Kỹ năng giao tiếp được coi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất - kỹ năng mềm là khả năng liên quan đến cách bạn làm việc và tương tác với người khác.
Những kỹ năng này được nhà tuyển dụng yêu cầu nhiều nhất. Thống kê cho thấy 93% nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy các kỹ năng mềm trên sơ yếu lý lịch của họ.
Phát triển kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta. Không có cách giao tiếp hiệu quả trừ khi bạn sở hữu những kỹ năng đó.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp, các dấu hiệu của kỹ năng giao tiếp kém, lợi ích của kỹ năng giao tiếp, 7 điểm C của kỹ năng giao tiếp hiệu quả, các loại kỹ năng giao tiếp và cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn.
Mục lục
Kỹ năng Giao tiếp là gì?
Giao tiếp là quá trình gửi và nhận thông tin hoặc tin nhắn và có thể là một đối một hoặc giữa một nhóm người.
Kỹ năng giao tiếp là khả năng chia sẻ và tiếp nhận các dạng thông tin khác nhau. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất giữa các cá nhân.
Những dấu hiệu của kỹ năng giao tiếp kém là gì?
Kỹ năng giao tiếp của bạn cần được cải thiện nếu bạn có bất kỳ phẩm chất nào sau đây:
- Làm gián đoạn khi người kia đang nói
- Kỹ năng nghe kém
- Nói quá nhiều
- Thiếu giao tiếp bằng mắt
- Đặt câu hỏi vào thời điểm không thích hợp
- Không hỏi những câu hỏi liên quan
- Sử dụng quá nhiều chất làm đầy bằng lời nói
- Tập trung quá nhiều vào người nói thay vì thông điệp
- Làm cho giả định
- Phiền nhiễu
- Không chú ý đến các tín hiệu không lời
- Thiếu tự tin khi nói
- Suy nghĩ về những gì cần nói khi ai đó đang nói chuyện với bạn.
- Nói mà không cần suy nghĩ
- Gửi các thông điệp hỗn hợp - khi các tín hiệu phi ngôn ngữ không khớp với thông điệp (được nói) được truyền tải
- Không rõ ràng và ngắn gọn.
Nếu bạn nhận thấy bất kỳ dấu hiệu nào trong số những dấu hiệu này khi bạn giao tiếp với mọi người, thì bạn có kỹ năng giao tiếp kém. Nhưng đừng lo lắng, cũng giống như các kỹ năng khác, kỹ năng giao tiếp hiệu quả có thể được phát triển và cải thiện.
7 điểm C của Giao tiếp Hiệu quả là gì?
7 C của giao tiếp cung cấp một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng một thông điệp hoặc thông tin được xây dựng tốt.
Dưới đây là 7 điểm C của Giao tiếp:
- Trong sáng:
Thông điệp phải rõ ràng và dễ hiểu, bạn có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng những từ đơn giản. Người nhận phải có thể dễ dàng xác định mục đích của thông điệp của bạn.
- Ngắn gọn:
Thông điệp phải ngắn gọn tức là bám sát vào vấn đề và giữ cho nó ngắn gọn. Tránh những câu dài và cố gắng truyền tải thông điệp của bạn bằng một vài từ.
- Chính xác:
Thông điệp phải chính xác tức là phải chính xác và không có lỗi. Không được có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả.
- Hoàn thành:
Tin nhắn phải đầy đủ tức là bao gồm tất cả các thông tin cần thiết mà người nhận yêu cầu. Tránh bao gồm thông tin không liên quan.
- Lịch sự:
Thông điệp phải lịch sự tức là phải thể hiện sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận. Thông điệp lịch sự không thiên vị chút nào.
- Bê tông:
Thông điệp phải cụ thể, tức là cụ thể và dựa trên các dữ kiện chắc chắn từ các nguồn đáng tin cậy. Thông điệp cụ thể là cụ thể, rõ ràng và được hỗ trợ bằng các sự kiện và số liệu cụ thể.
- Thận trọng:
Thông điệp phải cân nhắc, tức là bạn phải xem xét trình độ kiến thức, nền tảng, tư duy của khán giả, v.v.
Các loại kỹ năng giao tiếp
Có năm loại kỹ năng giao tiếp chính, đó là:
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói
- Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
- Kỹ năng giao tiếp bằng hình ảnh
- Kỹ năng giao tiếp lắng nghe.
1. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói
Giao tiếp bằng lời nói đề cập đến việc sử dụng lời nói để truyền tải thông điệp. Mặc dù, giao tiếp bằng lời nói có thể bao gồm việc sử dụng các từ viết.
Kỹ năng giao tiếp bằng lời là khả năng tiếp nhận và chuyển tải chính xác thông điệp bằng lời nói.
Dưới đây là một số ví dụ về kỹ năng giao tiếp bằng lời nói tốt:
- Lắng nghe tích cực
- Phát âm các từ của bạn một cách chính xác
- Đưa ra phản hồi khi thích hợp
- Sử dụng ngôn ngữ, âm lượng và giọng điệu phù hợp
- Chú ý đến các tín hiệu không lời
- Sử dụng tỷ lệ nói bình thường; không quá nhanh và không quá chậm
- Lắng nghe người khác mà không làm gián đoạn
- Tự tin nói.
Ví dụ về giao tiếp bằng lời bao gồm:
- Họp báo
- Chiến dịch
- Bài phát biểu trước công chúng
- Cuộc gọi điện thoại
- Tranh luận
- Thuyết trình
- Đối thoại trong phim, chương trình truyền hình, v.v.
- Các bài giảng
- Các cuộc họp Hội đồng quản trị.
2. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ là quá trình truyền tải một thông điệp mà không cần sử dụng lời nói hay chữ viết.
Phương pháp giao tiếp này sử dụng các dấu hiệu Phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt, cử chỉ, khoảng cách, ngoại hình cá nhân, thời gian, v.v. để truyền tải thông điệp.
Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ là khả năng mã hóa và giải mã các tín hiệu phi ngôn ngữ.
Mã hóa đề cập đến khả năng truyền tải thông điệp theo cách mà người nhận có thể giải thích chính xác.
Giải mã đề cập đến khả năng diễn giải chính xác các thông điệp được mã hóa.
Dưới đây là một số ví dụ về giao tiếp không lời:
- Vây tay
- Khoanh tay
- Nháy mắt
- Trượt
- Đồ trang sức
- Hình xăm
- Quần áo vv
3. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Giao tiếp bằng văn bản đề cập đến việc sử dụng các từ viết để truyền tải thông điệp. Đây là phương pháp giao tiếp được sử dụng nhiều nhất trong các môi trường chuyên nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là khả năng giao tiếp hiệu quả bằng cách sử dụng các từ viết.
Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả đòi hỏi các kỹ năng sau:
- Sử dụng thích hợp các dấu câu
- Xây dựng câu đúng
- Kiến thức về các quy tắc ngữ pháp cơ bản
- Sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp
- Cách sử dụng các công cụ hoặc phần mềm chỉnh sửa nhất định.
Ví dụ về giao tiếp bằng văn bản bao gồm:
- Bức thư
- Bản tin
- Bản ghi nhớ
- Đề xuất
- Bài viết trên blog
- Tin nhắn tức thì
- Bảng câu hỏi
- Bưu thiếp
- Tài liệu giảng dạy, ví dụ như Ebooks
- Thông cáo báo chí, v.v.
4. Kỹ năng giao tiếp bằng hình ảnh
Giao tiếp bằng hình ảnh đề cập đến việc sử dụng các yếu tố hình ảnh để truyền tải thông điệp. Phương pháp giao tiếp này thường được sử dụng trong các bài thuyết trình, nội dung trang web, quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội, v.v.
Kỹ năng giao tiếp trực quan là khả năng truyền tải thông điệp bằng cách sử dụng các yếu tố trực quan. Nó cũng là khả năng diễn giải ý nghĩa của các thông điệp mà mắt nhận được.
Ví dụ về giao tiếp bằng hình ảnh bao gồm:
- Sàn trượt
- Sơ đồ quy trình
- Sơ đồ tư duy
- Bản đồ đường đi
- Sơ đồ
- Hình ảnh
- Video
- GIFs, v.v.
5. Kỹ năng giao tiếp lắng nghe
Nghe khác với nghe. Thính giác là quá trình cảm nhận âm thanh, còn nghe là hành động cố ý làm việc để hiểu âm thanh (thông điệp) nhận được.
Kỹ năng giao tiếp lắng nghe là khả năng tiếp nhận và diễn giải chính xác thông tin hoặc thông điệp được truyền tải đến bạn.
Những người có kỹ năng lắng nghe tuyệt vời có những phẩm chất sau:
- Nghe mà không bị gián đoạn
- Duy trì giao tiếp bằng mắt và không nói
- Không phán xét
- Hỗ trợ người nói bằng những từ khẳng định
- Tránh phiền nhiễu
- Nhận thức về các tín hiệu không lời.
Lợi ích của Kỹ năng Giao tiếp Hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả đóng rất nhiều vai trò trong cuộc sống của chúng ta, cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích của kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
1. Nó tạo ra các mối quan hệ tốt hơn
Giao tiếp ngăn ngừa hiểu lầm và xung đột một cách hiệu quả, giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp ở cấp độ cá nhân và nghề nghiệp.
Lắng nghe tích cực khiến mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, từ đó có thể tạo ra các mối quan hệ tốt hơn.
2. Nó cải thiện năng suất
Khi bạn hiểu một phần thông tin hoặc hướng dẫn rõ ràng, bạn có nhiều khả năng làm việc hiệu quả hơn. Hiểu rõ hơn về hướng dẫn có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả.
Ví dụ, Học sinh luyện nghe tích cực trong giờ giảng sẽ đạt thành tích tốt hơn trong các kỳ thi hoặc bài kiểm tra.
3. Cung cấp sự rõ ràng
Người giao tiếp tốt có khả năng truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và ngắn gọn.
Ngoài ra, khi thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả, người nhận sẽ nhanh chóng hiểu được mục đích của nó.
4. Ngăn chặn và giải quyết xung đột
Hầu hết, xung đột nảy sinh do giao tiếp kém. Khả năng giao tiếp hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc giải quyết xung đột.
Giao tiếp hiệu quả cũng làm giảm nguy cơ hiểu sai, hiểu sai và xung đột.
5. Nó cải thiện tinh thần đồng đội
Giao tiếp hiệu quả là cần thiết để thực hiện các dự án làm việc nhóm thành công. Với giao tiếp hiệu quả, các thành viên trong nhóm sẽ có thể truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả.
6. Tăng cơ hội nhận được một công việc mới
Bên cạnh điểm trung bình cao, hầu hết các nhà tuyển dụng đều muốn tuyển dụng những người có kỹ năng giao tiếp tốt.
Theo Hiệp hội các trường đại học và người sử dụng lao động quốc gia, 73.4% nhà tuyển dụng muốn một ứng viên có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt và 69.6% nhà tuyển dụng muốn một ứng viên có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói mạnh mẽ.
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt cũng có thể giúp bạn tạo ra các đề xuất hoặc thư xin việc để có thể giành được một công việc mới.
Các cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn
Có kỹ năng giao tiếp tốt là điều quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, từ cuộc sống cá nhân đến công việc.
Các mẹo được đề cập dưới đây có thể giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn.
- Xem xét đối tượng của bạn
- Được chuẩn bị
- Hãy rõ ràng và ngắn gọn
- Luyện nghe tích cực
- Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ
- Phát âm các từ của bạn một cách chính xác
- Hãy tự tin
- Hỏi câu hỏi
- Tránh sử dụng biệt ngữ
- Thực hành.
1. Cân nhắc đối tượng của bạn
Không có thông tin liên lạc trừ khi người nhận hiểu đầy đủ các thông điệp được truyền tải. Vì vậy, bạn phải luôn ghi nhớ khán giả của mình.
Để đạt được điều này, bạn nên xem xét nhu cầu, kỳ vọng, trình độ kiến thức của họ, v.v. Bạn cũng nên xác định mục đích của thông điệp của mình và truyền tải nó đến họ một cách dễ hiểu.
2. Hãy chuẩn bị
Trước bất kỳ bài phát biểu hoặc bài thuyết trình nào, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về chủ đề hoặc vấn đề mà bạn sẽ thảo luận.
Nghiên cứu chủ đề, ghi lại một số ý tưởng và thực hành cách bạn sẽ truyền tải thông điệp.
3. Rõ ràng và ngắn gọn
Tất cả các thông điệp phải rõ ràng và ngắn gọn, khán giả của bạn phải có thể dễ dàng hiểu thông điệp được truyền tải.
Đảm bảo rằng bạn giao tiếp bằng những từ đơn giản, đi vào trọng tâm và không đưa vào những chi tiết không liên quan.
4. Thực hành lắng nghe tích cực
Để trở thành một người giao tiếp tốt, bạn phải là một người biết lắng nghe tích cực. Kỹ năng lắng nghe tích cực được yêu cầu trong mọi hình thức giao tiếp.
Bạn phải luôn chú ý và tránh sao nhãng khi người nói vẫn đang nói.
5. Chú ý đến các tín hiệu không lời
Nghiên cứu cho thấy rằng 55% giao tiếp diễn ra thông qua giao tiếp không lời. Các tín hiệu phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt, cử chỉ, tư thế cơ thể, khoảng cách, v.v. có khả năng truyền tải hàng nghìn thông điệp.
Bạn nên luôn duy trì các tư thế cơ thể thích hợp trong khi trò chuyện và tránh sử dụng ngôn ngữ cơ thể tiêu cực như khoanh tay, khom vai, v.v.
6. Phát âm các từ của bạn một cách chính xác
Luôn luôn phát âm đúng và tránh nói quá nhanh. Nếu bạn không chắc chắn về cách phát âm một từ, đừng sử dụng nó.
Nếu bạn không chắc về nghĩa của một từ, đừng sử dụng nó. Kiểm tra từ điển để tìm nghĩa và cách phát âm của những từ bạn không biết.
Bạn cũng nên tạo thói quen đọc sách để nâng cao vốn từ vựng của mình. Đọc thường xuyên có rất nhiều lợi ích trong đó bao gồm từ vựng được cải thiện.
7. Hãy tự tin
Luôn có can đảm để nói những gì bạn nghĩ, cho đến nay nó có liên quan và có ý nghĩa. Đừng ngại ngùng hoặc sợ hãi đóng góp khi bạn tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào.
Trong các bài thuyết trình hoặc bài phát biểu trước đám đông, hãy đảm bảo rằng bạn nói chuyện một cách tự tin, tránh nhìn xuống và đảm bảo bạn duy trì giao tiếp bằng mắt với khán giả của mình. Khán giả của bạn có thể nghi ngờ độ tin cậy của thông điệp của bạn nếu bạn không truyền tải thông điệp một cách tự tin.
KHAI THÁC. Hỏi câu hỏi
Nếu bạn không hiểu một thông điệp, bạn nên đặt những câu hỏi làm rõ hơn là đưa ra các giả định.
Khi các tin nhắn hỗn hợp được gửi đi, bạn có thể đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn. Đảm bảo rằng bạn đặt câu hỏi vào thời điểm thích hợp; khi người nói nói xong.
9. Tránh sử dụng biệt ngữ
Đừng cố gắng gây ấn tượng bằng những từ phức tạp hoặc biệt ngữ. Biệt ngữ là những từ đặc biệt được sử dụng bởi các chuyên gia trong một ngành hoặc lĩnh vực nhất định.
Nếu người bạn đang giao tiếp không cùng lĩnh vực với bạn, hãy tránh sử dụng biệt ngữ. Biệt ngữ có thể gây ra hiểu lầm.
10. Thực hành
Phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả đòi hỏi phải thực hành rất nhiều. Bạn có thể thực hành bằng cách thực hiện các mẹo trên trong các cuộc trò chuyện hàng ngày của bạn.
Bạn cũng có thể xem video của các chuyên gia giao tiếp để học thêm các mẹo.
Chúng tôi cũng đề nghị:
- 10 tầm quan trọng hàng đầu của kỹ năng viết
- 10 Tầm quan trọng hàng đầu của Viết luận
- Biểu đồ điểm GMAT: Tất cả những điều cần biết & Mẹo sử dụng dễ dàng
- Hướng dẫn Sinh viên Trực tuyến MBA.
Kết luận
Cho dù ở cấp độ cá nhân hay cấp độ chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp đều quan trọng trong mọi khía cạnh cuộc sống của chúng ta.
Những sinh viên có kỹ năng giao tiếp hiệu quả thường hấp dẫn nhà tuyển dụng hơn những sinh viên không có.
Cải thiện hoặc phát triển kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn kết nối tốt hơn với bạn bè, đồng nghiệp, sếp, các thành viên trong gia đình, v.v.
Bây giờ chúng ta đã đi đến phần cuối của bài viết này, bạn có thấy bài viết này hữu ích không? Cho chúng tôi biết trong phần bình luận.