Kommunikationsförmåga anses vara en av de viktigaste mjuka färdigheterna – mjuka färdigheter är förmågor som relaterar till hur du arbetar och interagerar med andra människor.
Dessa färdigheter krävs mest av arbetsgivare. Statistiken säger att 93 % av arbetsgivarna vill se mjuka färdigheter på sitt CV.
Att utveckla kommunikationsförmåga spelar en viktig roll i våra personliga och professionella liv. Det finns ingen effektiv kommunikation om du inte har dessa färdigheter.
I den här guiden kommer vi att diskutera innebörden av kommunikationsförmåga, tecken på dålig kommunikationsförmåga, fördelarna med kommunikationsförmåga, de 7 C:en för effektiva kommunikationsförmåga, typer av kommunikationsförmåga och hur du kan förbättra dina kommunikationsförmåga.
Innehållsförteckning
Vad är kommunikationsförmåga?
Kommunikation är processen att skicka och ta emot information eller meddelanden och kan vara en-mot-en eller mellan en grupp människor.
Kommunikationsförmåga är förmågan att dela och ta emot olika typer av information. Det är en av de viktigaste interpersonella färdigheterna.
Vilka är tecknen på dålig kommunikationsförmåga?
Din kommunikationsförmåga kräver förbättring om du besitter någon av följande egenskaper:
- Avbryter medan den andra personen pratar
- Dåliga lyssnarförmåga
- Pratar för mycket
- Brist på ögonkontakt
- Ställ frågor vid en olämplig tidpunkt
- Ställer inte relevanta frågor
- Överdriven användning av verbala fyllmedel
- För mycket fokus på talaren istället för budskapet
- Att göra antaganden
- distraktioner
- Att inte uppmärksamma icke-verbala signaler
- Brist på självförtroende när du pratar
- Funderar på vad du ska säga när någon pratar med dig.
- Att tala utan att tänka
- Skicka blandade meddelanden – när icke-verbala signaler inte stämmer överens med meddelandet (talat) som förmedlas
- Inte tydlig och koncis.
Om du har märkt något av dessa tecken när du kommunicerar med människor, har du dålig kommunikationsförmåga. Men oroa dig inte, precis som andra färdigheter kan effektiva kommunikationsförmåga utvecklas och förbättras.
Vilka är de 7 C:en för effektiv kommunikation?
Kommunikationens 7 C:n ger en checklista för att se till att ett meddelande eller information är väl konstruerad.
Nedan är kommunikationens 7 C:n:
- Klar:
Budskapet ska vara tydligt och lätt att förstå, det kan du uppnå genom att använda enkla ord. Mottagaren måste enkelt kunna identifiera syftet med ditt meddelande.
- Koncis:
Budskapet måste vara kortfattat, dvs hålla sig till sak och hålla det kort. Undvik långa meningar och försök att förmedla dina budskap med några få ord.
- Korrekt:
Meddelandet måste vara korrekt dvs vara korrekt och felfritt. Det får inte finnas några grammatiska eller stavfel.
- Komplett:
Meddelandet måste vara fullständigt, dvs innehålla all nödvändig information som krävs av mottagaren. Undvik att inkludera irrelevant information.
- Artig:
Meddelandet måste vara artigt, dvs. måste visa avsändarens respekt för mottagaren. Artiga meddelanden är inte partiska alls.
- Betong:
Budskapet ska vara konkret dvs specifikt och baserat på gedigna fakta från trovärdiga källor. Konkreta budskap är specifika, tydliga och stöds med specifika fakta och siffror.
- Omtänksam:
Budskapet måste vara hänsynsfullt dvs du måste ta hänsyn till din publiks kunskapsnivå, bakgrund, tankesätt mm
Typer av kommunikationsförmåga
Det finns fem huvudtyper av kommunikationsförmåga, som är:
- Verbal kommunikationsförmåga
- Icke-verbala kommunikationsförmåga
- Skriftlig kommunikationsförmåga
- Visuell kommunikationsförmåga
- Lyssnande kommunikationsförmåga.
1. Verbal kommunikationsförmåga
Muntlig kommunikation hänvisar till användningen av talade ord för att förmedla budskap. Men verbal kommunikation kan innefatta användning av skrivna ord.
Verbal kommunikationsförmåga är förmågan att korrekt ta emot och leverera meddelanden verbalt.
Nedan följer några exempel på goda verbala kommunikationsförmåga:
- Aktivt lyssnande
- Uttala dina ord korrekt
- Ge feedback när det är lämpligt
- Använd lämpligt språk, volym och ton
- Var uppmärksam på icke-verbala signaler
- Använder normal talhastighet; inte för snabbt och inte för långsamt
- Lyssna på andra utan att avbryta
- Att tala med tillförsikt.
Exempel på verbal kommunikation inkluderar:
- Presskonferenser
- Kampanjer
- Offentliga tal
- Telefonsamtal
- Diskussioner
- Presentationer
- Dialog i filmer, TV-program mm
- Föredrag
- Styrelsemöten.
2. Icke-verbala kommunikationsfärdigheter
Icke-verbal kommunikation är processen att förmedla ett budskap utan användning av talade eller skrivna ord.
Denna kommunikationsmetod använder icke-verbala signaler som ögonkontakt, gester, avstånd, personligt utseende, tid etc för att förmedla budskap.
Icke-verbala kommunikationsförmåga är förmågan att koda och avkoda icke-verbala ledtrådar.
Kodning hänvisar till förmågan att förmedla meddelanden på ett sätt som kan tolkas korrekt av mottagarna.
Avkodning hänvisar till förmågan att korrekt tolka de kodade meddelandena.
Nedan följer några exempel på icke-verbal kommunikation:
- Handvåg
- Vik armarna
- Blinkande
- slouching
- Smycken
- tatueringar
- Kläder osv
3. Skriftlig kommunikationsförmåga
Skriftlig kommunikation hänvisar till användningen av skrivna ord för att förmedla budskap. Det är den mest använda metoden för kommunikation i professionella miljöer.
Skriftlig kommunikationsförmåga är förmågan att effektivt kommunicera med hjälp av skrivna ord.
Effektiv skriftlig kommunikation kräver följande färdigheter:
- Lämplig användning av skiljetecken
- Konstruktion av korrekta meningar
- Kunskaper om grundläggande grammatikregler
- Lämplig användning av språk och ton
- Användning av vissa redigeringsverktyg eller programvara.
Exempel på skriftlig kommunikation är:
- E-post
- Brev
- Bulletin
- Memos
- förslag
- Blogginlägg
- Snabbmeddelanden
- frågeformulär
- Vykort
- Instruktionsmaterial t.ex. e-böcker
- Pressmeddelande mm
4. Visuell kommunikation
Visuell kommunikation hänvisar till användningen av visuella element för att förmedla budskap. Denna kommunikationsmetod används ofta i presentationer, webbplatsinnehåll, annonser, inlägg på sociala medier etc
Visuell kommunikationsförmåga är förmågan att förmedla budskap med hjälp av visuella element. Det är också förmågan att tolka innebörden av de meddelanden som tas emot av ögonen.
Exempel på visuell kommunikation inkluderar:
- Gliddäck
- Processdiagram
- Mind map
- Vägkarta
- diagram
- Bilder
- Video
- GIFs etc
5. Lyssnande kommunikationsförmåga
Att lyssna är annorlunda än att höra. Hörsel är processen att uppfatta ljud, medan lyssnande är handlingen att avsiktligt arbeta för att förstå de ljud (meddelanden) som tas emot.
Lyssnande kommunikationsförmåga är förmågan att korrekt ta emot och tolka informationen eller meddelanden som förmedlas till dig.
Personer med utmärkta lyssningsförmåga har följande egenskaper:
- Lyssnar utan avbrott
- Håll ögonkontakt och säg inte
- Inga domar
- Stöd talaren med bekräftande ord
- Undvik distraktioner
- Medveten om icke-verbala signaler.
Fördelar med effektiv kommunikationsförmåga
Effektiva kommunikationsförmåga spelar många roller i våra liv, både personliga och professionella liv. Nedan är några av fördelarna med effektiva kommunikationsförmåga:
1. Det skapar bättre relationer
Att kommunicera effektivt förhindrar missförstånd och konflikter, vilket främjar goda relationer på personlig och professionell nivå.
Aktivt lyssnande får människor att känna sig hörda och respekterade, vilket i sin tur kan skapa bättre relationer.
2. Det förbättrar produktiviteten
När du förstår en information eller instruktion tydligt är det mer sannolikt att du är produktiv. Att få en tydligare förståelse för instruktion kan hjälpa dig att prestera effektivt.
Till exempel kommer studenter som tränar aktivt lyssnande under föreläsningar att prestera bättre i tentamen eller prov.
3. Ger klarhet
Bra kommunikatörer har förmågan att förmedla budskap tydligt och koncist.
Dessutom, när informationen kommuniceras effektivt, kommer mottagaren snabbt att förstå dess syfte.
4. Förebygger och löser konflikter
Oftast uppstår konflikter på grund av dålig kommunikation. Förmågan att kommunicera effektivt spelar en viktig roll för att lösa konflikter.
Effektiv kommunikation minskar också riskerna för feltolkningar, missförstånd och konflikter.
5. Det förbättrar lagarbetet
Effektiv kommunikation krävs för att göra teamworkprojekt framgångsrika. Med effektiv kommunikation kommer teammedlemmarna att kunna kommunicera idéer effektivt.
6. Öka chanserna att få ett nytt jobb
Förutom höga GPAs vill de flesta arbetsgivare anställa personer med goda kommunikationsförmåga.
Enligt National Association of Colleges and Employers, 73.4 % av arbetsgivarna vill ha en kandidat med god skriftlig kommunikationsförmåga och 69.6 % av arbetsgivarna vill ha en kandidat med starka verbala kommunikationsförmåga.
God skriftlig kommunikationsförmåga kan också hjälpa dig att skapa förslag eller följebrev som kan vinna ett nytt jobb.
Sätt att förbättra din kommunikationsförmåga
Att ha god kommunikationsförmåga är viktigt i alla aspekter av livet, från privatlivet till yrkeslivet.
Tipsen som nämns nedan kan hjälpa dig att förbättra din kommunikationsförmåga.
- Tänk på din publik
- Var beredd
- Var tydlig och kortfattad
- Öva aktivt lyssnande
- Var uppmärksam på icke-verbala signaler
- Uttala dina ord korrekt
- Var självsäker
- Fråga frågor
- Undvik att använda jargong
- Praktiken.
1. Tänk på din publik
Det finns ingen kommunikation om inte mottagaren helt förstår meddelandena som förmedlas. Så du måste alltid ha din publik i ditt sinne.
För att uppnå detta bör du överväga deras behov, förväntningar, kunskapsnivå etc. Du bör också identifiera syftet med dina budskap och förmedla det till dem på ett lättförståeligt sätt.
2. Var beredd
Innan något tal eller presentation, se till att du helt förstår ämnet eller frågan du ska diskutera.
Undersök ämnet, skriv ner några idéer och öva på hur du ska leverera budskapen.
3. Var tydlig och koncis
Alla budskap ska vara tydliga och koncisa, din publik måste enkelt kunna förstå de budskap som förmedlas.
Se till att du kommunicerar med enkla ord, håll dig till saken och inkludera inte irrelevanta detaljer.
4. Öva aktivt lyssnande
För att vara en bra kommunikatör måste du vara en aktiv lyssnare. Aktivt lyssnande krävs i alla former av kommunikation.
Du bör alltid vara full uppmärksam och undvika distraktioner när högtalaren fortfarande pratar.
5. Var uppmärksam på icke-verbala signaler
Forskning tyder på att 55 % av kommunikationen sker genom icke-verbal kommunikation. Ickeverbala signaler som ögonkontakt, gester, kroppsställningar, avstånd etc kan förmedla tusentals meddelanden.
Du bör alltid bibehålla lämpliga kroppsställningar under konversationer och undvika att använda negativt kroppsspråk som korsade armar, böjda axlar etc.
6. Uttala dina ord korrekt
Gör alltid ditt uttal rätt och undvik att prata för snabbt. Om du inte är säker på hur man uttalar ett ord, använd det inte.
Om du inte är säker på betydelsen av ett ord, använd det inte. Kontrollera en ordbok för betydelsen och uttalen av ord du inte kan.
Du bör också göra läsningen till en vana för att förbättra ditt ordförråd. Att läsa regelbundet har många fördelar som inkluderar förbättrat ordförråd.
7. Var självsäker
Ha alltid modet att säga vad du tycker, än så länge är det relevant och meningsfullt. Var inte blyg eller rädd för att bidra när du deltar i någon konversation.
Under presentationer eller offentliga tal, se till att du pratar självsäkert, undvik att titta ner och se till att du har ögonkontakt med din publik. Din publik kan tvivla på trovärdigheten i ditt budskap om du inte levererar budskapet med tillförsikt.
8. Fråga frågor
Om du inte förstår ett meddelande bör du ställa klargörande frågor istället för att göra antaganden.
När blandade meddelanden skickas kan du ställa frågor för att få ett förtydligande. Se till att du ställer frågor vid lämplig tidpunkt; när talaren är klar med att prata.
9. Undvik att använda jargong
Försök inte att imponera med komplexa ord eller jargong. Jargonger är speciella ord som används av experter inom en viss disciplin eller ett område.
Om personen du kommunicerar med inte är i samma område som du, undvik att använda jargong. Jargong kan orsaka missförstånd.
10. Practice
Att utveckla effektiva kommunikationsförmåga kräver mycket träning. Du kan öva genom att implementera ovanstående tips i dina dagliga samtal.
Du kan också titta på videor av kommunikationsexperter för att få fler tips.
Vi rekommenderar även:
- Topp 10 vikten av skrivfärdigheter
- Topp 10 vikten av att skriva uppsats
- GMAT-poängdiagram: Allt att veta & enkla användningstips
- MBA Online Studentguide.
Slutsats
Oavsett om det är på personlig nivå eller professionell nivå, är kommunikationsförmåga viktiga i alla aspekter av våra liv.
Studenter som har effektiv kommunikationsförmåga är mer attraktiva för arbetsgivare än de som inte har det.
Att förbättra eller utveckla kommunikationsförmåga hjälper dig att få bättre kontakt med dina vänner, kollegor, chef, familjemedlemmar etc.
Vi har nu kommit till slutet av den här artikeln, tycker du att den här artikeln är användbar? Låt oss veta i kommentarsektionen.