehittää viestintätaitojasi
Hyvät kommunikaatiotaidot ovat tärkeitä kaikilla elämän osa-alueilla, henkilökohtaisesta työelämään.
Alla mainitut vinkit voivat auttaa parantamaan viestintätaitojasi.
- Harkitse yleisösi
- Varaudu
- Ole selkeä ja ytimekäs
- Harjoittele aktiivista kuuntelua
- Kiinnitä huomiota ei-verbaalisiin vihjeisiin
- Lausu sanasi oikein
- Ole itsevarma
- Kysy kysymyksiä
- Vältä jargonin käyttöä
- Käytäntö.
1. Harkitse yleisöäsi
Viestintää ei tapahdu, ellei vastaanottaja täysin ymmärrä välitettyjä viestejä. Sinun on siis pidettävä yleisösi aina mielessäsi.
Tämän saavuttamiseksi sinun tulee ottaa huomioon heidän tarpeensa, odotuksensa, tietotaso jne. Sinun tulee myös tunnistaa viestiesi tarkoitus ja välittää se heille helposti ymmärrettävällä tavalla.
2. Ole valmis
Varmista ennen puhetta tai esitystä, että ymmärrät täysin aiheen tai kysymyksen, josta aiot keskustella.
Tutki aihetta, kirjoita muistiin ideoita ja harjoittele tapaa, jolla aiot välittää viestit.
3. Ole selkeä ja ytimekäs
Kaikkien viestien tulee olla selkeitä ja ytimekkäitä, yleisösi on voitava helposti ymmärtää välitetyt viestit.
Varmista, että kommunikoit yksinkertaisilla sanoilla, pysy asian ytimessä ja älä sisällytä asiaankuulumattomia yksityiskohtia.
4. Harjoittele aktiivista kuuntelua
Ollaksesi hyvä kommunikaattori, sinun on oltava aktiivinen kuuntelija. Aktiivista kuuntelutaitoa tarvitaan kaikissa kommunikaatiomuodoissa.
Kiinnitä aina täysi huomio ja vältä häiriötekijöitä, kun puhuja vielä puhuu.
5. Kiinnitä huomiota ei-verbaalisiin vihjeisiin
Tutkimusten mukaan 55 % viestinnästä tapahtuu ei-verbaalisen viestinnän kautta. Ei-sanalliset vihjeet, kuten katsekontakti, eleet, kehon asennot, etäisyys jne., pystyvät välittämään tuhansia viestejä.
Sinun tulee aina ylläpitää asianmukaisia kehon asentoja keskustelujen aikana ja välttää negatiivisen kehon kielen käyttöä, kuten kädet ristissä, kyynärissä olkapäät jne.
6. Äännä sanasi oikein
Pidä ääntämisesi aina oikein ja vältä puhumasta liian nopeasti. Jos et ole varma, kuinka sana lausutaan, älä käytä sitä.
Jos et ole varma sanan merkityksestä, älä käytä sitä. Tarkista sanakirjasta sellaisten sanojen merkitys ja ääntäminen, joita et tiedä.
Sinun tulisi myös tehdä lukemisesta tapa parantaa sanavarastoasi. Säännöllinen lukeminen on tehnyt paljon etuja jotka sisältävät parannetun sanaston.
7. Ole itsevarma
Rohkeutta aina sanoa mitä ajattelet, toistaiseksi se on oleellista ja merkityksellistä. Älä ujostele tai pelkää osallistua keskusteluun osallistuessasi.
Esitelmien tai julkisten puheiden aikana varmista, että puhut itsevarmasti, vältä katsomasta alas ja varmista, että säilytät katsekontaktin yleisöösi. Yleisösi saattaa epäillä viestisi uskottavuutta, jos et välitä viestiä luotettavasti.
8. Kysy kysymyksiä
Jos et ymmärrä viestiä, sinun tulee esittää selventäviä kysymyksiä oletuksia tekemisen sijaan.
Kun lähetetään sekalaisia viestejä, voit esittää kysymyksiä saadaksesi selvyyden. Varmista, että esität kysymyksiä oikeaan aikaan; kun puhuja on lopettanut puhumisen.
9. Vältä ammattikieltä
Älä yritä tehdä vaikutusta monimutkaisilla sanoilla tai ammattikieltä. Jargonit ovat erikoissanoja, joita tietyn tieteenalan tai alan asiantuntijat käyttävät.
Jos henkilö, jonka kanssa kommunikoit, ei ole samalla alalla kuin sinä, vältä ammattikieltä. Jargoni voi aiheuttaa väärinkäsityksiä.
10. Harjoitella
Tehokkaiden viestintätaitojen kehittäminen vaatii paljon harjoittelua. Voit harjoitella toteuttamalla yllä olevia vinkkejä päivittäisissä keskusteluissasi.
Voit myös katsoa viestinnän asiantuntijoiden videoita saadaksesi lisää vinkkejä.
Suosittelemme myös:
- 10 tärkeintä kirjoitustaitoa
- Esseen kirjoittamisen 10 tärkeintä
- GMAT-pistetaulukko: kaikki tiedossa & helppokäyttöisiä vinkkejä
- MBA online-opiskelijan opas.
Yhteenveto
Olipa kyseessä henkilökohtaisella tai ammatillisella tasolla, viestintätaidot ovat tärkeitä elämämme kaikilla osa-alueilla.
Opiskelijat, joilla on tehokkaat viestintätaidot, houkuttelevat työnantajia paremmin kuin ne, joilla ei ole.
Viestintätaitojen parantaminen tai kehittäminen auttaa sinua kommunikoimaan paremmin ystäviin, työtovereihin, pomoihisi, perheenjäseniisi jne
Olemme nyt tulleet tämän artikkelin loppuun, onko tämä artikkeli mielestäsi hyödyllinen? Kerro meille kommenttiosiossa.